Der Webshop als Schaufenster des ERP-Systems

Wer Boss ansagt, muss auch liefern. Für bueroboss ist das kein Problem. Was 1996 an einem Schreibtisch im idyllischen Northeim unweit von Kassel mit fünf befreundeten Fachhändlern aus der Bürobranche begann, ist heute ein deutschlandweiter Verbund mit 350 Mitarbeitenden und 25 Partnern. Das Unternehmen bietet seinen angeschlossenen Fachhändlern nicht nur eine breite Palette an Bürofachartikeln von namhaften Herstellern zu günstigen Preisen, sondern betreibt auch das Artikelmanagement von C-Teilen wie Elektronikartikel, Fachliteratur bis hin zu Blumensträussen. Gleichzeitig stehen den Partnern umfassende IT- und Logistikdienstleistungen von bueroboss zur Verfügung. 

Dadurch können die Endkunden der Partner bequem online bestellen und profitieren von schnellen Lieferzeiten und einem zuverlässigen Kundenservice. Die digitalen Grundlagen dazu liefert die integrierte Gesamtlösung tosca, welche sowohl die ERP-Prozesse als auch das gesamte E-Commerce inklusive Webshop und Kundenportal unterstützt. Doch damit nicht genug: Auch das Content-Management-System (CMS) für das Design und die Inhalte des Online-Auftritts wurde in das Gesamtkonzept eingebunden.

Mit tosca und der Unterstützung von dynasoft ist bei bueroboss auch digital zusammengewachsen, was organisatorisch schon immer zusammengehört hat. Um die Bedeutung des Gesamtkonzepts zu verstehen, ist ein Blick auf das Geschäftsmodell von bueroboss notwendig. Das Unternehmen behauptet sich erfolgreich in einem wettbewerbsintensiven Handelsumfeld durch die Bereitstellung eines Partner-Komplettpakets.

«Die Kombination aus Webshop, Logistik, zentralem Einkauf, Marketing, Backoffice, IT-Service und Rechnungswesen erleichtert es unseren Partnern, ihre eigenen Kunden effizient und marktgerecht zu bedienen», erläutert Susanna Kreies das Modell von bueroboss. Als Teamleiterin Marketing ist sie auch für die Aus- und Weiterbildung zuständig und kennt die Anliegen der Partner und der Mitarbeitenden nur zu gut. Zusammen mit der ERP-Softwareherstellerin dynasoft ist es gelungen, das Partnerpaket auch digital zu einer Einheit zu formen. Die frühere Aufteilung in ein Shop-System und in ein separates Content-Management-System (CMS) mit jeweils unterschiedlichen URLs wurde damit hinfällig.  

Mit tosca kann bueroboss auf ein leistungsfähiges ERP-System für Handelsunternehmen zugreifen. «Das Besondere daran ist für uns aber, dass die ERP-Daten und -Funktionen direkt für den Webshop genutzt werden können. Dadurch verfügen wir auch online über aktuelle Informationen und können den Partnern bzw. deren Endkunden nützliche Funktionen anbieten», berichtet Anna-Lena Müller-Sorge, Webshop-Verantwortliche von bueroboss.

Nebst allgemeinen Informationen zu Artikeln, Preisen, Lagerbeständen, Lieferanten oder Kunden gehören auch Funktionen zum Repertoire im E-Commerce, die sich normalerweise nur im ERP finden. Dazu zählen etwa eine umfangreiche Steuerung von Bestellfreigaben, das integrierte Retourenmanagement, die Verwaltung von Ausgabenlimiten bzw. Einkaufsbudgets auf Kostenstellenebene oder das Handling von Konsignationslagern und Streckengeschäften. Die Fachhandelspartner von bueroboss können so auch individuelle Anforderungen der Endkunden erfüllen, ohne in ein eigenes ERP-/E-Commerce-System investieren zu müssen. Dabei haben sie nicht nur Zugriff auf das Vollsortiment von bueroboss, sondern können auch eigene Artikel einpflegen.

Die mit tosca realisierte E-Commerce-Lösung bietet aber noch weitere Vorteile für die Partner, wie zum Beispiel ein umfangreiches Kundenportal für die Endkunden. Diese können hier ihre individuellen Freigabeprozesse von Bestellungen abbilden, ihre Budgets pro Kostenstelle festlegen, Daueraufträge platzieren, getätigte oder pendente Bestellungen einsehen und vieles mehr.

Nebst dem ERP-Bereich und dem Webshop ist das verwendete CMS der dritte Erfolgsfaktor im Bunde. Für Integration, Web Development und Design zeichnet die digitale Agentur Flynet aus Göttingen verantwortlich. Als Partneragentur von dynasoft ist Flynet bei der laufenden Weiterentwicklung des Webshops stark engagiert. So erfuhr das Shop-Layout kürzlich ein Facelift, welches dank verbesserter Benutzeroberfläche und zusätzlicher Funktionen für Cross- und Up-Selling für noch mehr Umsatz bei den Partnern sorgt.

Wie wichtig der Web-shop für die Fachhändler als Vertriebskanal ist, zeigt der zunehmende Anteil an den Gesamtbestellungen. Lag die Quote 2015 noch bei 57,5% werden heute bereits drei von vier Bestellungen online abgewickelt. Der Spitzenwert eines Partners liegt aktuell bei 95%. Damit zeigt sich auch, dass das E-Commerce-System von bueroboss nicht nur ein herkömmlicher Webshop ist, sondern ein umfassendes «Schaufenster des ERP-Systems», wie Pascal Glauser, Projektleiter bei dynasoft und geistiger Vater des Gesamtkonzepts, stolz betont. 

bueroboss ist ein extrem spannendes Beispiel, wie der Bogen zwischen der innerbetrieblichen Nutzung des ERP-Systems mit den Anforderungen einer externen Anwendergruppe erfolgreich gespannt werden kann. Als verantwortlicher Projektleiter durfte ich unseren Kunden bueroboss bei diesem kanalübergreifenden Konzept beraten und unterstützen.

Natürlich hat sich auch hier die Frage gestellt, ob der Kunde nicht den «klassischen» Weg gehen will. Sprich, das ERP bleibt bei seinen Leisten, während ein dedizierter Webshop sowie ein separates CMS die anderen Anwendungsbereiche abdecken. Beispiele solcher Konstellationen gibt es genügend. Allerdings haben diese den unschönen Nachteil, dass dabei statische Schnittstellen anfallen, welche sich nicht ohne Weiteres anpassen lassen. Bei bueroboss haben wir bewusst einen anderen Weg gewählt. Der Aufwand dafür ist im Endeffekt geringer als bei einer applikatorischen Splittung, sprich beim Versuch, unterschiedliche Lösungen unter einen Hut zu bringen.

bueroboss kann mit unserer Lösung sein Geschäftsmodell optimal unterstützen und jederzeit anpassen. Die Power des ERP-Systems tosca kann auch im Online-Business voll genutzt werden. Sämtliche Daten und Funktionen des ERP stehen auch im Webshop bzw. Kundenportal zur Verfügung. Wir sprechen hier zum Beispiel von Freigabeprozessen der Endkunden, von Auswertungen, vom Retourenmanagement, Streckengeschäften oder der Einbindung von Webshops Dritter, kundenindividuelle Preisfindungen, kostenstellenspezifische Auswertungen uvm.  

Unser ERP-System tosca blüht bei bueroboss quasi zum Gesamtkunstwerk auf und ermöglicht ein wettbewerbsfähiges Geschäftsmodell. Mit diesem hoch performanten E-Commerce-Motor sichert sich unser Kunde wertvolle USPs bei der Gewinnung und Bindung von Partnern und Kunden.  

Pascal Glauser ist Mitgründer und Verwaltungsratspräsident der dynasoft AG. Als erfahrener Mastermind für komplexe Anforderungen bringt er nicht nur die Fähigkeit mit, durchdachte Gesamtlösungen zu konzipieren, sondern diese als Projektleiter auch minutiös umzusetzen.