Von der anhaltenden Rezession über politische Unsicherheiten bis hin zum sich verschärfenden Fachkräftemangel: Wer in der heutigen Welt- und Wirtschaftslage bestehen will, benötigt umfassende Effizienzsprünge. Künstliche Intelligenz ist geradezu prädestiniert, in diesem Kontext Abhilfe zu schaffen. Doch der Erfolg der dringend benötigten intelligenten Automatisierung steht und fällt mit einer Grundvoraussetzung: der digitalen Abbildung der relevanten Unternehmensprozesse. Mit ihrer neuen Produktgeneration APplus 9 geht die Asseco Solutions einen weiteren zentralen Schritt in die Zukunft des intelligenten ERP: Durch die digitale Abbildung einer Vielzahl von Kernprozessen eröffnet sie Unternehmen umfassende Automatisierungsmöglichkeiten – und ist dabei erstmals in der Lage, Abläufe ohne vorausgehende User-Eingabe voranzutreiben sowie aktiv auf Nutzerinnen und Nutzer zuzugehen, wenn menschlicher Input benötigt wird.
Bild zVg von Asseco
„Wenn wir heute über Künstliche Intelligenz sprechen, müssen wir mit einem fundamentalen Missverständnis aufräumen: Viele Unternehmen glauben, dass sie KI ‚einfach so‘ in ihre Organisation holen können – Hauptsache, sie haben genügend Daten. Das ist ein Trugschluss“, betont Markus Haller, CEO und CTO von Asseco Solutions. „Daten ohne Prozesse sind wertlos für autonome Systeme. Nur auf Basis digitalisierter Prozesse ist echte Automatisierung möglich, denn ohne sie sind selbst die fortschrittlichsten KI-Agenten völlig orientierungslos. Damit ist die digitale Abbildung von Prozessen im ERP-System nicht nur ein technisches Thema – sie ist ein strategisches. Nur Unternehmen, die diese Grundlage schaffen, können langfristig wettbewerbsfähig sein.“
Ralf Bachthaler, CSO von Asseco Solutions, ergänzt: „Das Fundament für diese Weiterentwicklung haben wir bereits 2023 mit unserem prozessorientierten Nutzungskonzept ‚Flow Mode‘ gelegt. Der Flow Mode bildet zentrale Unternehmensabläufe in einer hochmodernen Business-Process-Model-and-Notation (BPMN)-Engine ab und führt User so benutzerfreundlich und schnell durch die Bearbeitung ihrer jeweiligen Aufgabe. Gleichzeitig werden die abgebildeten Prozesse auf diese Weise für IT-Systeme verständlich und nachvollziehbar – sodass künftig beispielsweise auch KI-Agenten auf sinnvolle und korrekte Weise mit den Prozessen interagieren können. Das ist die zentrale Grundvoraussetzung dafür, dass Mensch und Maschine eines Tages in natürlicher Sprache an Aufgaben zusammenarbeiten.“
Über 60 Kernprozesse im Flow Mode verfügbar
Um möglichst grosse Teile des gesamten Geschäftsprozesses auf diese Weise digital abzubilden, wurde die Menge an Szenarien, die sich mithilfe des Flow Mode bearbeiten lässt, in APplus 9 umfassend erweitert: Mehr als 60 praxiserprobte Prozessvorlagen stehen Unternehmen im Best Practice Hub zur Verfügung, von Stammdatenanlageprozessen wie Artikelanlage über Einkaufsprozesse oder Einplanungen bis hin zu spezifischen Abläufen wie Fremdvergabeprozesse, die sich von der Fertigung über den Einkauf bis hin zur Logistik erstrecken. Auch Prozessentscheidungen und Umstellungen wie „Make Or Buy“ sind per Flow umsetzbar: Neben der initialen Entscheidung, ein Teil selbst zu fertigen oder an einen Lieferanten zu vergeben, ermöglicht der Flow-Prozess auch, diese Entscheidung bei Bedarf im Nachgang ohne grossen manuellen Aufwand für Stornierungen, Rücksetzungen oder Neueinplanungen zu ändern.
Die entsprechenden Best-Practice-Templates müssen bei Bedarf nur auf die individuellen Anforderungen eines Unternehmens hin konfiguriert werden und unterstützen dann unmittelbar das Tagesgeschäft. Dass viele Standard-Abläufe bereits als Flow-Prozesse vorliegen, vereinfacht den Unternehmen den Einstieg in die Flow-Welt. In Zusammenarbeit mit den Anwenderunternehmen wird der Best Practice Hub Schritt für Schritt erweitert, sodass die Menge der im Standard abgedeckten Szenarien kontinuierlich ansteigt.
ERP-System mit Eigeninitiative
Die digitale Prozessabdeckung des Flow Mode ermöglicht in APplus 9 die automatisierte Bearbeitung ganzer Prozessketten. Mithilfe der neuen Funktion „Automation & Approval“ ist das System in der Lage, ausgelöst durch einen zuvor definierten Trigger die hinterlegten Prozesslogiken selbstständig zu durchlaufen. Dies erfolgt auf regelbasierte Weise: Mittels Entscheidungsknoten lässt sich etwa definieren, dass das System Aufträge unter einem bestimmten Wert automatisch in die Fertigungsplanung geben kann, während bei Aufträgen über einem definierten Schwellenwert die zuständige Führungskraft involviert werden muss. Dies ermöglicht eine hochflexible Aufgabenbearbeitung. Die entsprechenden Entscheidungsregeln können Unternehmen rein auf Konfigurationsebene in den Prozessablauf integrieren – es bedarf dazu weder Anpassungen am ERP-System noch spezialisierter Programmierkenntnisse.
Ausgelöst wird die automatisierte Prozessbearbeitung jeweils durch einen Trigger. Dabei kann es sich um verschiedenste Ereignisse handeln, etwa den Eingang einer E-Mail. Zu diesem Zweck ermöglicht die ebenfalls neue Mail-Integration in APplus 9 ein kontinuierliches Monitoring nicht-personalisierter Outlook-Postfächer (wie „info@“ oder „service@“). Geht dort eine bestimmte Nachricht ein, ist APplus in der Lage, automatisiert den gewünschten Prozess zu starten, beispielsweise zu einer eingehenden Service-Anfrage ein Ticket in APplus zu erstellen und zur Prüfung die zuständigen Techniker zu involvieren. Anstelle einer User-Interaktion ist damit ein benutzerunabhängiges Ereignis der direkte Startpunkt eines Prozesses.
Entscheidungshoheit verbleibt beim Menschen
APplus 9 durchläuft die automatisierten Prozesse jeweils so weit, bis der Input der Mitarbeitenden erforderlich ist. So verbleibt die Entscheidungshoheit zu jedem Zeitpunkt beim Menschen. Benötigt das ERP-System eine Rückmeldung, kann es aktiv auf Anwenderinnen und Anwender zugehen. Im Kontext von Freigaben beispielsweise kommt hierzu eine neue Funktion zum Einsatz: Sie ermöglicht den Usern eine benutzerfreundliche und bequeme Bestätigung von Anfragen.
Ist in der definierten Prozesslogik eine Freigabe erforderlich, erhält die zuständige Person eine Push-Benachrichtigung in ihrem System, die durch ein kleines Glockensymbol am oberen Bildschirmrand symbolisiert wird. Klickt sie darauf, öffnet sich eine kompakte Übersicht mit allen relevanten Details zur Freigabe, wo sich der Prozess dann unmittelbar durch einen Klick auf „Freigeben“ oder „Ablehnen“ fortführen oder alternativ die Freigabe an einen anderen User weiterleiten lässt. Im Gegensatz zur bisherigen, rein berechtigungsbasierten Vorgehensweise lassen sich so bestimmte Freigaben nun ganz gezielt an einzelne Personen geben sowie mehrstufige Freigabeabläufe umsetzen.
Für umfassende Transparenz über die automatisierten Aufgaben sorgt die integrierte Process-Monitoring-Funktionalität. Sie bietet Unternehmen jederzeit den Überblick, wie viele und welche Abläufe APplus derzeit bearbeitet und auf welcher Prozessstufe sich diese jeweils befinden. Dies ermöglicht es den zuständigen Experten auch, bei Bedarf steuernd einzugreifen, beispielsweise falls ein unerwarteter Sonderfall die weitere Prozessausführung verhindert.
Einstieg in die ERP-Bedienkonzepte von morgen: Elly Help
Die digitale Abbildung zentraler Kernprozesse im ERP-System bildet nicht nur die Grundlage für regelbasierte Automatisierungen. Künftig wird sie auch die Basis dafür liefern, dass Anwender und KI-Agenten gemeinsam an Prozessen arbeiten können – mittels natürlicher Sprache. Vor diesem Hintergrund vollzieht Asseco in seiner neuen Produktgeneration auch den Einstieg in die Sprachinteraktion und schafft damit die zentrale Grundlage für die Bedienszenarien der Zukunft. Konkret bietet APplus 9 erste Nutzungsmöglichkeiten für generative Künstliche Intelligenz (GenAI), die in der neuen Produktgeneration in Form der digitalen Assistentin Elly ihr Debüt gibt.
In ihrer ersten Ausbaustufe ermöglicht Elly Anwendern im Rahmen der Funktion „Elly Help“ zunächst kontextbezogene Hilfe zu allen Fragen rund um die Bedienung und Funktionsweise von APplus. Dazu greift die dahinterstehende GenAI auf den gesamten Wissensfundus der APplus-Dokumentationen zurück. „Wie kann ich aus einem Auftrag heraus auf dem schnellsten Weg eine zugehörige Lieferantenbestellung generieren?“ – ist ein User unsicher, wie er oder sie eine bestimmte Aufgabe konkret in APplus bearbeiten kann, hilft Elly Help unmittelbar mit entsprechenden Erklärungen weiter – entweder mittels natürlicher Sprache oder als Chatfunktion. Für weiterführende Informationen verweist sie auf die entsprechende Stelle in der Dokumentation. Dies reduziert den Schulungsaufwand und erhöht den Bedienkomfort im Tagesgeschäft.
Weitere Neuerungen im Überblick
Zu den weiteren neuen Funktionen und Änderungen in APplus 9 zählen:
- Java 17 als neue Technologie-Basis: Die technologische Basis der APplus-Architektur wurde von Java 8 auf Java 17 migriert. Durch den Technologiesprung ergeben sich völlig neue Möglichkeiten in der Entwicklung der Asseco-Lösung. So profitieren Anwenderinnen und Anwender in APplus 9 von modernsten Funktionen und optimierter Security.
- Verbesserte Performance für Mobile Service: Auch im Mobile-Service-Bereich wurde die technische Basis generalüberholt und auf ein neues Framework gesetzt. Dadurch ergeben sich für Kunden in der Praxis deutliche Performance-Gewinne.
- Globale Steuerfindungsmöglichkeit mit Avalara: Während steuerliche Gegebenheiten bislang nicht selten individuell auf die Spezifika relevanter Länder und Regionen angepasst werden mussten, ermöglicht die Anbindung von Avalara eine einfache und bequeme Unterstützung der Steuervorschriften beliebiger Regionen. Dazu zählt neben weniger verbreiteten Ländern auch die Vielzahl der verschiedenen regionalen Besonderheiten in den USA.
- Neuentwickelte Dualis-Integration: Eine solide Feinplanung erfordert den Austausch grosser Datenmengen zwischen dem ERP-System und der Feinplanung. Um in diesem Kontext die Performance zu optimieren und damit auch das Fundament für die steigenden Anforderungen der Zukunft zu legen, wurde die Integration der Partnerlösung Dualis generalüberholt und auf eine neue technologische Basis gestellt.
- Integrierter sicherer Passwortspeicher: APplus 9 bietet seinen Anwendern einen fest integrierten sicheren Passwortspeicher, in dem sich alle Zugangsdaten speichern lassen, die APplus gegebenenfalls zum Zugriff auf Dritt-Software oder Partnerprodukte benötigt.
- Unification & Facelift: Die Benutzeroberfläche von APplus wurde an die klar strukturierte, dezente Optik des Flow Mode angeglichen, wodurch sich ein einheitliches, modernes Benutzererlebnis über die gesamte Lösung hinweg ergibt.
Weitere Informationen und Verfügbarkeit
APplus 9 ist ab dem 28. April 2025 für Neu- und Bestandskunden verfügbar. Weitere Details zur neuen Produktgeneration und Funktionalitäten finden sich hier.
Asseco Solutions c/o Office LAB AG | 8957 Spreitenbach | www.assecosolutions.com
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