Um Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Produktkataloge im B2B-Business automatisiert zu versenden, braucht es eine EDI-Anbindung. Mit folgendem Beispiel wird veranschaulicht, wie der Datenaustausch in der Praxis abläuft.
Der Backwaren-Hersteller, die Back AG, bestellt Roh- und Verpackungs-Material bei unterschiedlichen Lieferanten. Die hergestellten Backwaren werden an verschiedene Grosshändler und auch direkt an Bäckereien und Supermärkte; sogenannte Vertriebspartner, geliefert.
Dabei entsteht ein Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen. Die Back AG generiert im internen ERP-System eine Bestellung und versendet diese elektronisch an den Lieferanten. Die Bestellung wird im ERP des Lieferanten automatisch integriert und Auftragsbestätigung, Lieferscheine und Rechnungen elektronisch an die Back AG versendet. Beim Eintreffen der physischen Ware bei der Back AG ist diese bereits elektronisch avisiert und erleichtert den Wareneingangsprozess, sowie auch die Bezahlung der Rechnungen.
Nach erfolgreicher Einlagerung kann die Back AG nun beginnen das Endprodukt herzustellen und zu kommissionieren. Während der Kommissionierung werden Artikel, Mengen, Gewichte, Seriennummern und gegebenenfalls Paketzuordnungen (SSCC) der zu liefernden Produkte erfasst, die ebenfalls elektronisch an den Empfänger übermittelt werden können. Spediteure bekommen vorab elektronische Versanddaten (Bordereau), mit welchen Lieferwege optimiert und zudem die manuelle Erfassung der Paket-Etiketten überflüssig gemacht wird.
Da die Anordnung der Daten bzw. die Adressfelder des Routenplanungssystems der Spedition in den meisten Fällen anders aufgebaut sind als dies im ERP-System der Back AG der Fall ist, kommt hier das automatisierte Umwandeln in ein Standardformat sowie das Anreichern mit Fremddaten zum Tragen. Die Informationen in beiden Systemen liegen in unterschiedlichen Formaten (XML- File, CSV- File) ab. Dazu wird das XML-File umgewandelt und die Adressdaten an den Aufbau des Routenplanungssystems des Spediteurs angepasst. Die entstandene CSV-Datei kann nun mithilfe der automatischen Übertragung in das Empfängersystem importiert werden.
Dieser Übertragungsprozess läuft in drei Schritten ab:
- Daten werden in unterschiedlichen Formaten (XML, EDIFACT, CSV) im Ursprungssystem abgeholt
- Die Daten werden transportiert und wo nötig mit Fremddaten angereichert und durch sogenanntes Mapping in das Zielformat transformiert
- Vollständige Datensätze werden an das Zielsystem übergeben
Sobald das Dokument für das Empfänger-, und Sender-System interpretierbar gemacht wurde und weiterverarbeitet werden kann, spricht man von einer gelungenen Datenübertragung. Bereits mit wenig Aufwand kann eine massive Automatisierung erreicht werden.
Die Vorteile einer EDI-Anbindung sind:
- Transparenz der Geschäftsprozesse.
- Kosteneinsparung durch Reduzierung manueller Arbeitsschritte.
- Minimierung der Fehlerquote aufgrund von Daten-Übertragung in Echtzeit.
- Gewährleistung der Aufbewahrungspflichten durch die lückenlose Archivierung von Nachrichten und Dokumenten.
Sie interessieren sich für die B2B-Kommunikation mithilfe einer EDI-Schnittstelle?
Herr Erich Kern steht für ein persönliches Gespräch gerne zur Verfügung.
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