Die jährlich zunehmende Datenflut macht eine intelligente Datenablage mit orts-, zeit- und geräteunabhängigem Zugriff unabdingbar. Mit einem auf die individuellen Bedürfnisse Ihres KMUs massgeschneiderten Dokumentenmanagementsystem (DMS) maximieren Sie Ihre Unternehmenseffizienz basierend auf einem ausgeklügelten Ablagesystem und automatisierten Workflows.
Ihnen ist bewusst, dass die digitale Transformation auch in Ihrem Unternehmen Einzug halten muss? Aber Ihnen fällt die Umstellung auf eine digitale Datenverwaltung schwer, weil Sie sich unsicher sind, wie diese konkret aussehen soll?
Wir zeigen Ihnen, was ein Dokumentenmanagementsystems (DMS) beinhalten muss und wie Sie dessen Vorteile gewinnbringend nutzen können.
Verbundene Datensilos
Kunden- und Projektinformationen sind meist in verschiedenen Systemen gespeichert, was zu Informationsverlust und Mehrarbeit führt. Mit einem DMS haben Sie die Informationen aus allen gängigen Umsystemen (wie z. B. Microsoft 365, Abacus, Salesforce etc.) in einer Ansicht vereint und steigern damit Ihre Effizienz massgeblich dank weniger Informationssilos und mehr Transparenz.
Schnelle Auffindbarkeit der Dokumente
Ein DMS bietet eine zentrale, strukturierte Ablage und Verwaltung Ihrer volltextindexierten Informationen. Es ermöglicht einen schnellen Dokumentenabruf jederzeit und von überall her, wodurch es sich ideal für die dezentrale Arbeitsweise eignet. Durch die Metadatenerfassung lassen sich sämtliche Informationen bequem über die Suchfunktion finden und einem Kundenprofil/Projekt zuweisen. Eine benutzerfreundliche Oberfläche mit benutzerspezifischen Dokumentenansichten auf sämtlichen Geräten ermöglicht die intuitive Bedienung des Systems.
Automatisierte Prozesse
Wiederkehrende, manuelle Arbeitsschritte sind zeitraubend. Prozesse zur Automatisierung repetitiver Aufgaben und Workflows helfen bei der Bewahrung des Überblicks und der Einhaltung Ihrer Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben. Neben einer Auswahl bereits vordefinierter Workflows für Projekte, Kreditorenrechnungen, Offerten etc. besteht die Möglichkeit zur einfachen Erstellung eigener individualisierter Workflows. Die digitale Abbildung von Prozessen und Workflows standardisiert die Arbeitsabläufe, steigert die Produktivität und reduziert die Prozessdurchlaufzeiten.
Gesetzeskonformer Datenschutz
Die digitale Ablage archivierungspflichtiger Dokumente gemäss GeBüV, OR und revDSG wird ab dem 1. Januar 2023 für alle Unternehmen in der Schweiz zwingend sein. Mit einem DMS sind Sie auf der sicheren Seite. Des Weiteren bietet ein DMS dynamisch anpass- und automatisierbare Zugriffsrechte, transparente Nachverfolgbarkeit und in Echtzeit abrufbare Informationen für Audit-Trails.
Mit diesen überzeugenden Vorteilen eines DMS und einem systematischen Vorgehen gelingt auch Ihrem Unternehmen die digitale Transformation. Zögern Sie diese nicht weiter hinaus, denn es steht ausser Frage, dass ein digital fittes Unternehmen wettbewerbsfähiger, krisenresistenter und attraktiver für hartumkämpfte Fachkräfte ist.
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch Faigle, den Spezialisten für Informations- und Output-Management. Der Autor Armin Bäbler ist Managing Director bei Faigle.
Faigle | 8050 Zürich | www.faigle.ch
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