Millionen von Menschen arbeiten in der Pflege, in der Logistik oder als Servicetechniker. Diese sogenannten Frontline Worker digital einzubinden, ist für Unternehmen wichtig. Der Kommunikationsspezialist Materna Virtual Solution beantwortet die wichtigsten Fragen.
Symbolbild Ideogram
Viele Unternehmen nehmen bei der Digitalisierung des Arbeitsplatzes vor allem das Büro in Angriff und lassen damit einen Grossteil der Belegschaft aussen vor. Denn viele sitzen nicht den ganzen Tag am Schreibtisch, sondern arbeiten am Fliessband in der Produktion, in der Gesundheits- oder Altenpflege, in der Logistik als Zusteller oder im Fahrdienst. Diese Menschen sind mobil, besitzen in der Regel ein eigenes Smartphone und sind dennoch von der geschäftlichen Kommunikation ausgeschlossen. Wichtige Informationen erreichen sie nicht, auch die Einbindung in Arbeitsprozesse kommt zu kurz.
Was genau brauchen nun die Mitarbeitenden ohne Schreibtisch? Was ist bei ihrer Anbindung zu beachten? Und wo klaffen Sicherheitslücken? Materna Virtual Solution beleuchtet die wichtigsten Aspekte.
- Wie können Frontline Worker besser arbeiten? Eine effiziente Kommunikation setzt Kanäle und Werkzeuge voraus, mit denen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unabhängig von Ort und Zeit informieren und austauschen können. Dabei macht es wenig Sinn, mehrere Apps im Einsatz zu haben. Vielmehr sollten die Frontline Worker alle benötigten Anwendungen gebündelt in einer Lösung auf ihrem Smartphone finden. Dazu gehören insbesondere Kommunikations- und Kollaborationstools wie E-Mail, Kalender, Kontakte, ein Intranet-Browser oder Dokumentenbearbeitung. Damit wären Arbeitsmittel und Firmenwissen jederzeit griffbereit in der Hosentasche, sodass die Mitarbeiter kurz Informationen checken, wichtige Dokumente aufrufen oder den aktuellen Schichtplan einsehen können.
Die Realität ist jedoch eine andere: Viele tauschen ihren Dienst per WhatsApp, Signal und Telegram oder teilen wichtige Dokumente über Dropbox und WeTransfer. Unternehmen dürfen sich nicht wundern – wenn mobiles Arbeiten durch fehlende oder schwer zugängliche Anwendungen verhindert wird, suchen Mitarbeitende nach Alternativen und greifen zwangsläufig auf unsichere Lösungen zurück. - Worauf müssen Unternehmen bei der Einbindung ihrer Frontline Worker achten? Firmen müssen entscheiden, mit welchen Geräten ihre Mitarbeitende an vorderster Front auf Informationen und Anwendungen zugreifen. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder sie stellen eigene Mobiltelefone zur Verfügung, die von der Organisation abgesichert und verwaltet werden, oder die Mitarbeitenden greifen mit ihren privaten Smartphones – das sogenannte BYOD-Modell (Bring Your Own Device) – auf Anwendungen zu.
Die Sicherheit der Daten wird unter anderem zentral über ein Mobile Device Management (MDM) verwaltet. Hier werden z. B. die globalen Richtlinien und Zugriffsrechte definiert sowie die Sicherung und Verschlüsselung der Daten gesteuert. Damit hat die IT-Administration aber auch potenziell Zugriff auf private Handy-Inhalte, was wiederum weder den Mitarbeitenden noch einem Betriebsrat gefällt. Gleichzeitig sind MDM-Lösungen meist sehr komplex und nur bedingt flexibel. Die Frontline Worker benötigen zudem ein einfaches und intuitives Tool, das auch von technisch weniger versierten Personen bedient werden kann.
- Wo drohen Sicherheitslücken und Compliance-Verstösse? So praktisch viele der beliebten Tools auch sein mögen, werden Informationen über private Kanäle ausgetauscht, verlieren Unternehmen die Kontrolle. Nutzen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das eigene Smartphone für die Kommunikation, haben die IT-Verantwortlichen nämlich keine Möglichkeit, fragwürdige Apps zu sperren oder die Übertragungswege zu kontrollieren. Gerade private Messenger wie WhatsApp können schwerwiegende rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Denn sie lesen sensible Daten aus, greifen auf die Kontaktliste zu und erstellen Nutzerprofile auf der Basis von Metadaten.
Beim mobilen Arbeiten brauchen Unternehmen deshalb eine Lösung, die ein ganzes Bündel von Sicherheitsmaßnahmen beinhaltet. Bei der Datenübertragung muss eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sicherstellen, dass Nachrichten nur von Sender und Empfänger gelesen werden können. Damit die lokal gespeicherten Daten wiederum geschützt sind, muss der Zugriff mindestens durch PIN und Passwort, besser noch über biometrische Verfahren wie Fingerabdruck oder Gesichtserkennung kontrolliert werden.
„Die Frontline Worker sind das Rückgrat vieler Unternehmen. Doch wer digital abgehängt ist – wem also die richtigen Werkzeuge für die tägliche Arbeit fehlen –, ist definitiv nicht so produktiv, wie er eigentlich sein könnte. Mit der richtigen Technologie können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort optimal unterstützt werden und gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards eingehalten werden“, betont Volkan Gümüs, Geschäftsführer von Materna Virtual Solution. „Unsere Vision ist der ultramobile Arbeitsplatz, der alle Abläufe abdeckt. Container-Lösungen sind hier eine sichere Alternative. Sie schaffen einen abgeschirmten und vor Zugriffen geschützten Bereich auf den mobilen Endgeräten und gewährleisten so auch ein DSGVO-konformes Arbeiten. Zudem ermöglicht die Technologie die BYOD-Nutzung ohne jegliche Einschränkungen.“
Über Materna Virtual Solution
Materna Virtual Solution, ein Unternehmen der Materna-Gruppe, ist ein marktführender Softwarehersteller mit Mobile-Security-Expertise ansässig in München und Berlin, der sich auf Produkte und Beratungsleistungen im Bereich des sicheren ultramobilen Arbeitens spezialisiert hat. www.materna-virtual-solution.com