bsb.info.partner AG unterstützt Kältetechniker mit der Abacus ERP-Gesamtlösung

Der St. Galler Anlagenbauer Frigel ist laut eigener Werbung für ein gutes Klima mit eigens assemblierten Lösungen zuständig: Dafür sorgen unterschiedlich dimensionierte Kälte- und Klimaanlagen für den klassischen Gastrokühlraum mit speziellen Regalsystemen oder massgeschneiderte Kühlhallen, Hygieneräume oder Käsereifungslager bis zur Klimatisierung von Serverräumen, Industriehallen, Einfamilienhäusern und Grossraumbüros. Da ein Umzug in ein neues Firmengebäude 2013 zu optimierten Betriebsabläufen führte, entschloss sich die Geschäftsleitung, auch die Geschäftssoftware zu modernisieren. 

Die bisherige Branchenlösung diente der Fakturierung und war seit rund zwanzig Jahren im Einsatz. Ergänzt wurde sie durch die Microsoft-Office-Lösungen Word und Excel. Der Gesamtüberblick über die verschiedenen Prozesse habe völlig gefehlt, da vieles von Hand in unzähligen Excel-Tabellen gemacht worden sei, berichten René Rusch, Geschäftsleitungsmitglied und IT-Verantwortlicher, und Sepp Hersche, Technischer Leiter bei Frigel.

Als bekannt wurde, dass ihr bisheriges Branchensystem nicht mehr weiterentwickelt würde, fiel der Entscheid leicht, eine moderne, integrierte ERP-Standard-Software mit Auftragsabwicklung und Buchhaltung zu suchen. Sie sollte eine bessere Übersicht über den betrieblichen Stand bieten, mehr Unternehmensinformationen liefern und diese zentral in einem System zur Verfügung stellen. Auch sollte sie alle unternehmerischen Prozesse von der Offerte über den Einkauf und die Produktion bis zum Service abbilden.

Ein besonderes Augenmerk galt der Nachkalkulation. Mit ihrer Hilfe sollten jederzeit tagesaktuelle Zahlen verfügbar werden, auch während den teilweise länger andauernden Projekten. Mehrfacherfassungen sollten ebenso eliminiert werden sowie die bisher eingesetzten Word- und Excel-Lösungen zugunsten einer zentral geführten Datenbank.

Die bisherigen unterschiedlichen Einzelsysteme mit ihren proprietären Lösungen sollten vereinheitlicht werden, so dass alles, was ins System eingegeben wird, allen Mitarbeitenden zu Gute kommt. Das betriebliche Wissen sollte nicht mehr in den Köpfen einzelner Mitarbeitenden sein, sondern für alle verfügbar werden.

Nach ersten Sondierungen gelangten mit Abacus und SAP anfangs 2016 zwei Software-Hersteller ins Prüfungsverfahren. Da über Abacus durchwegs positive Rückmeldungen erfolgten, lud der Anlagenbauer zwei Abacus-Partner zur Präsentation ein. Bei bsb.info.partner stimmte die Chemie von Anfang an, erinnert sich Hersche an die ersten Gespräche. Danach konnte selbst auf die Erstellung eines Pflichtenhefts verzichtet werden, da ab Mai bis zum Produktivitätsstart um Jahresbeginn 2017 eine intensive Zusammenarbeit mit wöchentlichen Statussitzungen durchgeführt wurde. Hersche investierte 40 und Rusch 80 Prozent ihrer Arbeitszeit für dieses Projekt. Beide Projektbeteiligten bestätigen, dass sie sich beim Entscheid auch von ihrem Bauchgefühl leiten liessen.

Die Schweizer Herkunft der Entwicklungsfirma beeinflusste den Entscheid ebenso wie die Annahme, dass deshalb die Software alle helvetischen Anforderungen und Gepflogen­heiten minutiös berücksichtige.

Die Software wurde von bsb.info.partner konfiguriert und parametrisiert, damit Frigel heute eine optimal auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnittene Lösung im Einsatz hat, die ihr Tagesgeschäft perfekt unterstützt. Aufgrund der vielfältigen Tätigkeiten von Frigel, die vom Anlagenbau mit Projektabwicklung, über Produktionsaufträge bis zu Montagetätigkeiten auf Baustellen reicht, hat die bsb zur Effizienzsteigerung der Auftragsbearbeitungssoftware (ABEA) mit den in der Standardsoftware gebotenen Parametrisierungsfunktionen rund 30 individuelle Scripts respektive Prozesse geschrieben. Dazu zählen etwa Optimierungen mittels individuell gestalteten Masken, die Einbindung der Funktion AbaFusion, um Nachkalkulationen bei einem Auftrag direkt anzuzeigen und die Möglichkeit, direkt aus der Software Kosten­voranschläge an Interessenten zu schicken.

Neben dem Produktionsplanungs und Steuerungssystem (PPS) spielt die ABEA die Hauptrolle im Systemkonzept bei Frigel. Darin werden die Offerten erfasst, in der ein Projekt inklusive der Anlagen- und Montagearbeiten mit Hilfe von Produkte-Sets kalkuliert wird. Da bei Frigel die Beschaffung auftragsbezogen ist, lassen sich nun bei einer Bestellung direkt Produktionsaufträge und allfällige Einkaufsbestellungen daraus erzeugen. Ist alles erfasst und das notwendige Material verfügbar, wird eine Rüstliste generiert und das Material von der Logistik bereitgestellt. Um bei jedem Auftrag eine sofortige Nachkalkulation und eine komplette Übersicht über den Arbeitsstand eines Projekts zu bieten, werden in jedem Produktionsauftrag sämtliche internen und externen Arbeitszeiten, Spesen sowie zusätzliche Materialien rapportiert.

Ist ein Auftrag unter Dach und Fach, können direkt Wartungsverträge angelegt werden, auf deren Basis sich Serviceaufträge erstellen lassen. Wurden diese vorher mit Hilfe eines Karteikartensystems verwaltet, ist nun die Ausführung dank eines einstellbaren Ausführungsintervalls automatisiert. Dabei wird laufend über den Auftragsstatus informiert, etwa ob ein Auftrag noch nicht versendet, in Arbeit oder abgeschlossen ist. Während ein Monteur oder ein Servicetechniker seine Aufträge auf einem Tablet einsehen kann, werden die Leistungen noch immer auf Papierformularen vermerkt.

Meldet sich ein Kunde telefonisch, wird automatisch das Management-Informationssystem (MIS) gestartet und die entsprechenden Infos über den Kunden angezeigt. Ein Automatismus in der sogenannten Ablaufsteuerung sorgt danach dafür, dass ein Monteur via Handy oder Tablet darüber informiert wird.

Rund 30 individuelle Auswertungsmöglichkeiten stehen den Frigel-Verantwortlichen zur Verfügung. Die Daten sind zudem tagesaktuell und sofort abrufbar. Alle Informationen sind zentral verfügbar und betreffen die Nachkalkulation, die Auftragsübersicht, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter, die Kosten der Fahrzeuge, die in Garantie oder Kulanz geleistete Arbeiten, die Offerte- Nachfasslisten, die Service und Wartungsaufträge, den Arbeitsvorrat und die Kennzahlen.

Die Flexibilität ist das A und O einer Standardsoftware. «Die Abacus-Software ist optimal in der Lage, das Denken, die Eigenheiten und die Tätigkeiten des Unternehmens abzubilden», konstatiert Projektleiter René Rusch. Das Kundenmagazin «Frigel News» berichtet, es seien zwar intensive Vorbereitungsarbeiten angestanden, da sämtliche Lagerartikel, Kunden- und Lieferantendaten neu angelegt und bereinigt werden mussten, nun aber alles einwandfrei funktionieren würde und man sich freue, mit Abacus und den neuen Strukturen zu arbeiten.

Das 1994 gegründete Frigel AG ist als exklusiver Assemblierer primär in der Kälte- und Klimatechnik tätig. Domiziliert im St. Gallischen Zuzwil ist es aufgeteilt in die vier Abteilungen Elektro für die Montage von Schaltschränken, Klima für den Bau von Klimaanlagen, Kältetechnik für die Erstellung von Kühlanlagen und Kühlraum für die Realisierung von Kühlräumen. Nach dem Prinzip «alles aus einer Hand» werden Kälte-/Klimaanlagen und Kühl-/Tiefkühlräume auf Mass konzipiert und vor Ort installiert. Zu den belieferten Branchen zählen die Industrie, das Lebensmittelgewerbe wie Bäckereien und Metzgereien, die Landwirtschaft sowie Tankstellenläden, Banken und Spitäler. Daneben zählen auch Private zu den Abnehmern. Die Frigel beschäftigt rund 65 Mitarbeitende. Besonderen Wert legt die Firma auf die gezielte Aus- und Weiterbildung der Fachkräfte. So haben bis heute gegen 40 Lernende ihre Ausbildung als Kältemonteur bei ihr absolviert. 2013 wurde ein mehrstöckiger Neubau bezogen.

bsb.info.partner AG | CH-8957 Spreitenbach | www.bsb-business-it.ch

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