bsb.info.partner AG – Handel und Produktion unter einem Hut

Die Weinkellereien Aarau (WKA) sind der sechstgrösste Weinimporteur der Schweiz. Zu dieser Stellung hat dem Unternehmen nicht zuletzt die Strategie verholfen, aus tiefer Überzeugung seit Jahrzehnten auf soziale, finanzielle und ökologische Nachhaltigkeit zu setzen. Das widerspiegelt sich auch bei der IT: Die bisherige, proprietäre ERP-Lösung mit Umsystemen für CRM, Kunden- und Lieferantendaten, Weininformationen und Aussendienstmitarbeitende stand lange im Einsatz. Nach zwanzig Jahren aber kam sie an ihr Lebensende. Das äusserte sich durch eine zunehmende Fehleranfälligkeit und immer höheren Kosten bei deren Behebungen. Das Fazit der IT-Verantwortlichen lautete, dass man sich dieses leidigen Umstands entledigen und es durch eine moderne Lösung ersetzen wolle. Das wurde 2016 mit der Erstellung eines minuziös ausgearbeiteten Lastenhefts konkretisiert.

Da im Mutterkonzern seit langem die Abacus-Finanzsoftware erfolgreich im Einsatz ist, war Abacus für die Evaluation gesetzt. Bei dieser traf sie auf Konkurrenzlösungen, die schliesslich aus Komplexitätsgründen, wegen zu hohen Kosten oder einem ausländischen Entwicklungsstandort aus dem Rennen fielen. Für Abacus sprach laut dem Projektverantwortlichen Patrick Reichenbach, dass sie nebst den Synergien mit dem Mutterkonzern seit über drei Jahrzehnten auf dem Markt erfolgreich ist, in der Schweiz entwickelt wird, eine moderne Funktionspalette aufweist und voll integriert ist.

So wurde im Mai 2017 der erste Workshop mit drei Abacus-Partnern in Angriff genommen. Nach einem Kopf-an-Kopf-Rennen schwang die bsb.info.partner oben auf. Dies nicht zuletzt wegen einer Besichtigung der appenzellischen Mineralwasserproduzentin Goba, bei der bereits ähnliche Prozesse im Abacus-System von bsb erfolgreich implementiert wurden, die den Bedürfnissen der WKA nahe kamen. 

Das Projekt wurde im Mai 2017 gestartet. Der Produktivstart erfolgte am 1. Januar 2019, nachdem während sechs Monaten aus Sicherheitsüberlegungen und zeitlichen Gründen die neue Software getestet und die alte Lösung parallel betrieben wurde. Ab 2019 wurden schliesslich alle Geschäftsfälle über Abacus abgewickelt. Die Daten werden zentral verwaltet und gepflegt. Die Durchgängigkeit der Programme und Module von der Bestellung, über den Warenein- und -ausgang bis zur Fakturierung sowie die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung hat bereits zu einer markanten Effizienzsteigerung geführt. Nun können Produktdaten und Informationen zentral für alle Bereiche des Unternehmens zur Verfügung gestellt werden. Auch Aufträge, welche mehrere Geschäftsbereiche gleichzeitig betreffen, lassen sich nun automatisch verarbeiten und verrechnen, was enorm an Zeit einspart, stellt Patrick Reichenbach zufrieden fest.

Waren bisher sieben, zum Teil redundante Umsysteme ans ERP angeschlossen, sind nun mit Hilfe von Abacus alle Prozesse in einem einzigen System abgebildet. Dazu zählen die weltweite Beschaffung der Weine inklusive der Transportorganisation, die Lagerhaltung zusammen mit der Anbindung an das interne Hochregallager der vor Ort abgefüllten Flaschen, die Produktions- respektive Abfüllungskontrolle der Eigenprodukte, sowie die Lohnabfüllung im Auftrag von Detaillisten und Weinproduzenten. Durchgängig können alle Chargen inklusive QS-Prüfung verwaltet und freigegeben werden. 

Für die 120 Aufträge, die durchschnittlich pro Tag per Mail, Fax oder telefonisch eintreffen, steht eine optimierte Erfassungsmaske zur Verfügung. Kostengünstig via EDI lassen sich die Grossaufträge mit Direktanbindungen an die Systeme der Detaillisten abwickeln. Dazu gehört auch eine Tourenplanung für die Auslieferungen, wobei die Applikation aufgrund der Lieferdaten und Lieferorte selbständig in der Lage ist, die optimale Kommissionierung der Waren zu ermitteln. Diese erfolgt via mobile Datenerfassung (MDE). Selbst die Kasse für den Ladenverkauf mit Privatkunden ist ebenso im System eingebunden wie der «B2B»-AbaShop mit dem Sortiment inklusive Preisauszeichnungen für die Partnerunternehmen von WKA, in dem jedes zugeteilte Sortiment zusammen mit den entsprechenden Preiskategorien hinterlegt ist. Last but not least sind die Finanzapplikationen, welche bei der Muttergesellschaft, den Lagerhäusern der Centralschweiz, betrieben werden, in die Gesamtlösung mit eingebunden. 

Bei der Implementierung der neuen ERP-Software standen die Stammdaten im Fokus, welche die Grundlagen der Lösung darstellen, erklärt der Leiter für strategische Entwick­lungen und Projekte Daniele Marchesin. Zentral seien dabei rund 20 Hauptklassierungen der Weine nach Kriterien wie Herkunft, Rebsorten, Aromen, «Passt zu…», Verkaufskanal oder Sortimentsgruppen. Bequeme Suchfunktionen nach diesen Kriterien erleichtern den Programmanwendern das effiziente Arbeiten mit der Software. Wichtig ist auch die Anbindung an das Hochregallager, in dem über 5’600 Palettenplätze zur automatischen Ein- und Auslagerung zur Verfügung stehen. Daten über auslieferbereite Artikel werden über eine Schnittstelle an das Branchenprogramm bei der Schwestergesellschaft, die Lagerhäuser Aarau, für die Disposition der Transportkapazitäten übermittelt.

Insgesamt hat bsb über 70 Scripts geschrieben und Prozesse umgesetzt. Dabei zeigt sich die Flexibilität der Abacus-Standardsoftware. Mit ihrer Hilfe lassen sich auch branchen-, respektive unternehmensspezifische Anforderungen präzis abbilden und unterstützen wie bspw. eine Kundensortimentsprüfung für eingehende Bestellungen.

Insgesamt sind seit 2019 über 47‘000 Verkaufsaufträge und 6’000 Einkaufsbestellungen über das System abgewickelt worden. Über das PPS-System wurden 2’500 Produktionsaufträge ausgeführt. 4’600 Prüfaufträge aus Wareneingangslieferungen und aus der Produktion wurden mit dem Abacus-ERP erzeugt und nach einer Quarantäne für die Weiterverarbeitung von der Software wieder freigegeben. Die Rückverfolgbarkeit der Aufträge bis zu den Ausgangsmaterialien und Weinproduzenten sind mit der Chargenfunktion in der Software sichergestellt.

Die Funktionstauglichkeit des Systems wurde kürzlich im Rahmen der FSSC-22000-Zertifizierung bewiesen, mit der die Lebensmittelsicherheit des Betriebs erfolgreich bestätigt wurde. Mit dem durchgängigen ERP-System können die Mitarbeitenden effizienter eingesetzt werden. Auf die Pflege der Stammdaten wie Artikel, Konditionen, Kunden und Lieferanten muss zwar vermehrt geachtet werden, dafür sind nachträgliche Korrekturen und Datenbereinigungen weniger aufwändig. Dies getreu der Devise, «die Probleme stets am Anfang des Prozesses zu lösen». 

Mit Abacus sei die WKA in der Lage, mehr Aufträge mit denselben Kapazitäten wie bisher zu bewältigen und sei für weitere Volumensteigerungen bestens gerüstet, erklärt Patrick Reichenbach. Besonders freut es Geschäftsleiter Ulrich Stucky, dass der Betrieb seit Einführung des Abacus-ERP keinen Ausfalltag verzeichnen musste. Auch schätzt er es, dass ihm und dem Management dank AbaNotify regelmässig eine Vielzahl an spezifischen Auswertungen automatisch zur Verfügung stünden. 

Die Wurzeln des traditionsreichen Weinhändlers und -abfüllers gehen ins Jahr 1873 zurück. Seit 2003 sind die Weinkellereien Aarau AG (WKA) eine eigenständige Aktiengesellschaft, jedoch weiterhin in der Familienholding Lagerhäuser der Centralschweiz eingebettet – zu der etwa auch die «Lagerhäuser Aarau» gehören – über die der grösste Teil der Spedition und die gesamte Finanzbuchhaltung abgewickelt wird. WKA setzen auf modernste Kellertechnologien mit Abfüllanlagen und einem High-Tech-Logistikkonzept. Der Betrieb schlägt zwölf Millionen Flaschen pro Jahr um, die in einer vollautomatischen Anlage mit einer Kapazität von 12’000 Flaschen pro Stunde abgefüllt werden. Der Kundenstamm reicht von Detaillisten, Convenience Shops, über den Fach- und Grosshandel sowie Gastronomie-Partnern bis hin zu Privatkunden, die direkt im Laden am Firmensitz einkaufen können. Das Unternehmen beschäftigt über rund 60 Mitarbeitende.

Daniele Marchesin, Leiter strategische Entwicklung & Projekte

Patrick Reichenbach, Leiter IT/ERP & Qualitätsmanagement

bsb.info.partner AG | CH-8957 Spreitenbach | www.bsb-business-it.ch

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