In der Buchhaltung gibt es viele immer wiederkehrende, langweilige und zeitintensive Arbeiten. Deshalb ist es eine gute Idee, mit der Automation in Ihrem Unternehmen in genau diesem Bereich zu beginnen. Zugegeben: Belegleser/OCR-Systeme gibt es schon länger, doch mit den Entwicklungen im Bereich KI eröffnen sich auch für KMU im Finanzwesen ganz neue Möglichkeiten.
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Die Buchhaltung bzw. Finanzabteilung ist das Herzstück jedes Unternehmens – hier laufen alle Fäden zusammen. Egal ob Lohn, Ertrag oder strategische Zahlen: Kaum eine Abteilung des Unternehmens ist so zentral für den Geschäftsalltag. Aber die Abteilung gilt als notwendiges Übel und Kostenfaktor, bringt sie selbst ja weder Umsatz noch Gewinn.
Deshalb investieren viele Unternehmen im Rahmen der Digitalisierung lieber in andere Bereiche und verkennen dabei die Chancen, die eine digitalisierte Finanzabteilung bietet. So sorgen zum Beispiel stets aktuelle Kennzahlen für wertvolle Informationen für die Strategie des Unternehmens, lassen mögliche Probleme frühzeitig erkennen oder zeigen neue Geschäftsmöglichkeiten auf.
Moderne Lösung mit KI-Funktionen
Doch dafür müssen die Fachleute in der Finanzabteilung digital und effizient arbeiten können, mit modernen IT-Mitteln, automatisierten Systemen und mit Vorteil auch mit der Unterstützung durch Künstliche Intelligenz. Folgende Vorteile bringt die Automatisierung in der Finanzabteilung unter anderem:
Effizientere Arbeitsabläufe, verbesserte Produktivität
In der Finanzabteilung gibt es sehr viele repetitive Arbeiten wie das Einlesen und Verarbeiten von Rechnungen, das Abgleichen von Konten oder das Erstellen von Statistiken und Berichten. Hier kann eine Automatisierung die Fachleute von diesen langweiligen Aufgaben befreien. Dies ermöglicht es den wertvollen Arbeitskräften, sich auf interessante und wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.
Dazu kommt die schiere Geschwindigkeit, mit der Systeme mit KI-Unterstützung auch grosse Datenmengen innert kürzester Zeit analysieren und verarbeiten können. Die Datenerfassungs-KI ist dabei bis zu zwanzigmal schneller als die manuelle Bearbeitung. Damit steigt die Produktivität der Abteilung markant, was bis zu 80% niedrigeren Verwaltungskosten führen kann.
Automatisierte Datenerfassung: Deutlich präziser
Wo gearbeitet wird, passieren Fehler. Das ist menschlich. Doch dieses Risiko wird massiv minimiert, wenn Dateneingabe und -verarbeitung automatisiert erfolgen. KI-Systeme können Daten präzise und konsistent verarbeiten, aufwendige und zeitintensive manuelle Eingaben durch Fachkräfte entfallen – und damit verschwindet auch die entsprechende Fehlerquelle.
Eine moderne KI erkennt allfällige Fehler zudem bedeutend schneller als der Mensch. Durch die kontinuierliche Überwachung der Daten kann das System so auf Unstimmigkeiten aufmerksam machen und – je nachdem – die Fehler auch sofort korrigieren oder die Fachleute informieren. Dies erhöht die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Finanzdaten weiter markant.
Mehr Zeit für strategische Aufgaben
Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels gilt es, die Arbeiten für die Mitarbeitenden so interessant, herausfordernd und abwechslungsreich wie möglich zu gestalten. Gerade die Spezialistinnen und Spezialisten in der Buchhaltung können sich Schöneres vorstellen, als Standardbuchungen vorzunehmen oder Belege abzulegen. Da die KI die Routineaufgaben übernimmt, haben die Mitarbeitenden mehr Zeit, sich zum Beispiel mit Analysen, Strategien und wichtigen Entscheidungen zu befassen. Dies dient auch der Unternehmensführung, die dank stets aktuellen Zahlen über eine solide Basis für ihre Entscheide und die langfristige Planung verfügt.
Automatisch führt die abwechslungsreiche Arbeit ohne langweilige Routinen zu einer höheren Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden in der Finanzabteilung.
Flexible Integrationsmöglichkeiten durch API
Seine Stärken kann ein durch eine KI unterstütztes System jedoch nur optimal ausspielen, wenn es nahtlos mit den anderen Systemen wie z. B. dem ERP-System verbunden ist. Dies gelingt dank durchdachter APIs (Application Programming Interfaces). Diese ermöglichen es, moderne KI-Lösungen problemlos in die bestehende Unternehmens-IT zu integrieren, ohne dass die vorhandenen IT-Infrastrukturen komplett überarbeitet werden müssen.
APIs bieten zudem die Flexibilität, KI-Funktionen je nach Bedarf zu skalieren und anzupassen. Unternehmen können spezifische Funktionen hinzufügen oder entfernen, um ihre individuellen Anforderungen zu erfüllen. Durch die Verwendung von APIs können zudem verschiedene Systeme und Anwendungen miteinander kommunizieren und Daten austauschen. Dies fördert eine reibungslose Zusammenarbeit und verbessert die Effizienz der gesamten IT-Landschaft eines Unternehmens.
KI ist OCR-Systemen weit überlegen
Tatsächlich werden Technologien wie Belegleser mit OCR (Optical Character Recognition) schon lange auch in der Buchhaltung eingesetzt. Doch was macht ein System mit KI eben besser? Kurz gesagt: Ein Belegleser kann nur erkennen, was auf dem Dokument geschrieben steht. Meist muss dieser Beleg auch in einer festgelegten Form vorliegen, unstrukturierte Dokumente können oft nicht eingelesen werden und müssen deshalb wieder manuell erfasst werden.
Ein System mit KI-Unterstützung erkennt jedoch die Zusammenhänge und verarbeitet diverse Belegarten wie zum Beispiel Rechnungen, Quittungen, Gutschriften oder Lohnabrechnungen. Die KI versteht die Semantik von Dokumenten, integriert je nach Kontext Informationen aus verschiedenen Quellen und liefert so innerhalb von Sekunden umfassende Ergebnisse. Flexible Systeme wie DeepO zum Beispiel erlauben es zudem, die Datenerfassung jederzeit an individuelle Workflows anzupassen.
Steht auf einem Beleg beispielsweise «inkl. MWST», dann weiss das KI-unterstützte System, welcher MWST-Satz zur Anwendung kommt und weist die Mehrwertsteuer in der Buchhaltung automatisch aus – auch wenn der Steuerbetrag auf dem Beleg oder der Rechnung nicht ersichtlich ist. Dies ist bei herkömmlichen OCR-Systemen nicht möglich, da diese Information für sie schlicht nicht vorhanden ist. Auch andere Fehler oder Auslassungen auf Belegen werden durch die KI erkannt und nach Möglichkeit selbständig korrigiert bzw. ergänzt.
Diese modernen Systeme erkennen auch automatisch, ob es sich bei einem Dokument zum Beispiel um eine Rechnung, einen Lieferschein oder eine Mahnung handelt. Die Lösung kann auch Daten aus externen Quellen hinzuziehen, zum Beispiel dem ERP-System, und so entscheiden, ob die Rechnung in die Debitoren oder die Kreditoren-Buchhaltung gehört. Dies sorgt für eine spürbare Entlastung der Fachleute in der Finanzabteilung, eine deutliche Zeitersparnis und gleichzeitig für eine enorme Effizienzsteigerung.
Die Vorteile werden besonders deutlich an einem einfachen Rechenbeispiel: Wenn durch die Automatisierung eines Belegs mittels KI statt manueller Verarbeitung nur zwei Minuten eingespart werden, ergibt dies bei 1000 Belegen bereits eine Zeitersparnis von über 33 Arbeitsstunden. Diese gewonnene Zeit kann von den Fachleuten definitiv für wichtigere Aufgaben genutzt werden.
Fazit:
Auch für kleinere Unternehmen kann es sich lohnen, eine Automatisierungslösung mit KI-Unterstützung für die Finanzabteilung in Betracht zu ziehen. Ein passendes System spart nicht nur wertvolle Zeit und steigert die Effizienz, sondern erhöht auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden – und damit letztlich auch die der Kundschaft.
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch DeepCloud AG mit Lösungen, die die Zusammenarbeit optimieren. *Sie steigern die Effizienz Ihres Unternehmens, indem jeder Prozess digitalisiert wird. www.deepcloud.swiss
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 24-3
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