Die Arbeitszeiterfassung ist gesetzlich geregelt, sie kann aber in jeder "geeigneten Form" vorgenommen werden. Doch die digitale Erfassung der Arbeitszeit hat klare Vorteile für alle Beteiligten. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum sich eine digitale Arbeitszeiterfassung auch für Ihr Unternehmen lohnen dürfte.
Unternehmen müssen die Arbeitszeiten ihrer Angestellten genau erfassen. Es spielt keine Rolle, ob in der Firma, im Homeoffice oder im Aussendienst gearbeitet wird. Der Arbeitsbeginn, die Pausenzeiten und das Arbeitsende müssen festgehalten werden.
Dadurch entsteht in vielen Fällen ein nicht zu unterschätzender Mehraufwand. Arbeitnehmer müssen die Zeiten dokumentieren und Personalverantwortliche müssen diese Aufzeichnungen anschliessend verarbeiten. Wenn das alles in Handarbeit erledigt wird, kostet das viel Zeit und Ressourcen.
Digitale Lösungen versprechen hierfür Abhilfe. Mit einer digitalen Stempeluhr kann die Arbeitszeit am Schreibtisch und unterwegs zentral und einfach erfasst werden. In diesem Artikel werden die Vorteile für Unternehmen und Arbeitnehmer vorgestellt, die dadurch entstehen. Man spart sich nicht nur lästige Arbeit, sondern fördert auch das Betriebsklima.
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Welche Pflichten zur Arbeitszeiterfassung gibt es in der Schweiz?
Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Das ist im Artikel 73 ArGV 1 festgelegt. Diese Aufgabe wird in den meisten Fällen an die Arbeitnehmer selbst übertragen. So muss die Arbeitszeit täglich und wöchentlich mit allen Überstunden und Pausen erfasst werden. Der Grund für diese Regelung ist der Schutz der Arbeitnehmer. Sie haben ein Recht auf geregelte Arbeits- und Ruhezeiten und die Einhaltung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit.
Diese Aufzeichnungen müssen für eine Dauer von mindestens fünf Jahren gelagert werden. Behörden können diese Unterlagen bei Bedarf einsehen und, wenn das für die Ermittlungen nötig ist, auch an sich nehmen. Sie müssen die Aufzeichnungen aber später wieder zurückgeben.
Damit die Dokumentation einheitlich und fehlerfrei geschieht, kann man digitale Lösungen wie die Stempeluhr für iPad nutzen.
Welchen Nutzen hat Arbeitszeiterfassung für Unternehmen?
Zeiterfassung gehört zu den wichtigsten Werkzeugen beim Projektmanagement. Sie wird benutzt, um den täglichen Arbeitsablauf und die Einteilung der Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben immer weiter zu verbessern. Die klassischen Methoden der Zeiterfassung sind Stempeluhren, Stundenzettel oder Chipkarten. In der Firma müssen Mitarbeiter daran denken, sich am Beginn ein- und am Ende des Arbeitstages wieder auszustempeln oder dokumentieren die Zeiten händisch.
Im Aussendienst sind die Mitarbeiter ebenfalls dafür verantwortlich, ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Gerade auf Reisen schleichen sich hier aber gerne Flüchtigkeitsfehler ein.
Eine digitale Lösung macht es für alle Beteiligten einfacher, die Arbeitszeiten zu erfassen und zu verarbeiten. Apps für Smartphone und Tablet sind überall einsetzbar und ersetzen die klassische Stempeluhr.
Digitale Zeiterfassung: Das sind die Vorteile
Zeiterfassungssysteme im App-Format können in der Firma, im Homeoffice und im Aussendienst gleichermassen genutzt werden. So ist man im Handumdrehen zum Arbeitsbeginn eingestempelt und kann das Schichtende sogar automatisch erfassen lassen. Das ist unkompliziert und lässt sich gut in den Arbeitsablauf integrieren. Es ist zuverlässiger als handschriftliche Notizen, die erst mühevoll digitalisiert werden müssen.
Selbst wenn im Homeoffice oder unterwegs das Internet ausfällt, können Apps die Arbeitszeit dokumentieren. Ist die Verbindung wieder verfügbar, werden die Daten selbstständig synchronisiert. Der Einsatz der Apps ist flexibel. Diensthandys können ebenso genutzt werden, wie das private Smartphone der Mitarbeiter. So kommt es nur selten zu Kompatibilitätsproblemen.
Durch die zentrale Erfassung sind auch die spätere Analyse und Archivierung kinderleicht.
Auch Arbeitnehmer profitieren von digitaler Zeiterfassung
Die digitale Arbeitszeiterfassung reduziert den Aufwand und erzeugt Transparenz für Arbeitnehmer. Sie sparen sich das lästige Dokumentieren ihres Arbeitstages, aber haben immer einen klaren Überblick über ihre erbrachte Leistung. So bleiben auch geleistete Überstunden erkennbar und können entsprechend abgerechnet werden.
Diese Transparenz kann ein positives Betriebsklima fördern. Das digitale System steht für eine objektive Beurteilung aller Mitarbeiter. Viele Arbeitnehmer fühlen sich dadurch motivierter und arbeiten produktiver.
Fazit
Zeiterfassung ist ein wichtiges Werkzeug für Unternehmen. Gleichzeitig ist es auch eine Pflicht, die erfüllt werden muss. Moderne Technologie kann diesen Prozess vereinfachen und den Arbeitsaufwand für die Zeiterfassung reduzieren. Davon haben sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer etwas.