Vertrauenswürdigkeit, Fachkompetenz und Zuverlässigkeit sind im Treuhand das A und O. Annio unterstützt Sie dabei, sämtliche Aufgaben, Projekte und Informationen sowie Meldungen Ihrer Kunden zentral zu verwalten. So haben Sie stets Einblick über den Fortschritt, der Suchaufwand reduziert sich und nichts Wichtiges geht vergessen.
Symbolbild Ideogram
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie annio im Treuhand unterstützen kann.
Inhaltsverzeichnis
- Generelle Funktionalität von annio
- Allgemeine administrative Arbeiten
- Jahresabschlüsse, MWST & Steuererklärungen
- Regelmässige Arbeiten
- Mehr erfahren
1. Generelle Funktionalität von annio
Annio ist eine Aufgaben- und Projektverwaltung mit integrierter Zeiterfassung für die Rapportierung und Abrechnung der erbrachten Dienstleistungen. Falls Sie zudem Immobilien verwalten und Anfragen sowie Problem- bzw. Schadensmeldungen bearbeiten, können Sie dies über das Zusatzmodul «Helpdesk» tun, das wie ein Ticketing funktioniert.
Das Schöne dabei: Alle Mitarbeitenden können Kunden und Projekt-übergreifend einsehen, welche Aufgaben als Nächstes anstehen. Auch Abwesenheiten und Stellvertretungen können Sie über den Einblick in den Arbeitsvorrat und Fortschritt der Teamkollegen regeln. Excellisten, Informationssuche in Mailboxen und über Telefonanrufe können Sie auf ein Minimum reduzieren. Mit annio haben Sie alles in EINER Applikation vereint.
Dateianhänge und Kommentare
Einer Aufgabe können Sie dazugehörige Dateien, wie z.B. Word, Excel, PDF, Bilder und Scans anhängen. Weiter können Sie Kommentare erfassen, die mit einem Zeitstempel und dem Autor versehen werden. Wenn Sie Ihren Kunden ein Login gewähren, können Sie ihnen Rückfragen stellen und der Kunde erfasst die Antwort direkt im annio und kann ergänzende Dokumente hochladen.
Leistungen rapportieren und Budgets hinterlegen
Nach Erledigung einer (Teil-)Aufgabe erstellen Sie mit wenigen Klicks einen Rapport. Bei Bedarf fügen Sie Spesen wie Reisezeit und gefahrene Kilometer hinzu, falls Sie beim Kunden vor Ort waren.
Wenn Sie vorgängig Dienstleistungs-Stunden vereinbart haben, können Sie ein Stunden- und/oder Betrags-Budget hinterlegen und haben beim Erstellen des Rapports direkt im Blick, wie viel des hinterlegten Budgets bereits beansprucht wurde.
Fakturierung und Stunden-Auswertung
Nach Monatsende, Abschluss eines Auftragspakets oder ad-hoc generieren Sie bequem einen Rechnungslauf mit den gewünschten Rapportdaten. Anschliessend erstellen Sie ein PDF oder übermitteln die Daten an Ihre ERP- oder Buchhaltungs-Software, um die Rechnung im gewünschten Layout und Format zu versenden.
Bei Bedarf können Sie die erfassten Rapporte mittels Filterfunktionen auswerten – nach Firma, Projekt, Benutzer, Jahr, Monat und Tag. Je nachdem, welche Information Sie darstellen möchten.
2. Allgemeine administrative Arbeiten
Für spontan auftretende Aufgaben können Sie im annio beliebige «Aufgaben-Kärtchen» erfassen. Diese können Sie entweder firmenweit auf einem einzigen Task Board verwalten oder was wir zu einer besseren Übersichtlichkeit empfehlen, sind thematische Task Boards für beispielsweise
- Aufgaben Marketing & Sales
- Aufgaben Backoffice & Administration
- Aufgaben Geschäftsleitung
- Aufgaben Human Resources
- Aufgaben Lehrlingswesen
- Aufgaben Infrastruktur & Unterhalt
Pro Task Board können Sie definieren, wie die Zugriffsrechte aussehen sollen. Wer kann auf ein Task Board überhaupt zugreifen? Wer darf Daten erfassen und bearbeiten? Und wer hat nur Leserecht?
Falls gewünscht können Sie für immer wieder auftretende Aufgaben auch Vorlagen erfassen.
Abbildung 1: Allgemeine Arbeiten mit/ohne Vorlagen verwalten
3. Jahresabschlüsse, MWST & Steuererklärungen
Für Tätigkeiten wie Jahresabschlüsse, Mehrwertsteuerabrechnungen und Steuererklärungen, erfassen Sie Vorlagen mit den benötigten (Teil-)Aufgaben. Diese kopieren Sie und passen nur noch Details und Termine an. Auch Checklisten können Sie vorerfassen und bei Bedarf immer wieder kopieren.
Wir empfehlen Ihnen dazu ein Vorlage-Task Board vorzubereiten und darin Vorlage-Tasks zu erfassen. Ein Vorlage-Task Board können Sie dann mit den vorerfassten Vorlage-Tasks für jeden Kunden kopieren. Falls gewünscht, können Sie Ihrem Kunden ein Kunden-Login für annio zur Verfügung stellen. Auf Ihrem Task Board vergeben Sie dem Kunden dann Berechtigungen, damit dieser beispielsweise den Fortschritt mitverfolgen, Dateianlagen hochladen oder Kommentare erfassen und beantworten kann.
Abbildung 2: Vorlage-Task Board mit Vorlage-Tasks
4. Regelmässige Arbeiten
Arbeiten, die in einem regelmässigen Rhythmus zu erledigen sind, können mittels «Serien-Tasks» erfasst werden. Ein Serien-Task wird aufgrund einer durch Sie bestimmten Häufigkeit automatisch erstellt, sodass Sie nicht daran denken müssen, dass eine Aufgabe wieder zu erledigen ist.
Einem Serien-Task vergeben Sie einen Namen (z. B. Monatsabschluss) und definieren die Regelmässigkeit, wann die Aufgabe initiiert werden (z. B. monatlich, jeweils am 28. des aktuellen Monats) und fertig sein soll. (z. B. 14 Tage später).
Abbildung 3: Automatisiert regelmässige Aufgaben erstellen
5. Mehr erfahren
Möchten Sie mehr erfahren? Weitere Informationen finden Sie unter annio.ch.
Einen vertieften Einblick in die Benutzeroberfläche und den Funktionsumfang finden Sie auf dem annio YouTube-Kanal.
Haben Sie Lust, annio live zu sehen? Lernen Sie annio näher kennen und kontaktieren Sie uns für eine Demo oder einen annio Test-Account: hello@annio.ch
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