Ob Sie neue Mitarbeitende rekrutieren, Ein- und Austritte verwalten oder Mutationen für Personaldaten, Arbeitspensen und Vergütungen vornehmen müssen – immer wieder fallen dieselben Aufgaben an, die oft durch verschiedene Personen oder gar Abteilungen bearbeitet werden müssen. Da hilft annio mit Vorlagen, Checklisten und einer vereinfachten Team-übergreifenden Zusammenarbeit.
Symbolbild von Isabela bela via Pixabay
Als verantwortliche Person für Human Resources kennen Sie die vielfältigen Aufgaben, die nur schon bei einem Neueintritt anfallen. Der erste Eindruck zählt, deshalb soll im Speziellen der Onboarding-Prozess von neuen Mitarbeitenden so professionell wie möglich ablaufen. Damit keine Aufgaben vergessen gehen und keine Deadlines verpasst werden, ist es empfohlen, auf Vorlagen und Checklisten zurückzugreifen.
In diesem Blog-Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie annio im Personalwesen unterstützen kann.
Inhaltsverzeichnis
- Von der Stellenausschreibung bis zum Arbeitsvertrag
- Onboarding von neuen Mitarbeitenden
- Regelmässige Personalgespräche
- Personal-Mutationen
- Jahresendaufgaben im HR
- Offboarding von Mitarbeitenden
- Mehr erfahren
1. Von der Stellenausschreibung bis zum Arbeitsvertrag
Die Reise bis zum ersten Arbeitstag einer neuen Mitarbeitenden beginnt in der Regel bei der Publikation eines Stelleninserates. Wer bestimmt den Inhalt, wer publiziert das Stelleninserat und wo wird es überall gestreut? Normalerweise ist dieser Ablauf (z. B. bis auf die Lehrstellenbesetzung) jeweils identisch oder zumindest sehr ähnlich.
Für Aufgaben, die sich immer wiederholen, empfehlen wir, Vorlagen zu erstellen. Im annio können Sie dazu beispielsweise ein Vorlage-Task Board erstellen oder Vorlage-Aufgaben mit Unteraufgaben. Diese können bei jeder neuen Stellenausschreibung kopiert, bei Bedarf angepasst und entsprechend datiert werden.
Als Beispiel zeigen wir Ihnen hier ein Task Board für die Personalrekrutierung mit Vorlage-Aufgaben (in der grauen Spalte) und mit möglichen Unteraufgaben. Wichtig zu wissen ist, dass Sie die Spalten des Task Boards sowie den Titel, die Beschreibung und Unteraufgaben nach Ihren Bedürfnissen benennen können.
Abbildung 1: Task Board für Rekrutierung mit Vorlagen und laufenden Aufgaben
2. Onboarding von neuen Mitarbeitenden
Sobald der Arbeitsvertrag von einem neuen Mitarbeitenden unterschrieben vorliegt, startet der Eintritts-Prozess. Dieser involviert aus Erfahrung mehrere Personen und Abteilungen, wie beispielsweise die HR-Abteilung, Angestellte aus der Informatik und direkte Vorgesetzte der eintretenden Person. Zudem fallen etliche Aufgaben an, die immer wieder durch dieselben Mitarbeitenden erledigt werden müssen. Andere sind je nach Arbeitsstelle unterschiedlich, um beispielsweise das neue Teammitglied in Empfang zu nehmen, einzuführen und Schulungs-Blöcke zu halten.
Für diesen Ablauf hat sich ein Vorlage-Task Board im annio bewährt, das pro Stellenantritt als Ganzes mit sämtlichen vorerfassten Aufgaben kopiert wird. Beim Kopier-Vorgang können Sie dann Eckdaten zur betroffenen Person ergänzen, damit von einem zum andern Task Board sofort ersichtlich ist, um welche Person es sich handelt und an welchem Datum sie eintreten wird.
Die einzelnen Vorlage-Aufgaben können bereits Personen zugewiesen werden, die diesen Task bearbeiten müssen. Andere wiederum müssen beispielsweise der jeweiligen vorgesetzten Person zugeteilt werden. In jedem Fall ist die Terminierung auf das vertraglich vereinbarte Eintrittsdatum hin vorzunehmen.
Abbildung 2: Vorlage Task Board MA-Eintritt zum Kopieren mit sämtlichen Aufgaben
3. Regelmässige Personalgespräche
Alle Jahre wieder finden in der Regel Jahresgespräche mit der gesamten Belegschaft statt. Damit Sie nicht immer daran denken müssen, dass beispielsweise Personalgespräche, Zielüberprüfungen oder Budget- und Lohngespräche vorbereitet und durchgeführt werden müssen, können Sie im annio sogenannte «Serien-Tasks» erfassen, die aufgrund einer von Ihnen definierten Regel automatisch erstellt werden. Dabei definieren Sie, in welchem Rhythmus der Serien-Task erstellt werden soll (z. B. jährlich), wann er initialisiert wird (z. B. jeweils am 1. Oktober), wann er fällig sein soll (z .B. 60 Tage später) und ob ebenfalls Untertasks generiert werden sollen (z. B. einer pro Teamleiterin). Selbstverständlich lassen sich auf einem Task Board auch mehrere Serien-Tasks erfassen.
Abbildung 3: Serien-Task für regelmässige Personalgespräche
4. Personal-Mutationen
Im Personalwesen gibt es immer wieder mehr oder weniger spontan auftretende Aufgaben, die eine Auswirkung auf das Personalwesen haben. Dazu gehören beispielsweise die folgenden:
- Änderung Pensum, Lohn und Lohnkonto
- Änderung des Zivilstands
- Adresswechsel eines Mitarbeitenden
- Geburt eines Kindes (Mutterschaftsurlaub, Anmeldung Kinderzulagen)
- Beförderung und Anpassung des Jobtitels
- Antrag Ferienkauf oder unbezahlter Urlaub
- Unfall- oder Schadensmeldung
- Planung einer Pensionierung
Für diese und weitere Aufgaben empfehlen wir Vorlage-Tasks zu erstellen, damit sicher nichts vergessen geht. Wir zeigen Ihnen ein Beispiel anhand einer Änderung des Pensums eines Mitarbeitenden.
Abbildung 4: Vorlage-Task für Änderung des Arbeitspensums
5. Jahresendaufgaben im HR
Über das ganze Jahr hinweg oder eben auch über den Jahreswechsel fallen im Personalwesen immer wieder dieselben Aufgaben an. Da kann eine Checkliste helfen, die fortan neu terminiert wird, damit nichts vergessen geht. Statt eine Vorlage zu verwenden, können Sie die Aufgabe direkt bearbeiten, bei Bedarf fortlaufend aktualisieren und ergänzen. Nach Abschluss besteht die Möglichkeit, diese für das Folgejahr zu kopieren und neu zu terminieren So haben Sie mit Sicherheit immer die aktuellsten Aufgaben, Details und Vorgaben erfasst.
Abbildung 5: Jahresend-Aufgaben von Jahr zu Jahr erweitern und kopieren
6. Offboarding von Mitarbeitenden
Auch bei den Mitarbeitenden, die ein Unternehmen verlassen, ist einiges zu tun. Ob aufgrund einer Kündigung, einer Pensionierung oder eines Todesfalls, gilt es an viele To-dos zu denken. Denn auch in diesem Moment will man als Arbeitgeber Professionalität zeigen und einen Pannen-freien Ablauf gewährleisten. Da sich je nach Position oder Abteilung zusätzliche oder andere Aufgaben ergeben, sollten diese in Form einer Checkliste vorliegen und die Vorlagen aufgrund aktueller Gegebenheiten immer wieder aktualisiert werden.
Wir empfehlen Ihnen dazu – analog zum Onboarding eines neuen Mitarbeitenden – mit Checklisten oder eben mit Vorlage-Task Boards und Vorlage-Aufgaben zu arbeiten. Ein Vorlage Task Board für einen Mitarbeitenden-Austritt kann allgemeine Aufgaben enthalten sowie Abteilungs- und Positions-bezogene To-dos.
Abbildung 6: Vorlage Task Board MA-Austritt zum Kopieren mit sämtlichen Aufgaben
7. Mehr erfahren
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