Angst vor Komplexität bremst viele Unternehmen bei der Digitalisierung aus – dabei muss der Weg in die digitale Zukunft kein Mammutprojekt sein. Warum schon kleine, gezielte Schritte grosse Effizienzgewinne ermöglichen und wie diese aussehen können, erläutert Carsten Schröder in seinem aktuellen Fachbeitrag.
Symbolbild von Gerd Altmann via Pixabay
In der DIHK-Digitalisierungsstudie von 2025 nannten ganze 54 Prozent der rund 5400 befragten deutschen Unternehmen den Faktor „Komplexität“ als grösste Herausforderung bei der Digitalisierung. Damit rangierte „Komplexität“ auf Platz zwei der Digitalisierungs-Hürden, direkt hinter dem Faktor „Zeit“ (60 Prozent). Diese Einschätzung halte ich für ein gravierendes Missverständnis, das bis heute viele von der Digitalisierung abhält – und so ihre zukünftigen Geschäftserfolge und sogar ihre Existenz gefährdet.
Denn gleichzeitig betrachteten sich laut einer Bitkom-Umfrage (2025) 64 Prozent der Unternehmen selbst als „digitale Nachzügler“. Wie schon in den Jahren davor waren von dieser schleppenden Entwicklung besonders kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) betroffen, so das Ergebnis einer Untersuchung des Instituts der deutschen Wirtschaft.
Eine Fehleinschätzung bremst unsere Zukunftsfähigkeit
Aus diesen Zahlen ergibt sich ein gefährlicher Kausalzusammenhang: Offenbar verlieren deutsche Unternehmen – insbesondere KMU – den Anschluss an die digitale Transformation der (Welt-) Wirtschaft, weil sie der Meinung sind, Digitalisierung sei ein so komplexer Prozess, dass sie dieser Herausforderung nicht gewachsen sind.
Um es noch einmal deutlich zu sagen: Diese Sichtweise ist grundlegend falsch! Und gefährlich.
Denn Digitalisierung muss kein komplexes Mammut-Projekt sein, das Unternehmen überfordert und im schlimmsten Falle monatelang lähmt. Im Gegenteil: Schon kleine Digitalisierungs-Schritte in einzelnen Bereichen generieren in kurzer Zeit immense Mehrwerte bei Effizienz und Produktivität. Andere Bereiche können dabei zunächst vollständig unangetastet bleiben.
Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess, kein brutaler Umbruch. Und gerade mit modernen Cloud-ERP-Systemen wie Haufe X360, die modular aufgebaut sind und über eine offene Software-Architektur verfügen, lässt sich dieser Prozess behutsam und individuell gestalten. Was, wann und in welchem Tempo digitalisiert wird, entscheiden Unternehmen selbst.
Klein anfangen und Schritt für Schritt weiterentwickeln
Mein Appell: Fangen Sie lieber klein an als gar nicht. Und verfolgen Sie dabei eine langfristige und umfassende Strategie, die von Anfang an auf ein flexibel erweiterbares Cloud-ERP-System setzt. Denn wer heute nicht die digitalen Grundlagen schafft, wird die rasanten Entwicklungen im Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI) und deren immensen Nutzen verpassen. Gerade KMU laufen derzeit Gefahr, von digitalisierten Mitbewerbern abgehängt zu werden.
Um meine Sichtweise zu belegen, hier einige Beispiele für kleine, ERP-basierte Digitalisierungsprojekte in einzelnen Unternehmensbereichen aus unterschiedlichen Branchen:
Ein auf Bezahlsysteme spezialisiertes Unternehmen entschied sich dafür, zunächst nur das Rechnungs- und Mahnwesen zu digitalisieren. Bis dahin hatte man dafür noch Papier und Aktenordner eingesetzt. Seit der Digitalisierung überprüft das ERP-System in Echtzeit alle Kontoeingänge und gibt bei Verzug automatisch Zahlungserinnerungen aus. Das Ergebnis: Die Zahl der offenen Rechnungen und die Höhe der Aussenstände konnte um 90 Prozent reduziert werden. Und die eingesparte Zeit entsprach einer vollen Stelle, die sich für wichtigere Aufgaben einsetzen liess.
Die Mitarbeitenden eines Kunststoffproduzenten, bei dem es viele, oft mehrstufige Genehmigungsprozesse im Bereich der Qualitätskontrolle gibt, können nach der Umstellung von einem Papier-basierten System auf ein Cloud-ERP alle anstehenden Freigaben im System einsehen und mit wenigen Mausklicks bestätigen. Zusätzlich zur Zeitersparnis lassen sich, als positiver Nebeneffekt, auch Qualitätsmängel in der Lieferkette neuerdings in Echtzeit überwachen und zurückverfolgen.
Ein Logistik-Unternehmen stellte von Excel-Tabellen in der Lagerhaltung auf ein Cloud-ERP in Kombination mit Handscannern um. Das Ergebnis: Exakte Informationen über alle Bestände, Klarheit in der Buchhaltung, keine Suchaktionen im Lager mehr, wesentlich geringere Fehlerquoten und deutlich gesenkte Kosten.
360-Grad-Überblick über alle unternehmensinternen Prozesse
Werden solche kleinen Einzelprojekte von Anfang an als integrale Bestandteile einer langfristigen Digitalisierungs-Strategie mit einem modernen, flexiblen Cloud-ERP-System umgesetzt, können sie nach und nach ihr volles Potenzial entfalten. Nämlich dann, wenn weitere Teilbereiche des Unternehmens digitalisiert und die einzelnen Bereiche im Cloud-ERP-System miteinander verknüpft werden und dadurch Synergieeffekte erzeugen. Je nach Branche stehen dafür unterschiedliche Module zur Verfügung, beispielsweise Warenwirtschaft, CRM (Kundenmanagement), Projektcontrolling, Dokumenten-, Service- und Qualitätsmanagement, Produktion oder E-Commerce. Über Schnittstellen lassen sich darüber hinaus weitere Software-Komponenten von Drittanbietern integrieren.
So entsteht nach und nach eine zentrale, intern vernetzte Informationsbasis, auf die alle Mitarbeitenden in allen Abteilungen in Echtzeit zugreifen können. Und zwar ohne bestehende Prozesse zu gefährden und im gewünschten Tempo, sodass keine betrieblichen Reibungsverluste auftreten.
Der Autor
Carsten Schröder ist CEO von Haufe X360
Haufe X360 c/o 2p team GmbH | 6300 Zug | www.haufe-x360.ch
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