A.L.A: Autonome Echtzeit-Buchhaltung von Abacus

Bevor jedoch alle softwaretechnischen Hürden übersprungen sind, müssten gleichzeitig auch die richtigen Voraussetzungen für automatische Transaktionen durch die Finanzinstitute geschaffen werden. Jedes Unternehmen ist im Rahmen des Wirtschaftskreislaufs mit Kunden, Lieferanten, internen oder externen Buchführungsstellen sowie Finanzinstituten verbunden. Erst wenige Prozesse zwischen Banken und Kunden sind derzeit automatisiert. Momentan funktioniert der primär in Deutschland gebräuchliche, in Zusammenarbeit von Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelte, von Abacus im Zusammenspiel mit der Raiffeisen-Bank in der Schweiz eingeführte Standard ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Damit lassen sich Rechnungen und Belege auf der Basis eines QR-Codes oder einer E-Rechnung maschinell erledigen. Sie werden zwar als PDF via E-Mail verschickt, enthalten aber eine XML-Datei, dank der Rechnungen in einer Buchhaltungssoftware direkt verarbeitet werden können.

Damit sich Abrechnungen, Verbuchungen und Vermögensübersichten finanztechnisch automatisch abwickeln lassen, braucht es zusätzliche Transaktionsstandards seitens der Finanzinstitute. Erste Ansätze zur Standardisierung gibt es etwa mit «Open Banking». Das ist ein europaweites Regulierungsvorhaben. Unternehmen wären damit in der Lage, ihre Banken zu ermächtigen, ihre Daten für die Direktverarbeitung an lizenzierte Dritte auszuhändigen.

Um autonom Buch zu führen, auch Spesenbelege und Rechnungen automatisch und in Echtzeit zu erkennen und zuverlässig in Daten umzuwandeln, braucht es Programme, die in der Lage sind, ständig dazuzulernen. Insbesondere bei den Spesenbelegen ist dies beispielsweise dem Fakt geschuldet, dass die Anordnung der Informationen auf den Belegen ebenso wenig normiert ist wie bei den Lieferantenrechnungen. Denn keines dieser Formulare gleicht einem anderen. Damit aber ein Beleg maschinell korrekt erkannt wird, braucht es klar strukturierte Daten. Um trotzdem Vorlagen korrekt und vollständig zu digitalisieren, wird auf die Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) respektive des maschinellen Lernens gesetzt mit dem Ziel, bestimmte Aufgaben selbständig auszuführen.

Zu dieser Revolution trägt auch Abacus bei. Unter dem Kürzel «A.L.A.», das für «Autonomous Live Accounting» steht und sich mit autonomer Echtzeit-Buchhaltung übersetzen lässt, ist die Ostschweizer ERP-Spezialistin daran, das mehrteilige Ökosystem Deep zu entwickeln. Dieses besteht aus Softwarekomponenten, die Daten live erkennen und einlesen, zur Ergänzung Datenbanken via neuronale Netze abfragen, Beträge überweisen und Finanzdaten zur Einsicht aufbereiten. Grundlage dafür ist eine Lösung, die mit Hilfe von KI des maschinellen Lernens mächtig und dadurch in der Lage ist, in Echtzeit selbstständig Rechnungen und Belege zu analysieren sowie um fehlende Informationen anzureichern, die für ein Geschäftsdokument relevant sind. Denn das Problem vieler Rechnungen und Belege ist es ja, dass sie oft unstrukturiert, beliebig unterschiedlich und unvollständig oder sogar fehlerhaft sind. Ein automatisches System ist aber zwingend auf strukturierte Informationen angewiesen, um überhaupt zu funktionieren und Belege korrekt einzulesen und schliesslich in der Buchhaltung zu verbuchen.