Effizienz. Das ist das Hauptziel einer jeden Firma – und damit auch von Agenturen. Die wichtigste Devise lautet daher: Aufträge müssen so zielführend wie möglich abgewickelt werden, denn die Ressourcen werden immer knapper – allen voran die Zeit, die zur Verfügung steht. Auf der anderen Seite wächst der Leistungsanspruch seitens der Kunden. Der Markt erwartet heutzutage schnelle und effiziente Ergebnisse, die sich von der Masse abheben. Um die angestrebten Ziele zu erreichen, müssen interne Prozesse optimiert werden, ohne dabei das günstige Kosten-Nutzen-Verhältnis zu gefährden. Und hierbei nimmt das Projektmanagement eine Schlüsselposition ein. Es steuert die Prozesse und lässt die Ressourcen dabei nie ausser Acht. Immer öfter setzen Unternehmen dabei auf ein agiles Projektmanagement. Im Gegensatz dazu steht das klassische Projektmanagement. Nachstehend werden beide Varianten sowie dessen Vor- und Nachteile für Agenturen vorgestellt.
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Agiles Projektmanagement: Die wichtigsten Kernfaktoren
Der Begriff „Agiles Projektmanagement“ entstand im Jahr 2001 im Bereich der Software-Entwicklung. Man war mit den starren und unflexiblen Prozessen unzufrieden. Sie sollten leichtgewichtiger und flexibler werden. Im „Agilen Manifest“ wurden vier Werte niedergeschrieben, die für agiles Projektmanagement stehen. Diese gelten heute nicht nur für agile Software-Projekte, sondern finden auch in vielen anderen Bereichen Anwendung:
- Personen sind wichtiger als Prozesse: Der zwischenmenschliche Diskurs steht beim agilen Projektmanagement im Fokus und ist wichtiger als das Festhalten an definierten Prozessabläufen. Spontane Veränderungen sind jederzeit möglich und gern gesehen. Das gesamte Team ist flexibler und kann sich besser an neue Umstände anpassen. Viele Projekte sind dabei nach dem Scrum-Modell aufgebaut. Das bedeutet: Die Mitarbeiter eines Projekts treffen sich jeden Tag, um über anstehende Aufgaben und den bisherigen Verlauf im Projekt zu sprechen. Zusätzlich gibt es Regeln und Methoden, die der Zielerreichung dienen sollen.
- Software vs. Dokumentation: Ein alter Leitspruch lautet, dass eine funktionierende Software der peniblen Dokumentation vorzuziehen ist. Um diesen auch auf andere Projekte ausserhalb der Software-Entwicklung anzuwenden, könnte man sagen, dass es wichtiger ist, kontinuierlich gute Ergebnisse zu erzielen, anstatt sie in langen Berichten festzuhalten. Am wichtigsten ist demnach das Endprodukt, nicht die langwierige Dokumentation des gesamten Arbeitsprozesses.
- Kunden mit ins Boot holen: Der Kunde ist nicht nur während der Vertragsverhandlungen „König“, sondern während des gesamten Workflows die zentrale Figur. Ein genauer Plan ist nicht unbedingt nötig – viel wichtiger ist es, dass der Kunde mit dem Resultat zufrieden ist.
- Flexibilität schafft Innovation: Flexibilität ist beim agilen Projektmanagement Trumpf. Auch hier steht die Kundenzufriedenheit am Ende im Fokus. Reines Arbeiten nach Vertrag kann unzufriedene Kunden zur Folge haben – und das gilt es zu vermeiden.
Freiheit und Flexibilität beim agilen Projektmanagement
Das agile Projektmanagement ist vor allem für jene Agenturen vorteilhaft, die eine freiheitsliebende Arbeitsweise bevorzugen. Hierbei gibt es keine klassische Projektplanung, es wird kein Zeitraum festgelegt und kein Mitarbeiter muss einer bestimmten Rolle gerecht werden. Vielmehr hat jedes Teammitglied zu jeder Zeit Einblick und Zugriff auf sämtliche Aufgabenbereiche.
Dieses grosse Mitspracherecht innerhalb der gesamten Belegschaft macht es möglich, dass Aufgabenstellungen von verschiedenen Perspektiven aus betrachtet werden können und die Ideen sämtlicher Mitarbeiter einfliessen. Insbesondere die Kunden sind beim agilen Projektmanagement keine Randfiguren, sondern werden aktiv miteinbezogen. Sie haben stets die Möglichkeit, Wünsche zu äussern und der Agentur neue Anreize zu geben.
Trotz der vielen Freiheiten und liberalen Arbeitsweise dieses Modells braucht es dennoch eine gewisse Grundstruktur und Dokumentation, um eine Übersicht zu schaffen, Ressourcen zu planen oder Zeiten korrekt abzurechnen. Und hierbei sind heutzutage oft Softwares im Einsatz. Umfassende Programme beinhalten verschiedene Tools, die fürs Planen und Managen benötigt werden: Zum Beispiel die Leistungserfassung auf Arbeitspaketen, die Verwendung von Vorlagen oder das Managen von Angeboten. Die Projekte einer Agentur sollen so bestmöglich abgebildet werden, damit flexible Zusammenarbeit funktioniert.
Klassisches Projektmanagement: Nachvollziehbarkeit und Klarheit
Beim klassischen Projektmanagement liegt der Fokus ganz klar auf dem Ziel – und der Weg bis dorthin wird penibel dokumentiert. Auch ein fixer Zeitraum wird schon zu Beginn des Projekts festgelegt und jedes Teammitglied arbeitet in einem ganz bestimmten Bereich. Die verschiedenen Phasen des Auftrags werden sukzessive vom jeweils zuständigen Mitarbeiter abgearbeitet. Das heisst allerdings auch: Der Ausfall einer Person kann bereits das gesamte Projekt stoppen.
Für den Kunden bedeutet diese Art des Projektmanagements, dass sein Mitspracherecht nach dem Vertragsabschluss endet. Er wird einmal um seine Vorstellungen gebeten, neue Wünsche während des Projektverlaufs werden jedoch nicht mehr berücksichtigt. Updates zwischendurch gibt es nicht – nur das Endresultat wird dem Kunden entgegengebracht. Dieser Ablauf ist in vielen Agenturen nach wie vor Usus. Die Bereitschaft zu Veränderungen ist jedoch da.
Rücksprache mit Beteiligten eines Projekts erhöht die Arbeitseffizienz für alle
(Bild Tumisu via Pixabay)
Agiles vs. klassisches Projektmanagement: die Vor- und Nachteile
Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile, wobei sich das agile Projektmanagement heutzutage immer besser behaupten kann. Ein Grund dafür ist die hohe Kundenzufriedenheit. Dabei spielt Kommunikation eine wichtige Rolle. Gibt es hingegen keinen Support oder keine Rückmeldungen, so sind Verbraucher und Endkunden rasch unzufrieden. Das gilt für alle Branchen, betrifft aber ganz besonders den Dienstleistungsbereich, zu dem Agenturen bekanntlich zählen. Zusammengefasst lassen sich daher folgende Vor- und Nachteile skizzieren:
Die Vorteile des agilen Projektmanagements:
• Umfang und zeitlicher Aufwand für Projekte lassen sich flexibel anpassen
• Kunden haben während der Projektlaufzeit Mitspracherecht
• Regelmässige Zwischenstände ermöglichen Kunden die Äusserung von Wünschen
• Motivation im Team steigt durch flache Hierarchien und Teamwork
• Am Ende stärkere Kundenzufriedenheit dank ausgeprägter Kommunikation
Die Nachteile des agilen Projektmanagements:
• Mehr Zeitaufwand für Kommunikation
• Mangelnde Dokumentation kann den Gesamtüberblick erschweren
• Kein planbares Endergebnis zu Beginn
Die Vorteile des klassischen Projektmanagements:
• Projektumfang wird anfangs festgelegt
• Team arbeitet linear von Phase zu Phase
• Ausführliche Dokumentation des gesamten Projekts
Die Nachteile des klassischen Projektmanagements:
• Weniger Einfluss der Kunden auf das Projekt
• Ausfall eines einzelnen Teammitglieds bringt das Projekt zum Stocken
• Penible Dokumentation frisst wertvolle Zeit
Beide Varianten des Projektmanagements können effizient genutzt werden. Welche Variante für die eigene Agentur letztendlich zielführend ist, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel von individuellen Vorlieben, dem Tätigkeitsbereich oder den vorhandenen Ressourcen. Mittlerweile gibt es allerdings auch schon das hybride Projektmanagement, bei dem versucht wird, das Beste aus den zwei Welten zu vereinen.
Allgemein lässt sich jedoch feststellen, dass vermehrt auf agiles Projektmanagement gesetzt wird, um möglichst flexibel arbeiten zu können und den Kunden zufriedenzustellen. Denn das fördert langfristig auch die Kundenbindung.
Doch Achtung: Agiles Projektmanagement verändert auch die Verhältnisse innerhalb einer Agentur. Starre Prozesse werden aufgeweicht, eine ständige Kontrolle ist hier fehl am Platz. Stattdessen muss mehr Wert auf die Meinung jedes einzelnen Mitarbeiters gelegt werden. Das hat aber auch Vorteile: Zum Beispiel kann die Motivation der Teammitglieder dadurch steigen.