Agentic AI im indirekten Einkauf: Vom Hype zum echten Nutzen

Künstliche Intelligenz (KI) macht auch vor dem indirekten Einkauf nicht halt. Gerade in komplexen Procurement-Umgebungen schlummern enorme Potenziale für eine KI-gestützte Automatisierung von Routineprozessen. Insbesondere Agentic AI-Anwendungen, die als autonome Assistenten mit minimaler menschlicher Steuerung alltägliche Aufgaben eigenständig übernehmen und dadurch die Mitarbeitenden spürbar entlasten, eignen sich hierbei besonders gut. Laut McKinsey könne die Effizienz im Einkauf durch derartige KI-Agenten um 25 bis 40 Prozent erhöht werden.

Das Zielbild für Unternehmen, die nach einem Plus an Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit streben, ist häufig No-Touch-Procurement. Mitarbeitende sollen in die Lage versetzt werden, ihre Bedarfe selbstständig und regelkonform decken zu können – ohne dass die Einkaufsabteilung dabei jeden Schritt manuell begleiten oder freigeben muss. Entscheidend ist dabei die konsequente Einhaltung von Einkaufsrichtlinien: Sie verhindert Maverick Buying, sorgt für die Einhaltung von Budgets und Freigaberegeln und reduziert Risiken – von Fehlbestellungen bis hin zu Compliance- und Audit-Verstössen. Wie KI-Agenten auf dem Weg dahin unterstützen können, zeigt BeNeering. Die folgenden sechs intelligenten Assistenten veranschaulichen konkrete Einsatzfelder von KI-Agenten im indirekten Einkauf.

Die erste Hürde im indirekten Einkauf sind häufig heterogene Beschaffungskanäle, angefangen von internen Katalogen und Lagervorräten über Online-Marktplätze bis hin zu Rahmenvertragslieferanten. Universelle Suchagenten (Universal Search Agents) fungieren hier als zentrale, fehlertolerante Recherchehelfer. Mit nur einer Eingabe durchforsten sie binnen Sekunden sämtliche verfügbaren Quellen, selbst bei Tippfehlern oder abweichenden Begriffen. Die Ergebnisse werden dabei so gefiltert und priorisiert, dass bevorzugte Lieferanten und regelkonforme Optionen gemäss unternehmensspezifischer Einkaufsrichtlinien und Preisregeln zuerst angezeigt werden. Indem alle Kanäle gebündelt und Unternehmensvorgaben automatisch berücksichtigt werden, verbirgt der KI-Agent die Komplexität vieler Bezugsquellen hinter einer einzigen Suchanfrage. Dadurch finden Anwendende schneller, wonach sie suchen, und erfüllen nebenbei automatisch auch alle geltenden Compliance-Vorgaben.

Was passiert jedoch, wenn ein benötigter Artikel nirgendwo digital katalogisiert ist? In der Praxis führt dies oft zu informellen Bestellungen per E-Mail oder unstrukturierten Freitext-Bestellanforderungen – mit zusätzlichem Aufwand und erhöhtem Fehlerrisiko. An dieser Stelle kommen Freitexteingabe-Agenten (Free Text Intake Agents) ins Spiel: Sie verstehen natürliche Sprache und überführen unstrukturierte Bedarfe in formal korrekte Bestellanforderungen. Aus einer kurzen Beschreibung – oder auf Basis eines vorliegenden Lieferantenangebots – erzeugt der Agent eine präzise Produkt- oder Leistungsbeschreibung, ergänzt fehlende Angaben wie Materialgruppe, Kostenstelle, Liefertermin oder Sachkonto und berücksichtigt dabei die geltenden Compliance-Vorgaben. So werden auch nicht-katalogisierte Bedarfe standardisiert, Fehler und Nacharbeiten sinken spürbar – und Mitarbeitende weichen seltener auf inoffizielle Beschaffungswege aus.

Komplexe Einkaufsrichtlinien und unklare Genehmigungswege führen nicht selten zu Unsicherheiten bei den Bedarfsträgern. Darf ich diese Dienstleistung direkt beauftragen? Brauche ich für jene Bestellung eine Freigabe? Solche Fragen beantworten auf Einkaufsrichtlinien spezialisierte KI-Agenten (Procurement Policy Advisors) in Sekundenschnelle via Chat. Als smarte Chatbots sind sie rund um die Uhr erreichbar und liefern Auskunft zu Richtlinien, Prozessen und Sonderfällen. Völlig unerheblich, ob es um die Buchung eines Hotels, den Kauf eines speziellen Arbeitsmittels oder Ausnahmeregelungen geht – der virtuelle Richtlinien-Berater kennt die internen Einkaufsregeln im Detail. Anwendende formulieren ihre Frage in natürlicher Sprache und erhalten eine verständliche Antwort in Textform mit Direktlink zur passenden Richtlinie oder Hilfeseite. Das reduziert Rückfragen und Fehlinterpretationen deutlich, da mühsames Suchen in langen PDF-Dokumenten oder auf Intranet-Seiten entfällt.

Der Mehrwert steigt, wenn der Chatbot nicht bei der reinen Regelauskunft stehen bleibt, sondern Richtlinienwissen und Prozessdaten zusammenführt. Dann lässt sich per Chat nicht nur klären, was erlaubt ist, sondern auch, wo eine Anforderung gerade steht – vom Status des Warenkorbs über zugehörige Dokumente bis hin zu offenen Freigaben. Auch ERP-nahe Informationen wie der Status einer SAP-Bestellanforderung, der Bestellstatus oder Bestellhistorien werden auf Wunsch unmittelbar abrufbar. So sinken Nachfassmails, Genehmigungen werden beschleunigt und der gesamte Prozess wird für Bedarfsträger sowie Einkaufsteams transparenter und nachvollziehbarer.

Für strategische Einkäufer und Einkaufsteams liegt eine weitere Herausforderung im Sourcing von Angeboten und der Durchführung von Ausschreibungen. Hier kann ein RFQ (Request for Quotation) Agent wertvolle Dienste leisten. Er analysiert relevante historische Einkaufsdaten wie frühere Preise und Lieferantenleistungen, schlägt auf Basis früherer Ausschreibungen mögliche Qualifizierungsfragen an Lieferanten vor und bezieht definierte Kriterien wie bevorzugte Vertragslieferanten oder Nachhaltigkeitsbewertungen ein. Zudem unterstützt er bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen, sammelt eingehende Angebote strukturiert an einem Ort und bereitet Unterschiede in Preis, Lieferzeit oder Leistungsmerkmalen übersichtlich auf. Dadurch werden Sourcing-Prozesse beschleunigt, und Einkaufsteams gewinnen Zeit für Verhandlungen und strategische Themen.

Sobald Angebote vorliegen, stellt sich die nächste zentrale Frage: Stimmen Preise und Kalkulationslogiken tatsächlich mit den vereinbarten Konditionen überein – insbesondere dann, wenn Preise auf Komponentenebene berechnet werden oder Lieferanten Positionen bündeln, Optionen ergänzen oder alternative Komponenten anbieten? Ein KI-Agent zur Angebots- und Preisprüfung nimmt ein Lieferantenangebot – häufig als PDF – entgegen, strukturiert es nach Positionen und überführt diese inklusive zugehöriger Komponenten in einen Warenkorb. Anschliessend gleicht er die Preisbestandteile mit hinterlegten Vertragslogiken ab, zum Beispiel mit katalogisierten Komponentenpreisen aus bestehenden Lieferantenverträgen. Abweichungen werden sichtbar, bevor sie in die Bestellung übernommen werden. Zusätzlich kann der Agent Alternativen aufzeigen und nicht-native Komponenten gezielt ersetzen, um Kostenpotenziale zu nutzen und die Vertrags-Compliance sicherzustellen – ohne dass Einkaufsteams jedes Angebot manuell auseinanderrechnen müssen.

Nachdem eine Bestellung aufgegeben wurde, beginnt in der Regel die Nachverfolgung. Bestellbestätigungen der Lieferanten müssen geprüft, Abweichungen erkannt und gegebenenfalls Massnahmen ergriffen werden. Besonders aufwändig wird es, wenn Lieferanten Bestellbestätigungen per E-Mail übermitteln – dann werden Prüfungen schnell zu einer stark manuellen Aufgabe. KI-Agenten für die Auftragsbestätigung (Order Confirmation Agents) übernehmen diesen Abgleich automatisch: Sie prüfen eingehende Bestellbestätigungen gegen die ursprüngliche Bestellung und erkennen Abweichungen etwa bei Liefermenge, Preis oder Liefertermin. Der KI-Agent informiert die zuständigen Mitarbeitenden und kann Folgeaktivitäten vorbereiten, um die Klärung schnell anzustossen. So bleiben Änderungen nicht unbemerkt, und manuelle Kontrollen sowie Nacharbeiten entfallen weitestgehend.

Die genannten KI-Agenten optimieren jeweils eine spezifische Aufgabe im indirekten Einkauf durch intelligente Automatisierung und Hilfestellung. Doch erst im Zusammenspiel kann ihr volles Potenzial ausgeschöpft werden: Sie ermöglichen einen durchgängigen digitalen Prozess, der sich für die Anwendenden reibungslos anfühlt – vom Bedarf bis zur Bezahlung. Am Anfang stehen universelle Suchagenten, die Mitarbeitenden kanalübergreifend und regelkonform all das auffindbar machen, was sie benötigen. Findet sich kein Treffer, übernimmt der Freitexteingabe-Agent und wandelt informelle Bedarfe in valide Bestellanforderungen um.

Parallel sorgt der Policy Advisor inklusive Compliance- und Status-Check für Orientierung und Transparenz, indem er Regelfragen beantwortet und den Status laufender Vorgänge sichtbar macht. Für komplexere Beschaffungen unterstützt der RFQ Agent die Einkäufer mit Datenintelligenz im Sourcing, während Agenten für die Bestellbestätigungsprüfung und Agenten für die Angebots- und Preisverifizierungdabei dabei helfen, Abweichungen und Risiken in der Abwicklung sowie auf Angebotsseite frühzeitig zu erkennen. So behalten Einkauf und Bedarfsträger den Überblick, ohne jeden Prozessschritt manuell begleiten zu müssen.

Indirekte Beschaffung entscheidet im operativen Alltag oft darüber, ob eine Organisation schnell und reibungslos arbeiten kann oder in Abstimmungen und Nacharbeiten stecken bleibt. Gerade bei Lizenzen, Dienstleistungen und kleineren Anschaffungen treffen hohe Taktung und grosse Vielfalt auf Prozesse, die historisch gewachsen sind und teilweise noch manuell ablaufen. Daraus entsteht eine Dynamik, in der Routinevorgänge unverhältnismässig viel Aufmerksamkeit binden, Freigaben Zeit kosten und Transparenz oft erst im Nachhinein hergestellt wird.

Agentic AI eröffnet hier eine neue Perspektive. Anstatt lediglich einzelne Schritte zu automatisieren, ermöglicht sie eine durchgängige Orchestrierung der Prozesskette. Intelligente Agenten können Bedarfe erfassen, sie mit Compliance-Richtlinien abgleichen, geeignete Lieferantenoptionen identifizieren, Bestellungen anstossen und Folgeprozesse überwachen. So wird No-Touch-Procurement realistisch: Standardvorgänge laufen weitgehend ohne operatives Eingreifen, während sich die Verantwortung von Einkauf und Fachbereichen auf Ausnahmen, Verhandlungen und strategische Entscheidungen verlagert.

BeNeering zählt zu den führenden Anbietern KI-gestützter Lösungen für die indirekte Beschaffung. Gegründet 2007 von erfahrenen SAP-Lösungsarchitekten, vereint BeNeering modernste Technologie mit digitalisierten Best Practices. www.beneering.com