Die Auswahl einer Business Software lässt verschiedene Lösungswege zu, selten gibt es ein klares „Falsch“. Einige abenteuerliche Ansätze, die geradewegs und unbeirrbar zu den bekannten Projektschwierigkeiten führen, sollte man aber vermeiden. Unsere 8 Tipps für die Auswahl der Business-Software-Lösung helfen Ihnen, die richtige Lösung sowie den passenden Software-Partner zu finden.
Wenn ein Unternehmen eine in die Jahre gekommen IT-Lösung ablösen oder auch ganz frisch eine Business Software einführen möchte, dann steht es vor einer grossen Herausforderung: Wie finden wir die am besten für uns geeignete IT-Lösung? Und welches ist für uns der richtige Implementierungs-Partner?
Manchmal geht es ganz einfach: Eine Bekannte arbeitet in derselben Branche, sie hat das System X, ist zufrieden damit und deshalb führen auch wir das System X ein und alles ist gut. Doch das ist eher selten der Fall, denn kein Unternehmen ist wie das Andere.
Deshalb braucht es eine sorgfältige Evaluation der passenden Business IT, damit Ihr Unternehmen gerüstet ist für die Herausforderungen der digitalen Zukunft.
8 Tipps für Ihren Projekterfolg
- Ganzes Angebot
Die Auswahl an Anbietern und entsprechender IT-Lösungen ist enorm. Alleine in der Schweiz buhlen im Bereich ERP-System über 120 Anbieter mit mehr als 160 Produkten um die Gunst der Unternehmen. Es lohnt sich, sich hier eine Übersicht zu verschaffen und nicht darauf zu hoffen, dass das System des Nachbarn auch für Ihr Unternehmen passen könnte. Gehen Sie deshalb immer von der ganzen Angebotspalette aus und entscheiden Sie sich nicht zu schnell für einen Anbieter. Ein guter Start ist die topsoft Marktübersicht, in der alle wichtigen Anbieter der Schweiz vertreten sind. - Prozesse
Analysieren Sie zuerst die Prozesse und listen Sie diese akribisch auf. Sie werden überrascht sein, wie viele Prozesse es in Ihrem Unternehmen tatsächlich gibt. Dann geht es darum, herauszufinden, welche davon wirklich notwendig sind, welche verbessert und welche abgelöst werden können. Dann definieren Sie die funktionale Abdeckung der Anforderungen und bringen Sie diese in einem umfassenden Lastenheft zusammen. Übrigens: Es kann sich finanziell lohnen, die eigenen Prozesse an diejenigen der Software anzupassen statt umgekehrt. - Zukunft
Die Digitalisierung bringt fast täglich Veränderungen, Chancen, aber auch Risiken. Denken Sie voraus und versuchen Sie die Anpassungen des Systems an zukünftige Bedürfnisse abzuschätzen. Planen Sie zum Beispiel einen Ausbau des Online-Angebots? Bietet Ihnen der Digitale Wandel Chancen für neue Dienstleistungen? Ist die Expansion ins Ausland geplant? Je weiter Sie denken, desto weniger müssen Sie später teure Nachrüstungen an der Software vornehmen lassen. - Potenzial des Partners
Fakt ist: Mit Ihrem Software-Partner werden Sie eine ganze Weile zusammenarbeiten. Beurteilen Sie deshalb das Potenzial des Systemlieferanten. Ist er gross genug, um auch Ihren wachsenden Ansprüchen zu genügen? Wie wird der Support sichergestellt? Wie sehen die Zukunftsperspektiven des Anbieters aus? - Referenzen
Referenzen sind viel mehr wert als glänzende Bilder in Hochglanzbroschüren oder clevere Präsentationen auf dem Bildschirm. Lassen Sie sich deshalb Namen von Referenzkunden geben, besuchen Sie Unternehmen mit ähnlichen Anforderungen. Lassen Sie sich zeigen, wie dort mit dem System gearbeitet wird, sprechen Sie über die Erfahrungen mit der IT-Lösung. Und wichtig: Verlassen Sie sich nicht einfach auf Aussagen von Kollegen und Partnern, denn deren Lösung muss nicht zwingend die Passende für Ihr Unternehmen sein. - Drum prüfe wer sich bindet…
Hinter der evaluierten Lösung stehen immer auch Menschen, mit denen Sie in den nächsten zehn Jahren zu tun haben. Schon bei der Implementierung werden Sie über eine längere Zeit sehr eng mit diesen Menschen zusammenarbeiten. Und auch danach bleibt die Geschäftsbeziehung über mindestens ein Jahrzehnt bestehen. Beziehen Sie daher eher persönliche Aspekte wie «Sympathie und Chemie» in die Überlegungen und die Auswahl ein. - Ressourcen
Nehmen Sie sich Zeit! Die Einführung eines ERP-Systems braucht Zeit und Geld. Eine ERP-Einführung kann zum Beispiel gut und gerne bis zu einem Jahr dauern. Das Management muss voll und ganz hinter dem Projekt stehen und die nötigen Ressourcen dazu freigeben. Das heisst zum Beispiel, dass das Projektteam von den Alltagsarbeiten freigestellt werden muss, dass die Mitglieder die nötigen Kompetenzen erhalten und dass beim Zeitplan ein grosszügiger Puffer eingebaut wird. Denn oft tauchen Probleme erst auf, wenn man schon mitten in der Arbeit ist. Lieber zu viel Zeit einplanen als zu wenig. - Schulung, Schulung, Schulung
Und ganz wichtig: Unterschätzen Sie nicht die Anwender-Schulung. Sie ist wichtig und braucht Zeit! Gerade auch wenn zum Beispiel Prozesse neu gedacht werden mussten, wird die Umstellung für viele Mitarbeitende nicht einfach sein. Es ist sehr wichtig, alle mit ins Boot zu holen. Deshalb lohnt es sich, auch Zeit und Geld in die Schulung und den Support zu stecken. Denn ist den Mitarbeitenden klar, dass sie sich jederzeit Hilfe holen können, werden sie das neue System auch bei Unsicherheiten nutzen.
Neutrale Consultants als Erfolgsfaktor
Die Auswahl und Implementierung einer neuen Unternehmenssoftware ist aufwendig, braucht Zeit und ist kostenintensiv. Deshalb kann es sich lohnen, sich hier externe Hilfe zu holen. Spezialisierte Consultants können Ihnen zur Hand gehen und den Verantwortlichen in den Unternehmen helfen, sich im Dschungel der Angebote zurechtzufinden. Auch dienen sie als Ansprechpartner für die IT-Anbieter, sie sprechen die gleiche Sprache und vertreten das Unternehmen.
Achten Sie aber darauf, dass der jeweilige Berater, die jeweilige Beraterin sich nicht einem bestimmten IT-Anbieter verpflichtet fühlt. Denn dann ist kaum mit einer neutralen Beratung zu rechnen. Auch spezialisieren sich viele Consultants auf spezifische Branchen (z. B. Handel, Fertigung, Dienstleistungen...) und es gilt, auch hier die richtigen Personen zu engagieren.
Im topsoft Consulting-Netzwerk finden sich Beraterinnen und Berater, die anbieterneutral sind und als Stimme des Anwenders fungieren. Sie kennen sich bestens aus und sind auch in vielen Branchen zuhause.
Die Einführung einer neuen Business-Software-Lösung bietet viele Chancen für Wachstum und Erfolg. Wenn man einen Plan hat! Haben Sie Fragen? Gerne helfen wir Ihnen und Ihrem IT-Projekt zum Erfolg. www.topsoft.ch/consulting
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