Ablösung Einzahlungsscheine am 30.09.2022 - Zeit umzustellen auf QR-Rechnung oder eBill

Die Einzahlungsscheine werden per 30. September 2022 für alle Bankkunden in der Schweiz definitiv durch die QR-Rechnung abgelöst. Für Unternehmen ist es jetzt höchste Zeit umzustellen, sofern sie dies noch nicht getan haben. Denn nach dem Stichtag 30. September 2022 verarbeiten die Finanzinstitute keine roten und orangen Einzahlungsscheine mehr – weder online noch am Schalter. Ab diesem Zeitpunkt werden alle Zahlungen auf Basis der heutigen Einzahlungsscheine (ES/ESR) abgewiesen und nicht mehr ausgeführt.

Für Rechnungssteller ist es wichtig, jetzt auf die QR-Rechnung bzw. eBill umzustellen. Denn nur bei einer fristgerechten Umstellung der Rechnungssteller bis spätestens zum 30. September können die Zahlungen der Rechnungsempfänger weiterhin ohne Probleme von den Finanzinstituten verarbeitet werden. Zu beachten sind insbesondere auch die Zustelldauer auf dem Postweg und das Zahlungsziel beim letztmaligen Versand von Rechnungen auf Basis der heutigen Einzahlungsscheine.

Ebenfalls zu berücksichtigen ist die fristgerechte Umstellung von Daueraufträgen auf Basis der orangen Einzahlungsscheine (ESR). Hier gilt es seitens der Rechnungssteller, die Rechnungsempfänger auf die erforderliche Anpassung hinzuweisen. Rechnungsempfänger sollten in ihren laufenden Daueraufträgen die Kontoverbindung an die QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz anpassen. Denn Daueraufträge, die auf den ESR basieren, werden nach dem 30. September ebenfalls nicht mehr ausgeführt.

Gemäss einer repräsentativen Studie des Markt- und Meinungsforschungsinstituts gfs.bern nimmt die Umstellung der Unternehmen auf die QR-Rechnung Fahrt auf. Bereits letzten Herbst planten rund zwei Drittel aller Schweizer Unternehmen die Umstellungsarbeiten zeitgerecht abzuschliessen und 38% aller Unternehmen waren in der Lage, QR- oder eBill-Rechnungen auszustellen. 94% der befragten Unternehmen wussten von der Umstellungspflicht und 81% kannten das genaue Enddatum der Einzahlungsscheine. Tendenz steigend. Die Studie zeigt auch, dass die QR-Rechnung bereits im Alltag angekommen ist und überzeugt: Wer schon umgestellt hat, sammelt damit grösstenteils gute Erfahrungen und ist mit der QR-Rechnung in der Anwendung zufrieden: 72% sind sehr oder eher zufrieden, nur gerade 4% sehr oder eher unzufrieden. 

Unternehmen, die sich bis heute noch nicht mit der Umstellung befasst haben, wird empfohlen, umgehend ihre Bank und ihren Softwarepartner zu kontaktieren. Diese leisten Unterstützung bei den erforderlichen Planungs- und Umstellungsarbeiten auf die QR-Rechnung. Der Zahlungsverkehr und insbesondere die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung von Rechnungsstellern mit Hard- und Software-Lösungen müssen rechtzeitig umgestellt werden.

Falls die QR-Rechnung in Papierform erstellt wird, ist eine Perforation zwischen den Angaben zur Rechnung und des Zahlteils sowie zwischen dem Zahlteil und dem Empfangsschein obligatorisch. Dies sollte bei der Rechnungserstellung auf keinen Fall vergessen werden, da die Perforation zwingend notwendig ist für eine automatisierte Verarbeitung der QR-Rechnung. Zudem ist sie ein wichtiges Orientierungsmerkmal für Personen mit Sehbeeinträchtigungen. 

Für weitere Informationen zur QR-Rechnung und eBill wenden sich Rechnungsempfänger an ihre Bank. Rechnungssteller und Unternehmen mit Hard- und Software-Lösungen kontaktieren ebenfalls ihre Bank und/oder ihren Softwarepartner.

Weiterführende Informationen zur Rechnungsstellung finden Sie hier:

Thomas Reske ist Senior Product Manager bei SIX