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ABACUS Research, die Schweizer Softwareentwicklerin von Geschäftssoftware für KMU, hat die Funktionalität ihrer gratis verfügbaren mobilen Spesen- und Leistungserfassung-App AbaCliK ausgebaut. Dazu gekommen sind eine automatische Zeiterfassung, ein Employee-Self-Service für den mobilen Zugriff auf Personaldaten, ein Messaging-System, dank dem Firmen gezielt mobile Mitarbeitende informieren können, und die Möglichkeit des Datenaustauschs mit der betriebswirtschaftlichen ABACUS Software.
AbaCliK ist in der ersten Version als mobile Spesen- und Leistungserfassung entwickelt worden, die sich sowohl privat als auch firmenweit nutzen lässt. In der nun vorliegenden Fassung ist die App um Funktionen ergänzt worden, mit deren Hilfe Anwender die erfassten Leistungen mit der ABACUS Business Software synchronisieren können. Diese entscheiden, welche Informationen erfasst werden sollen und ob eine Synchronisation mit dem ABACUS ERP stattfinden soll.
Automatische Arbeitszeiterfassung
Automatische Arbeitszeiterfassung
Jetzt beherrscht AbaCliK auch die automatische Arbeitszeiterfassung. Sie wird von der iBeacon- oder RFID-Technikunterstützt, welche dafür sorgt, dass die App im Zusammenspiel mit einem Smartphone automatisch registriert, wann jemand seinen Arbeitsort betritt oder verlässt. Damit automatisiert ABACUS die Überprüfung und das Nachweisen gesetzlich vorgeschriebener Arbeits- und Pausenzeiten von Mitarbeitenden. Artikel 46 des Arbeitsgesetzes und Artikel 73 der SECO-Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz verpflichten Arbeitgeber die täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten sowie die Einhaltung der Pausen ihrer Mitarbeitenden zu dokumentieren. Ausserdem ist die App nun in der Lage, Bar- oder QR-Codes zu lesen. In der Baubranche etwa werden diese zur Erfassung der unterschiedlichen Arbeitsvorgänge genutzt, indem sie von den Mitarbeitenden jeweils ab Arbeitsblättern, die mit den diversen Bar-Codes für Aktivitäten wie das Arbeiten, das Fahren oder für Pausen versehen sind, vor Ort gescannt werden.
Employee-Self-Service
Eine weitere Neuerung von AbaCliK betrifft den Employee-Self-Service (ESS). Diese Funktion erlaubt den mobilen Zugriff auf die Personaldaten der ABACUS Business Software durch die Angestellten und deren Bewirtschaftung auf dem Smartphone. Ein Mitarbeitender kann damit persönliche Daten wie etwa seine Adresse, seinen Zivilstand und seine Bankkoordinaten im ERP-System ändern sowie Absenzen, Ferien und krankheits-, unfall- sowie militärisch und zivilschützerisch bedingte Abwesenheiten unmittelbar kommunizieren. Im Gegenzug ist sein Arbeitgeber in der Lage, Lohnabrechnungen oder den Lohnausweis direkt auf das Smartphone des Mitarbeitenden zu senden. Auch betriebliche Genehmigungsprozesse werden dadurch vereinfacht. Mit Hilfe der Visumskontrolle können Vorgesetzte direkt Spesen genehmigen oder Kreditorenrechnungen visieren. Über eine Messaging-Funktion lassen sich zudem Mitteilungen ohne Umwege direkt an Firmenangehörige spezifisch adressieren, sei es an die gesamte Belegschaft, an Teams oder an den einzelnen Mitarbeitenden.
Employee-Self-Service
Nahtlose Integration in die ABACUS Business Software
Mit einer ABACUS Lizenz ist der wechselseitige Informationsaustausch zwischen AbaCliK und dem ABACUS ERP-System garantiert. Sämtliche Erfassungen lassen sich mit einem Klick in die betriebswirtschaftliche Software von ABACUS übertragen. Die Steuerung der Integration erfolgt über das ABACUS eigene Webportal AbaSky, das die Zugriffberechtigungen regelt. Aber auch Anwender, die über keine Anbindungsmöglichkeit ans ABACUS System und über keine ABACUS Lizenz verfügen, können die Vorteile von AbaCliK nutzen. Sämtliche über die App erfassten Leistungen, Ausgaben und Informationen können via E-Mail verschickt werden, so dass Auftrag-, Arbeitgeber, Treuhänder oder Buchhalter mit den erfassten Daten zur Weiterverarbeitung bedient werden können.
Diverse Vorteile
Mit Hilfe eines mobiles Ausgaben- und Leistungsmanagements ergeben sich für Unternehmen wesentliche Vorteile: Die Studie „The Travel and Expense Management Guide 2014“ der Marktforscherin Aberdeen etwa belegt, dass sich dadurch Betriebskosten reduzieren und legale Bestimmungen und Richtlinien leichter einhalten lassen sowie die Produktivität durch Zeitersparnis gesteigert wird.
Smartphone oder iPod touch
AbaCliK benötigt nicht zwingend ein Smartphone für den Betrieb, da die App problemlos auch auf dem Apple-Abspielgerät iPod touch installiert und verwendet werden kann. Das ermöglicht die Optimierung der Arbeitsprozesse ohne die zusätzliche Anschaffung eines teuren Smartphone, wodurch als Zweites auch die Kosten des Handy-Abonnements entfallen.
Verfügbarkeit von AbaCliK
AbaCliK für Android und iOS ist kostenlos, enthält keine Werbung, benötigt keine Registration und lässt sich vom Apple App Store oder vom Google Play Store herunterladen. Ab sofort ist die neue Version aufgeschaltet. Sollen die Daten mit der ABACUS Business Software synchronisiert werden, betragen die Kosten pro Anwender fünf Franken monatlich.
Erfahren Sie hier mehr zu AbaCliK.
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