In vielen Büros beeinträchtigen umständliche oder chaotische Ablagesysteme die Arbeitseffizienz. Es spricht deshalb viel für eine umfassende Digitalisierung der Dokumentenablage. Aber Vorsicht: Digitalisierung bedeutet nicht automatisch eine übersichtliche Ablage.
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Beherzigen Sie folgende Schritte, um die Digitalisierung der Dokumentenablage sowie das anschliessende Ablegen zum Erfolg zu führen.
1. Überlegen Sie sich vor der Digitalisierung eine geeignete Ordnerstruktur
Bei der Implementierung einer neuen digitalen Dokumentenablage empfiehlt sich eine strukturierte Vorgehensweise. Manche begehen den Fehler, dass sie motiviert Dokumente einscannen und auf dem Desktop sammeln. In einem zweiten Schritt müssen sie diese dann aufwendig sortieren.
2. Ein konkretes Ordnersystem wählen
Es existieren vielfältige Ablagesysteme, die Sie prinzipiell anwenden können. Wichtig ist, dass Sie folgende Fehler vermeiden:
- Die schlechteste Variante ist, sämtliche Dokumente auf dem Desktop abzulegen. Sie verlieren rasch den Überblick.
- Beschränken Sie zudem die Anzahl der Ordner. Bei zu vielen Ordnern wissen Sie nicht mehr, wo sich Dokumente befinden.
- Begrenzen Sie auch die Anzahl der Ebenen. Bestenfalls öffnen Sie eine Datei spätestens mit dem dritten Klick.
Die Ordner auf allen Ebenen sollten Sie mit präzisen Namen versehen.
3. Das neue Ablagesystem mit Dateien füllen
Nun können Sie Ihre Dokumente in die einzelnen Ordner kopieren beziehungsweise dort abspeichern. Beginnen Sie am besten mit allen Dokumenten, die Ihnen in digitaler Form vorliegen. Erst danach sollten Sie sich den Dokumenten in Papierform widmen. Scannen Sie diese Unterlagen ein.
4. Die Effizienz maximal steigern: Dokumente umfangreich digitalisieren
Wenn Sie sich für ein digitales Dokumentenmanagement entscheiden, sollten Sie Schritt für Schritt Dokumente in Papierform komplett abschaffen. Es lässt sich nicht verhindern, auch weiterhin einzelne Rechnungen und andere Unterlagen auf Papier zu erhalten. Digitalisieren Sie diese sofort. Dafür können Sie auf unterschiedliche Softwareprogramme zurückgreifen. Ein Buchhaltungsprogramm pflegt die digitalisierten Daten z.B. gleich automatisiert in Ihre Finanzbuchhaltung ein.
5. Denken Sie an einen zuverlässigen Schutz für Ihre Daten!
Mit der Digitalisierung der Dokumentenablage steigern Sie Ihre Effizienz und reduzieren Ihre Kosten. Beachten Sie aber, dass Sie Ihre Dateien umfangreich schützen müssen. Datenverluste würden fatale Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Mit regelmässigen Backups verhindern Sie diesen Gau. Eine weitere Gefahr stellt das Hacking dar. Mit wirksamen Schutzmassnahmen meiden Sie den Zugriff unbefugter Dritter.
6. Zugriffsrechte auf Ordner organisieren und verwalten
Zugriffsrechte sollten klar und transparent geregelt sein. Den Zugriff sollten Sie nur erlauben, wenn Angestellte diesen für ihre Arbeit benötigen. Ansonsten besteht die Gefahr von Datenlecks und der Verletzung des Datenschutzes.
7. Nutzen Sie die Unterstützung von professionellen Anbietern für das Dokumentenmanagement
Die Digitalisierung der Dokumentenablage ist ein komplexer Prozess. Das macht diese Schritt-für-Schritt-Anleitung deutlich. Lassen Sie sich von Spezialisten für Digitalisierungsprozesse helfen!
Wollen auch Sie die Effizienz in Ihrer Firma mit einer digitalen und systematischen Dokumentenablage erhöhen? Dann kontaktieren Sie uns.
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