Garagen üben offenbar eine magische Ausstrahlung auf den Erfolg von Unternehmen aus. Nicht nur bekannte Softwarefirmen haben dort ihren Ursprung, sondern auch die 1992 gegründete Tecnofil. Aus bescheidenen Anfängen ist heute ein erfolgreiches KMU mit über 80 Mitarbeitenden geworden. Im aargauischen Gränichen produziert das KMU ein Filtervollsortiment, welches den höchsten Ansprüchen und Standards für verschiedenste Anwendungen in der Luft- und Flüssigkeitsfiltration entspricht. Zu den Kunden zählen vor allem Lüftungsinstallateure, Industrie- und Gesundheitsbetriebe, aber auch diverse Strom- und Telekommunikationsunternehmen. Im Bereich der Trinkwasserversorgung werden die Produkte der Sparte Flüssigkeitsfiltration vorwiegend zum Kontaminationsschutz von Wasserreservoiren und Brunnstuben sowie im Bereich der Trinkwasserinstallationen als Partikelfilter verwendet.

Schon bald nach der Firmengründung etablierte sich die Tecnofil AG erfolgreich am Markt. Damit verbunden verzeichnete man einen deutlichen Anstieg der Anzahl Mitarbeitenden, des Produktesortiments sowie der Produktionsflächen. Zwischen dem Spatenstich für das erste eigene Werk bis zur Eröffnung des dritten Werks im Jahr 2013 vergingen lediglich 8 Jahre. Entsprechend schnell entwickelten sich die Anforderungen an eine professionelle Unternehmenslösung. Zudem geht man bei der Tecnofil AG davon aus, dass der Bereich E-Commerce immer wichtiger werden wird. «Im Fokus des Handels stehen bei uns immer der Kunde und seine Bedürfnisse», erklärt Tecnofil-CEO Stephan Roos. «Dank der hohen Beratungskompetenz unseres Aussendienst- und Technikteams finden wir auch in kniffligen Situationen stets die passende Lösung.» Die kundenorientierte Unternehmensstrategie führte massgebend dazu, dass man sich im Rahmen der Digitalisierung zu einer Erneuerung des ERP-Systems entschloss. 

Die Suche nach einem passenden ERP-System war mit klaren Zielen verbunden. Einerseits wollte man eine Lösung, welche den neusten Technologiestandards entsprach und die Grundlage für die künftige Digitalisierung bot, andererseits galt es umfassende Funktionsanforderungen zu erfüllen. Dazu gehörten unter anderem die direkte Integration von Produktekatalog und Webshop aufgrund der ERP-Stammdaten, mobile Arbeitsplätze, eine elektronische Dokumentenverwaltung und -archivierung, automatisierte Auswertungen, eine vereinfachte Datenpflege und vieles mehr. 

Besonders wichtig war den Projektverantwortlichen bei Tecnofil eine hohe Benutzerfreundlichkeit der Software für ein angenehmes Arbeiten und effiziente Arbeitsabläufe. Nach Möglichkeit, so Stephan Roos, wollte man eine Schweizer Firma berücksichtigen, welche möglichst alles aus einer Hand liefert und flexibel auf die Kundenvorstellungen eingehen konnte. 

Im Herbst 2014 ging es los. Der Anforderungskatalog war klar definiert und lag in Form eines umfassenden Lastenheftes vor. Die Folgemonate waren geprägt von einer intensiven Evaluation verschiedener ERP-Anbieter. Dabei hatte Tecnofil intern frühzeitig ein erweitertes Projektteam gebildet, in dem unter anderem auch die Geschäftsleitung stark vertreten war. Eine Massnahme, welche die hohe Fachkompetenz in den Gesprächen mit den potenziellen Systempartnern garantierte, aber auch später die Akzeptanz und Motivation bei der Projektumsetzung und im produktiven Betrieb gewährleistete. Rund ein halbes Jahr dauerte die Evaluationsphase. Im Frühling 2015 war man überzeugt, mit Opacc den passenden Anbieter und das richtige Produkt gefunden zu haben. Danach ging es schnell. Mitte Juni erfolgte das Kick-off zum Projekt; nur sechs Monate danach wurde das Go-live gefeiert. Dank der strukturierten, transparenten Projektmethodik von Opacc gab es keine nennenswerten Schwierigkeiten bei der Einführung, blickt Stephan Roos zurück und schmunzelt: «Einzig bei der Übernahme der Daten aus dem alten ERP haben wir einige Anläufe gebraucht, bis diese endlich sauber im Opacc ERP waren. Eine kleine Stressphase, welche schlussendlich aber nur dazu geführt hat, dass der Opacc-Projektleiter – nach einiger rauchfreier Zeit – wieder eine Zigarette gebraucht hat...»

Konzeption, Schulung, Programmierung und Parametrierung – so fasst Stephan Roos die von Opacc erbrachten Leistungen zusammen. In Zusammenarbeit mit dem internen Tecnofil-Projektteam wurde gemeinsam eine zukunftsfähige, stabile Lösung geschaffen, welche alle Möglichkeiten der Digitalisierung bietet. Dazu zählt in erster Linie Opacc ERP als Kernstück der neuen Systemumgebung. Hier werden die zentralen Stammdaten geführt, die Warenwirtschaft gesteuert und die Verkaufs- und Einkaufsprozesse abgewickelt. Gleichzeitig übernimmt das ERP auch das Adress-Management, die Verwaltung aller Produktdaten sowie die Bestandsführung. «Die zentrale, redundanzfreie Stammdaten-Führung gehörte zu unseren obersten Zielen», betont Stephan Roos. Dank dem webbasierten Opacc Enterprise CRM Sales arbeiten Innen- und Aussendienst optimal zusammen. Ausgerüstet mit einem benutzerfreundlichen Dashboard erhalten die Anwender damit jederzeit eine aktuelle Übersicht über alle Adressen, Kontaktpersonen, Umsätze, Verkaufschancen und Dokumente. Die integrierte Groupware-Funktion sorgt dafür, dass Kalender, Notizen, Aktivitäten, Aufgaben, Termine usw. mit Outlook synchronisiert werden. Eine TAPI-Schnittstelle verbindet Opacc mit der Telefonanlage, so dass die Mitarbeitenden ihre Anrufe aus dem System tätigen und die entsprechenden Massnahmen direkt wieder ins ERP einfliessen lassen können. Unterstützt werden sie dabei durch das Dokument-Management und -archivierungs-System Opacc DMAS. Damit lassen sich nicht nur sämtliche Dokumenttypen sauber verwalten, sondern auch dank der Volltextsuche jederzeit schnell finden.

Die Einführung der E-Commerce-Anwendung Opacc Enterprise Shop steht kurz vor dem Abschluss. Voll integriert ins ERP-System, werden dann im Online-Bereich alle Anforderung hinsichtlich Produktdarstellung, Lieferung, Verrechnung, Versandkosten-Ermittlung, Reklamationen und Retouren inklusive nachgelagerten Interaktionen abgedeckt. Positiv bewertet Stephan Roos, dass ein ERP-Anbieter eine hohe E-Commerce-Kompetenz erreicht: «Wir haben mit Opacc ein umfassendes System, welches sämtliche Online- und Offline-Prozesse unseres Unternehmens komplett unterstützt.» Hinter den betriebswirtschaftlichen Applikationen bildet Opacc OXAS das digitale Fundament.

OXAS stellt eine systeminterne Plattform für sämtliche Daten aus ERP, CRM und E-Commerce dar. Damit lässt sich der Waren-, Geld-, Leistungs- und Informationsfluss im ganzen Unternehmen steuern. Der Vorteil für 

Tecnofil: Die IT wird homogen, schlank und bleibt dauerhaft flexibel.

Die Kundeninstallation von Opacc bei Tecnofil ist gespickt mit digitalen Highlights. Eine Auswahl zu treffen, fällt auch Stephan Roos schwer: «Zu erwähnen sind sicherlich die weitreichenden Kalkulationsmöglichkeiten, welche bei der Preis- und Offertberechnung wertvolle Dienste leisten. Das vollintegrierte Management-Informationssystem steht dabei keineswegs zurück. Es liefert aktuelle, zuverlässige Daten für die Unternehmensführung auf jeder Führungsebene. Manchmal sind es aber auch gefühlte Kleinigkeiten, welche das System im Alltag so praktisch machen. Die Datenblätter im DMAS zum Beispiel, der mobile Live-Zugriff durch den Aussendienst oder die einfache Datenpflege mittels Massenmutationen oder die Möglichkeit, viele Anwenderfenster und -listen selbst zu erstellen und anzupassen.» Alles in allem, so ist man sich einig, trage die Lösung ungefiltert zum Erfolg der Tecnofil AG bei. 

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