Mit siroop wurde im Mai 2016 nach einer anfänglichen Beta-Phase der erste Online-Marktplatz der Schweiz lanciert. Das Angebot umfasst eines der breitesten und relevantesten Sortimente der Schweiz. Mit mehr als einer Million Produkte von über 500 kleinen und grossen Händlern konnte siroop sein Angebot seit dem Markteintritt stetig vergrössern und im Geschäftsjahr 2017 von anfänglich 500'000 Produkten verdoppeln. Heute profitieren die Kunden von einem einzigartigen Shoppingerlebnis, einem einzigen Ansprechpartner und einem hochqualitativen sowie einheitlichen Service, egal bei welchem Händler eingekauft wird.

 

Ausgangslage

Da der Onlinehandel in der Schweiz zunehmend an Bedeutung gewinnt, können sich Schweizer Händler dank der Zusammenarbeit mit siroop über starke prozentuale Zuwachsraten im Onlinegeschäft erfreuen. siroop setzt sich zum Ziel, den relevantesten Online-Marktplatz in der Schweiz zu etablieren und will so die Schweiz verbinden, noch näher zusammenbringen und den Schweizer Handel in die Digitalisierung begleiten. Gleichzeitig will sich siroop aber auch zusammen mit seinen Händlern und Kunden weiterentwickeln und das umfassende Potenzial im Schweizer Handel nutzen. «Wir wollen das enorme Innovationspotenzial nutzen, um zu jeder Zeit einen Mehrwert für den Händler und Kunden zu schaffen», erklärt Peter Rohn, COO bei siroop.

 

Ziele

Für siroop ist dieses Vorhaben mit klaren Zielen verbunden. Es verlangt einerseits eine volle Konzentration auf das Kerngeschäft, andererseits die Möglichkeit, rasch und gezielt neue Impulse zu setzen und auf Veränderungen schnell reagieren zu können. Dazu müssen administrative Prozesse möglichst vereinfacht und gleichzeitig die Entscheidungsgrundlagen optimiert werden. Um die Geschäftsprozesse mit einem geeigneten ERP-System zu unterstützen, wurde eine integrierte Unternehmenslösung gesucht. Konkret musste eine Software gefunden werden, welche die Bereiche Eigenware, Beschaffung, Händlerabrechnung und den gesamten Finanzbereich bei siroop durchgängig unterstützt. Eine bessere Steuerung, Planung sowie Standardisierung der Prozesse standen dabei im Vordergrund. «Als sehr wachstumsstarkes Unternehmen sind wir auf eine flexible Lösung angewiesen, die sich zusammen mit siroop weiterentwickelt und jeweils gut auf sich neu ergebene Herausforderungen angepasst werde kann. Damit möchten wir unsere Geschäftsbereiche für die Zukunft noch zielführender aufstellen», beschreibt Peter Rohn die Anforderungen.

 

Vorgehen

Da sich siroop intern stark an agilen Prozessen ausrichtet, musste sich auch das ERP-System an diese Gegebenheiten anpassen. Doch nicht nur die Software musste zu den Anforderungen von siroop passen, sondern auch der Lösungspartner. Dieser sollte insbesondere zwei Eigenschaften mitbringen, so Peter Rohn: «Wir haben nach einem flexiblen Anbieter gesucht, der sowohl zum schnellen Wachstum unseres Unternehmens als auch zu unserem Spirit passt.» Mit myfactory Schweiz wurde schlussendlich der ideale Partner mit der passenden Software gefunden. Gemeinsam wurden die Detailanforderungen für das ERP aufgrund des bereits von siroop ausgearbeiteten Grundkonzepts ausgearbeitet. Dabei ist es gelungen, das bewährte Implementierungskonzept von myfactory mit der agilen Herangehensweise von siroop zu verbinden. Beide Parteien zeigten grosse Flexibilität und gingen bei der Umsetzung auf einander zu. Diese Offenheit galt auch für die anderen Partner, welche ins Projekt involviert waren, wie z.B. der Logistikpartner, die internen Entwickler von siroop sowie externe Agenturen. Die Klärung von Abhängigkeiten und die Umsetzung der Anforderungen hat das gesamte Projektteam gemeinsam geleistet. Dabei nutzte siroop das umfassende Leistungsangebot von myfactory. So wurde bei der Anwenderschulung das «Train the Trainer»-Prinzip angewendet. Da siroop die Einführung des ERP-Systems aufgrund der agilen Prozesse nicht nach der Wasserfallmethode verfolgte, gab es kein klassisches «Go-live»-Datum. Vielmehr wurden und werden im Laufe des Projektes permanent Teile der Gesamtlösung aufgeschaltet und für den User nutzbar gemacht.

 

Lösungskonzept

Für die Umsetzung wurde ein grosser Teil des myfactory-Standards implementiert: von der kompletten Beschaffung über das Ordermanagement, die Verkaufspreissteuerung und die Budgetplanung bis zu den nachgelagerten Finanzbuchungen. Als individuelle Anpassung wurde die gesamte Logik der Händlerabrechnung im ERP realisiert. Da myfactory die Möglichkeit bietet, sowohl Online-Prozesse als auch die nachgelagerten Arbeitsabläufe aus einer Hand zu unterstützen, konnte ein rundum durchgängiges System implementiert werden. So können zum Beispiel auch komplexe Preisstrukturen aus dem ERP dem Shop-Besucher direkt zur Verfügung gestellt werden. Sämtliche Warenangaben inklusive Verfügbarkeit, Preise und Bestellnummern müssen entsprechend nur einmal erfasst werden. Umgekehrt fliessen Bestellungen aus dem siroop-Marktplatz direkt ins zentrale ERP-System ein, wo die Daten schnittstellenfrei weiterverarbeitet werden. Auf der anderen Seite kann siroop mit myfactory seine Prozesse in der gewünschten Agilität umsetzen. Einerseits verfügt das Cloud-ERP standardmässig über einen breiten Funktionsumfang, andererseits lässt sich das System dank seiner Webtechnologie problemlos an die Bedürfnisse anpassen. Damit lassen sich auch Prozesse vollständig unterstützen, welche über die eigentlichen Grenzen des ERP hinausgehen. Das mit myfactory umgesetzte Lösungskonzept fügt sich perfekt in die Prozesslandschaft von siroop ein und lässt trotzdem genügend Freiraum für künftige Entwicklungen.

 

Fazit

Da siroop vor der Implementierung über kein integriertes ERP-System verfügte, wurde die tägliche Zusammenarbeit mit einem «Excel-ERP» erledigt. Das erschwerte nicht nur die Übersicht, sondern auch ein schnelles Arbeiten mit standardisierten Abläufen, erinnert sich Peter Rohn. Heute sieht die Situation anders aus: «Die Einführung von myfactory als modernes ERP-System brachte rasch einen grossen Mehrwert mit sich. Der Nutzen für siroop ist enorm. Wir haben nun alle notwendigen Daten an einem Ort, verfügen über eine schnelle und umfassende Übersicht über alle Bereiche. Vor allem die standardisierte und automatische Händlerabrechnung unterstützt uns bei der täglichen Arbeit und macht siroop viel effizienter.»