Die E.J. Gmür AG in Zürich wurde 1951 gegründet und ist ein kompetenter Multidienstleister für die Gastronomie. Heute garantieren 30 Lastwagen die Kühl- oder Tiefkühlkette zum Kunden, dabei stehen 2000 m2 Lagerfläche mit 5000 Artikeln zur Verfügung. Rund um die Uhr überwachen Computer die korrekten Temperaturen im Lager, um die Frische der Waren zu garantieren. Die herausragende Qualität der Produkte und umfassende Dienstleistungen sind Garanten für den anhaltenden Erfolges des Unternehmens. Für Gastrobetriebe erleichtert die Konzentration auf einen einzigen Zulieferer für Tiefgekühltes, Kühl- und Milchprodukte sowie Economat und weitere Küchenprodukte den Alltag - und bringt erst noch bessere Einkaufskonditionen.  

Ausgangslage

Während das Unternehmen bereits seit 2005 erfolgreich mit OpaccERP arbeitete, wurde der Shop sowie das Lager noch immer weitgehend analog geführt. Bis zur Einführung der neuen Lagersoftware wurden Mitarbeitende in der Logistik-Kommissionierung zum Beispiel durch einen Rüstschein unterstützt, was definitiv nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik entsprach. Der Systemwechsel würde somit vor allem mehr Effizienz und Transparenz in die Abwicklung bringen. 

Mit der Implementierung der neuen IT-Anwendung sollte aber auch gleich noch mehr Rechtssicherheit geschaffen werden, ohne die Logistik- und Geschäftsprozesse zu verlangsamen. Das Ziel war, die Abläufe zu automatisieren und effizient in den Gesamtprozess zu integrieren.

Ziele

Die neue Lagerhaltungs-Software sollte nicht nur die Logistik-Prozesse der Gmür AG abbilden, auch die vollständige Anbindung ans ERP bzw. CRM gehörte zu den Anforderungen.

Die Komplexität der Lagerhaltung mit Kühl-, Tiefkühl und Trockenwaren bei der Gmür AG durfte für die zukünftige Software keine Probleme darstellen. So sollte zum Beispiel immer gewährleistet sein, dass von den Produkten genügend Bestand vorhanden ist. Ist dieser kleiner als der definierte Minimalbestand, sollte automatisch die Nachschubsteuerung ausgelöst werden. 

Ein weiteres Beispiel: Für die Kommissionierung nutzen die Lageristen Rollcontainer. Auf einem Rollcontainer werden in 90 Prozent der Fälle nur für einen Kunden Waren zusammengestellt, was den Vorgang relativ einfach gestaltet. Es gibt aber auch die Möglichkeit, bei kleinen Bestellmengen die Artikel in einem Durchlauf für mehrere Kunden zu kommissionieren. Auch diese Komplexität muss die neue Software unterstützen können. Zudem wurde natürlich erwartet, dass die neue Lösung gesamthaft die Effizienz steigern und die Fehlerquote senken würde.  

Vorgehen

Bei der E.J. Gmür AG erfolgte die Realisierung des Projekts durch ein kleines Team von drei Mitarbeitenden, die sich aus verschiedenen Abteilungen der Firma rekrutierten. Damit konnte sichergestellt werden, dass das notwendige Know-how über die in der Firma existierenden Systeme, Applikationen, Werkzeuge und Datenstrukturen vorhanden war. 

Zuerst wurde der Ist-Zustand analysiert: Wie ist z.B. die Lagerorganisation aufgestellt? Was macht diese einzigartig? Wo sind die Stärken, welche auf jeden Fall beibehalten werden müssen? Und wo sind Entwicklungspotenziale zu finden? 

Das Lager der Gmür AG weist vier Lagerbereiche auf, aufgeteilt auf Tiefkühlprodukte, Frischwaren, Trockensortiment und Werbelager. In allen Bereichen sind die Grundprozesse dieselben: Sie weisen jeweils ein Hochlager auf, welches nur für den Stapler zugängig ist, sowie einen Rüstbereich, auch Picking genannt. 

«Der Evaluation unseres Lagerverwaltungssystems haben wir entsprechend grosse Aufmerksamkeit geschenkt, denn die Partnerschaft mit dem evaluierten Software-Anbieter muss langfristig funktionieren» meint der Projektleiter der Gmür AG. 

Dabei wurde ein detailliertes Lastenheft mit Soll-Prozessen sowie spezifischen Kernprozessen erstellt. Bei der Wahl des Anbieters wurden auch auf Punkte wie entsprechendes Know-how, Implementierungsaufwand und Kosten geachtet. 

Schlussendlich hat sich die Gmür AG für Opacc entschieden, dies weil die Lösung genau passte, es keine Schnittstelle zur bestehenden Opacc-Software brauchte und das Preis-Leistungs-Verhältnis optimal war. 

Lösungskonzept

Das OpaccERP WarehouseManagement kommt nun voll zum Zuge, indem es sich in die bisherigen Prozesse voll integriert und diese durchdringt. Dadurch bietet Opacc Warehouse eine transparente Plattform, von welcher der gesamte logistische Prozess gesteuert und überwacht wird. 

Der Warenfluss von Beschaffung bis Auslieferung an den Kunden kann so problemlos verfolgt werden. Im Fall von Rückruf-Aktionen ist so auch die Rückverfolgbarkeit jedes einzelnen Artikels garantiert. Der Systemwechsel brachte somit vor allem mehr Effizienz und Transparenz für die Abwicklung. 

Mit der Funktion „Scanning“ bietet die Opacc Plattform zudem eine Lösung, mit der sich einige Prozessschritte einsparen lassen. So können Aufträge wesentlich schneller abgewickelt werden. Parallel sanken die Fehlerquoten, sodass auch die Zahl der Retouren verringert werden konnten. Aktuell sind 20 Scanner Tablets bei der Gmür AG im Einsatz. Auf den im Bereich „Clearing“ genutzten mobilen Endgeräten werden z.B. etwaige Fehlmengen automatisch visualisiert und es können Bestandskorrekturen vorgenommen werden. 

Aber auch die Inventur wird stark vereinfacht, diese kann z.B. nach Reihen, Artikel oder auch rollend vorgenommen werden. Weiter sind nun auch Auswertungen feiner möglich, z.B. nach Artikeln mit nahendem Haltbarkeitsdatum. 

Aber auch den Führungskräften ist es nun einfacher möglich festzustellen, wer wann was gerüstet hat und auch offene Rüstaufträge sind jederzeit abrufbar. Zudem bietet die Software die Möglichkeit, zukünftige Entwicklungen abzubilden, wie z.B. ein automatisches Lager. Gesamthaft gesehen erleichtert die neue Software somit die Arbeit aller Beteiligten. 

Fazit

Es hat sich für die Gmür AG definitiv gelohnt, auf OpaccERP WarehouseManagement zu setzen. Nicht nur, dass die papierlose Abfertigung Fehler vermeiden hilft, das System sorgt auch dafür, dass die Waren immer rechtzeitig bestellt werden. Dabei konnte die Effizienz deutlich gesteigert werden – und damit auch die Kundenzufriedenheit. 

Die Terminplanung war mit einem Jahr grosszügig angelegt, so dass noch viele Offline-Tests und ein stufenweises Go-Live möglich waren. So beinhaltete die erste Stufe im September 17 nur die Frisch-Milchprodukte und die Economat-Abteilung, welche nur einen kleinen Anteil des Gesamtvolumens ausmachen. Damit konnte das Risiko minimiert werden, sollte es zu einem Problem mit der Software kommen. Tatsächlich tauchten noch kleinere Verbesserungsmöglichkeiten auf, welche umgehend behoben wurden. 

Weitere drei Monate wurde so intensiv getestet, bis dann im Januar 2018 die Software im Rest des Lagers live ging. Bereits wenige Stunden nach dem Go-Live war den Verantwortlichen klar, dass das Projekt ein grosser Erfolg war. Alle Ziele für den Produktivstart wurden erreicht.