Die Schweizer Firma HEXIS gehört weltweit zu den führenden Unternehmen im Bereich der Hochtemperatur-Brennstoffzellen-Technologie für stationäre Anwendungen. Ein über 30-köpfiges Spezialistenteam entwickelt und produziert in Winterthur und Konstanz zusammen mit internationalen Partnern der Energieversorgungswirtschaft Brennstoffzellen-Heizgeräte für Ein- und kleine Mehrfamilienhäuser.

Ausgangslage

Aus einem anfangs der 90-er Jahre gestarteten Technologieprojekt innerhalb des Sulzer Konzerns entstand 1997 die Sulzer HEXIS als eigene Division. Ende 2005 kaufte die Winterthurer Stiftung für Kunst, Kultur und Geschichte das Unternehmen, nachdem sich der Konzern aus dem Brennstoffzellen-Geschäft zurückziehen wollte. Die Stiftung übernahm die komplette Technologie, die Gebäude, Labors, Lagerbestand und 12 Mitarbeitende. Frühere Abteilungen wie Konstruktion, Entwicklung, Produktion, Administration, Service, Support und Vertrieb wurden teilweise zusammengelegt und personell reduziert. Auf der betriebslogistischen Seite wurde lediglich das CAD/PDM-System weitergeführt. Das damalige ERP-System wurde eingestellt. Die Verwaltung von Lager, Einkauf, Verkauf, Finanzen erfolgte künftig auf Basis von Excel und Word. Copy und Paste waren an der Tagesordnung, denn eine zentrale Datenablage existierte lediglich noch im Bereich der Konstruktion.

Zielsetzung

Trotz der wechselvollen Geschichte blieb der Fokus weiterhin auf der Technologieentwicklung des Brennstoffzellen-Moduls. Der Erfolg blieb nicht aus. Anfangs 2010 wurde klar, dass die Komplexität der Betriebsabläufe und weiteres Wachstum ohne ein ERP-System bzw. ohne eine zentrale Datenverwaltung nicht mehr möglich waren. HEXIS entschied sich, die ungenügende IT-Infrastruktur durch ein modernes ERP-System mit zentraler Datenbank zu ersetzen. Die neue Lösung musste in der Lage sein, die beiden Firmenstandorte in der Schweiz und in Deutschland grenzüberschreitend zu verbinden und eine zentrale Stammdatenpflege zu ermöglichen. Insgesamt sollten folgende Bereiche mit dem neuen System arbeiten:  Einkauf, Produktion, Service mit Material- und Einsatzplanung, Vertrieb, Finanzen, Serien- und Chargenverwaltung, Projektmanagement und Kostenstellen sowie CRM.

Vorgehen

Die Evaluation eines geeigneten ERP-Systems begann mit der Abfrage der Online-Marktübersicht und einem Besuch der topsoft im Frühjahr 2010. Nachdem man sich ein erstes Bild verschafft hatte, wurden zehn Anbieter angefragt. Eine hohe Bedeutung wurde der konkreten Anwendung beigemessen, daher wurde der direkte Kontakt mit jeweiligen Referenzfirmen aufgenommen. Dabei wurde man auf die Unternehmenslösung CaniasERP aufmerksam. Der Besuch eines Betriebs mit einer vergleichbaren Anwendungstiefe und Produktkomplexität vermittelte praxisnahe Eindrücke. Auch die konstruktive Zusammenarbeit mit dem Schweizer Systemlieferanten iSCL und dem Stammhaus IAS in Karlsruhe überzeugte. Die iSCL AG beantwortete das Lastenheft kompetent und präsentierte ihre Lösung professionell vor Ort beim Kunden mit HEXIS-Beispieldaten und „on-the-fly“ Systemanpassungen an einem Testsystem. Dabei kam man bei HEXIS zur Überzeugung, dass mit CaniasERP die Anforderungen weitgehend ohne Programmieraufwand realisiert werden konnten. Im Februar 2011 wurde schliesslich der Auftrag zur Systemeinführung an die iSCL AG erteilt und mit 10 Lizenzen gestartet. Bei der Umsetzungsplanung wurde die Einführung in mehrere Etappen aufgeteilt, ansonsten wäre die Zusatzbelastung neben dem Tagesgeschäft zu gross geworden.

Lösungskonzept

Mit CaniasERP investierte HEXIS nicht nur in ein neues ERP-System, sondern profitierte auch von der Kompetenz des Lösungspartners iSCL. Der periodische Abgleich zwischen dem ERP-Projektleiter von HEXIS und dem Systemlieferanten iSCL garantierte eine realistische Planung der jeweiligen Schritte und eine zielorientierte Umsetzung. So war in nur 2 Wochen das Standardsystem mit den beiden Buchungskreisen für die Schweiz und Deutschland installiert und betriebsbereit. Gehostet wird das System im Rechenzentrum im Rechenzentrum der Optimo Services AG, dem IT-Dienstleister von HEXIS. Im September 2011 waren die Anpassungen abgeschlossen, so dass das Go-Live erfolgte. Der Funktionsumfang umfasste Einkauf, Vertrieb, Stücklisten, Lager, Warenbewegung der beiden Buchungskreise (Schweiz, Deutschland), Kopplung der Buchungskreise mittels EDI und zentrale Stammdatenpflege. Mitte 2012 folgte die Projektzeiterfassung, die heute von fast allen Mitarbeitenden genutzt wird. Im September des gleichen Jahres wurde das Service-Modul an beiden Standorten in Betrieb genommen und kurz danach die Anbindung des FIS (Betriebsdatenerfassung aller installierten Brennstoffzellen-Heizgeräte im Feld) realisiert.

Anfangs 2013 kam am Standort Winterthur die Finanzbuchhaltung dazu.

Wie erwartet, waren für die Einführung der Module Einkauf, Vertrieb und Finanzen keine nennenswerten Anpassungen nötig. Nur das Servicemodul wurde für die spezifischen HEXIS-Bedürfnisse angepasst. Für die Programmierung und Parametrierung, aber auch für Beratung, Konzeption und Schulung standen jeweils iSCL-Spezialisten zur Verfügung.

Fazit

Im Vergleich zu Anfang 2011 hat sich das Produktionsvolumen bei HEXIS inzwischen vervierfacht, und der Personalbestand stieg von 20 auf 35 Mitarbeitende. Dank der verbesserten Datenqualität der zentralen Stammdatenverwaltung liess sich der Anstieg mit annähernd gleichem Personalbestand bewältigen. Die Kostenstruktur aller im Feld befindlichen Anlagen ist heute bekannt und nachvollziehbar. Warenflüsse über beide Standorte bis hin zu Kunden mit  Konsignationslager sind jederzeit transparent. Seit der Integration der Finanzbuchhaltung werden die Einkaufspreise exakt kalkuliert (inklusive Fracht und Währung) und fliessen direkt in die Lagerbewertung und Kostenstruktur des fertigen Produktes ein. Diese Daten sind für HEXIS wichtig, denn sie stellen die zentrale Grösse für die allgemeine Geschäftsentwicklung und eine Grundlage für die weitere Produktentwicklung dar. Von der ERP-Einführung profitierte die übergreifende Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen und Interaktionen zwischen den grenzüberschreitenden Standorten. In allen Bereichen konnte eine Vereinfachung der Arbeitsweise erzielt werden, so dass die Mitarbeiter dem neuen ERP-System motiviert gegenüberstehen.