Durch den Zusammenschluss der beiden Traditionsfirmen Ernst Ingold + Co. AG und BIWA Schulbedarf AG ist 2011 die Suisselearn Media AG mit Standorten in Herzogenbuchsee (BE), Ulisbach-Wattwil (SG) und Ecublens (VD) entstanden. Das Unternehmen beschäftigt in saisonalen Spitzen – vor allem vor und nach Beginn eines Schuljahres – bis zu 90 Mitarbeitende, um die rund 15'000 Kunden in der ganzen Schweiz zu beraten und zu beliefern. Nebst der eigenen Produktion von Schulheften, Heftblättern und Zeichenpapier sowie Lernmedien mit den Schwerpunkten Natur & Technik, Bewegung & Sport, Handschrift sowie Organisationshilfen verfügt die Suisselearn Media AG über ein lehrplangerechtes Sortiment mit über 10'000 Artikeln für Spielgruppen, Kindergärten, Primar- und Sekundarschulen sowie schulähnliche Institutionen in der ganzen Schweiz. Die Schwerpunkte des Gesamtangebots liegen in den Bereichen Schulmaterial, Werken/Gestalten und Lernmedien.

Kundennähe und eine hohe Lieferbereitschaft gehören zu den Stärken der Suisselearn Media AG. «Eine optimale Customer Experience ist entscheidend, damit sich die Kunden wohlfühlen», erklärt Thomas Hiltebrand. Als Projektleiter Marketing ist ihm dabei die Unterstützung durch moderne Business Software ein zentrales Anliegen. Als 2011 die beiden ursprünglichen Firmen fusionierten, entschied man sich, das bei BIWA eingesetzte OpaccERP beizubehalten. Nebst dem breiten Funktionsumfang bot die Lösung von Opacc den Vorteil, Systemerweiterungen aus einer Hand und direkt vom Hersteller zu beziehen. Auch die gemachten Erfahrungen der Anwender bei BIWA sprachen für den Beibehalt der Software. Diese erfüllte alle Anforderungen an ein leistungsfähiges, stabiles ERP-System. 

Mitentscheidend für den Entscheid zu Gunsten von OpaccERP war die Möglichkeit, das System dank zusätzlicher, vollintegrierter Anwendungen jederzeit ausbauen zu können. So plante man die sukzessive Erweiterung um ein professionelles CRM sowie einen modernen E-Shop. 

Die enge Verzahnung aller Applikationen war jedoch nur einer von verschiedenen Aspekten, welche laut Thomas Hiltebrand für Opacc sprachen: «Alles aus einer Hand zu beschaffen, ist insbesondere für uns als KMU durchaus sinnvoll. So haben wir stets alle IT-Kosten unter Kontrolle und einen direkten Ansprechpartner für alle Anliegen.» 

Ein weiteres, wichtiges Argument war, dass die Gesamtlösung genügend Flexibilität bot, um den Kunden von Suisselearn Media einen hohen Individualisierungsgrad bei ihren Bestellungen zu bieten. Last but not least, wollte man mit der Einführung einer integrierten Gesamtlösung für Stammdatenpflege, Auftragsbearbeitung, Kundenmanagement und Online-Shop die Problematik von Schnittstellen zwischen unterschiedlichen Lösungen möglichst vermeiden.

Wie geplant, wurde der ERP-Funktionsumfang schrittweise mit weiteren Anwendungen von Opacc ausgebaut. Mit OpaccOXAS wurde OpaccERP um eine Plattform ergänzt, welche auf einer service-orientierten Architektur beruht und den reibungslosen Datenaustausch ermöglicht. In einem weiteren Ausbauschritt wurde OpaccEnterpriseCRM Sales eingeführt. Dadurch sind der Innendienst und sieben Aussendienstmitarbeitende in der Lage, jederzeit eine gemeinsame Datengrundlage zu nutzen, welche alle vertriebsrelevanten Informationen und Funktionen umfasst. 2018 erfolgte mit der Einführung von OpaccEnterpriseShop die bisher letzte Phase, welche jedoch für das Unternehmen gemäss Thomas Hiltebrand von grösster Bedeutung ist: «Gemeinsam mit unseren Mitarbeitenden haben wir im Rahmen eines agilen Projekts einen anspruchsvollen Anforderungskatalog für unseren Webshop zusammengestellt und mit Opacc umgesetzt. Dadurch sind wir heute in der Lage, unseren Kunden ein perfektes Einkaufserlebnis zu bieten, welches sich optimal an ihren individuellen Bestellprozessen orientiert.»

Das Erfolgsgeheimnis hinter dem effizienten Zusammenspiel aller Vertriebskanäle bei Suisselearn Media ist die vollständig integrierte Systemlandschaft aus ERP, CRM und E-Shop. In OpaccERP werden die zentralen Stammdaten geführt, die Warenwirtschaft gesteuert und die Verkaufs- und Einkaufsprozesse abgewickelt. Das zentrale Adress-Management verhindert Doppelspurigkeit und sorgt gleichzeitig dafür, dass umfassende Adressangaben zur Verfügung stehen. Gleiches gilt auch für das Produktdaten-Management. Zentrale Elemente der Warenwirtschaft sind die Lagerbuchhaltung und die Disposition der Bestände auf der Zeitachse. Im Verkauf werden die Auftragsabwicklung sowie das Angebotswesen mit integriertem Verkaufschancen-Management genutzt. Der Beschaffungsprozess, die Bestellüberwachung und der Wareneingang basieren auf einer optimalen Lagerbewirtschaftung, so dass eine maximale Lieferbereitschaft bei minimalen Beständen garantiert ist.  

Für die Bearbeitung von Leads und Kunden wird OpaccEnterpriseCRM Sales genutzt. Nebst der eigentlichen Adressverwaltung steht für jede Adresse ein Dashboard zur Verfügung, mit welchem Information zu Kontaktpersonen, Umsätzen, Verkaufs-Chancen, aktuelle Verkaufsdokumente und vieles mehr angezeigt werden können. Mit der Funktion Traces können wichtige Ereignisse aufgezeichnet und abgefragt werden, wie zum Beispiel neue Anfragen, Bestellungen usw. Die Grundlagen dazu liefert OpaccOXAS, welches ebenfalls für die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten zum Einsatz kommt. «Dank OpaccOXAS verfügt unsere ERP-Systemlandschaft über eine sehr hohe Skalierbarkeit», lobt Thomas Hiltebrand die Vorteile. Besonders stolz ist er jedoch auf den OpaccEnterpriseShop. Damit setzt Suisselearn Media auf einen modernen Webshop, welcher keine Wünsche offen lässt. Flexible Filter- und Suchmöglichkeiten, die Schnellerfassung von Bestellungen, das Favorisieren oder Vergleichen von Artikeln oder die Suche ähnlicher Produkte, die Darstellung von Bestsellern oder Miniprix-Sortimenten ist nur eine kleine Auswahl zahlreicher Funktionen. Es ist vor allem auch die Möglichkeit, sich ganz an die individuellen Bestellprozesse der Kunden anzupassen, sagt Thomas Hiltebrand: «Damit lassen sich kundenspezifische Sortimente abbilden, Freigabeprozesse unterstützen, Budgetvorgaben für Lehrpersonen verwalten, Sortimente pro Besteller einschränken und vieles mehr. Selbst für unsere Mitarbeitenden im Innen- und Aussendienst ist der Webshop von Opacc inzwischen zu einem zentralen Nachschlagewerk für alle unsere Produkte geworden.»

Der Bereich E-Commerce ist für Suisselearn Media von zunehmender Wichtigkeit. Eine dementsprechend wichtige Rolle spielt dabei der OpaccEnterpriseShop. Dieser hat dazu beigetragen, dass Medienbrüchen bei Bestellungen, wie z. B. per Fax, Mail oder Handnotizen des Aussendienstes, deutlich abgenommen haben und der Umsatz insgesamt gesteigert werden konnte. Die Gründe dafür verortet Thomas Hiltebrand in der höheren Conversion Rate, der angenehmen Usability und dem besseren Check-out, welche der neue Webshop bietet. Dies zeigen auch die positiven Rückmeldungen der Kunden. Zudem liefert das integrierte Zusammenspiel von ERP, CRM und Webshop die Basis für effiziente Geschäftsprozesse ohne Schnittstellen oder Medienbrüche. Ein grosses Lob geht daher an das Opacc-Projektteam. Durch die enge Zusammenarbeit im Projekt sind laufend neue Ideen entstanden, welche quasi als «Schatztruhe an Innovationen» gesammelt wurden und für den weiteren Systemausbau genutzt werden. Thomas Hiltebrand ist vom Projekterfolg überzeugt: «Wir haben mit den Lösungen von Opacc deutlich an Schlagkraft gewonnen. Für uns ist das Projekt auf der ganzen Linie ein Erfolg.»