Die JobCloud AG betreibt mehrere erfolgreiche Plattformen für die Stellensuche und ist damit der Marktführer in der Schweiz, 176'000 Nutzer werden täglich verzeichnet. Als dann vom SECO angekündigt wurde, dass schon im folgenden Jahr alle Unternehmen die Arbeitszeiten zu erfassen haben, musste auch JobCloud, wie so viele, umgehend handeln. Mit AbaCliK von Abacus wurde schnell die passende Lösung gefunden, mit OBT war der ideale Partner bereits da. Und die Einführung der Zeiterfassung ging glatt über die Bühne.

Wenn in der Schweiz jemand eine Stelle sucht, dann sorgt die JobCloud AG für den richtigen Überblick: Das Unternehmen ist mit zahlreichen Portalen führend im Schweizer Stellenmarkt und bietet auch verschiedene Rekrutierungslösungen an. Sowohl in der Deutsch- als auch der Französischen Schweiz ist JobCloud mit jobs.ch und jobup.ch der regionale Marktführer. Auch die Kaderportale ALPHA.CH und Topjobs.ch gehören zum Unternehmen. Entstanden ist die JobCloud AG im Jahr 2013, als die beiden Firmen jobs.ch ag und Jobup AG fusioniert haben. Heute beschäftigt das Unternehmen rund 180 Mitarbeitende in Zürich und Genève, Die beiden Medienhäuser Ringier und Tamedia sind je zu 50% an JobCloud beteiligt.

Ausgangslage

Als das Staatssekretariat für Wirtschaft SECO 2016 die neue Verordnung zur Arbeitszeiterfassung erliess, war für JobCloud klar, dass die neue Pflicht zur Zeiterfassung nicht mittels Stempeluhr erfolgen sollte, sondern mit einer Softwarelösung. «Da wir unter anderem in der Lohnbuchhaltung schon seit längerem mit Abacus-Lösungen gearbeitet haben, lag es nahe, auch die Zeiterfassung ohne Datenbruch mit der gleichen Software abzuwickeln» erklärt HR-Projektleiterin Cornelia Koeninger. Wie bei IT-Projekten üblich, habe man dann aber trotzdem noch Tools von anderen Anbietern angeschaut.

Dass die Wahl schliesslich auf AbaCliK und MyAbacus fiel, habe vor allem daran gelegen, dass diese Lösung nicht nur perfekt an die anderen Abacus-Programme angepasst ist, sondern dass sie auch mehrsprachig erhältlich und der Spesenprozess automatisch an die Buchhaltung angebunden ist. Auch die einheitliche Plattform inklusive App für die mobilen Endgeräte überzeugte. «Letzteres war für uns sehr wichtig, da unsere Mitarbeitenden über die ganze Schweiz verteilt sind und viele von ihnen im Aussendienst und/oder im Homeoffice arbeiten», so Koeninger. Zum Zeitpunkt der Softwareevaluation 2016 war Abacus der einzige Anbieter, der bereits über eine marktreife App-Lösung verfügte.

Ziele

Als das führende digitale Unternehmen im Schweizer Stellenmarkt sind IT-Systeme für JobCloud seit der Firmengründung 1996 das Rückgrat eines äusserst florierenden Geschäftsmodells. Mit wenigen Mausklicks führt der virtuelle Personaldienstleister Unternehmen und Kandidaten zusammen, sei dies in der Schweiz oder im benachbarten Ausland. Doch nicht nur für die über 30’000 Kunden, sondern auch für die 180 Mitarbeitenden, verteilt auf die ganze Schweiz, ist die Arbeit mit smarten Tools eine Selbstverständlichkeit. Dies sollte sich nun bei den neuen Lösungen ebenfalls weiterziehen und die einzelnen Komponenten demnach nahtlos zusammenarbeiten. Auch war der Termindruck ziemlich gross, so dass es keine Zeit mehr zu verlieren gab.

Vorgehen

Für die Einführung blieb nämlich nicht viel Zeit, weil das neue Arbeitsgesetz per 1. Januar 2017 in Kraft trat. Als Partner für die Implementierung entschied sich JobCloud für die OBT, da diese das Unternehmen seit über zehn Jahren im Bereich der Buchhaltung unterstützt und über fundierte Erfahrung mit Abacus-Lösungen verfügt.

Der Projektstart erfolgte im Oktober 2016. Zuerst analysierte das OBT Team die aktuellen Prozesse und definierte zusammen mit den Verantwortlichen bei JobCloud die Möglichkeiten. «Da wir bis zur Einführung der neuen Seco-Verordnung mit Vertrauensarbeitszeit gearbeitet hatten, mussten wir im Zusammenhang mit der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung mit Widerstand aus den Reihen unserer Mitarbeitenden rechnen», erklärt Cornelia Koeninger. Mit einer attraktiven und benutzerfreundlichen Lösung hoffte man, diesen etwas abmildern zu können.

Nach der Konzeptions- und Parametrierungsphase folgte eine Testphase mit sogenannten Poweruser-Gruppen – unterschiedlichen Personen in verschiedenen Funktionen. Diese zeigte eine hohe Akzeptanz und natürlich auch, an welchen Punkten noch nachgebessert werden musste. «Grundsätzlich waren die Stimmen positiv – sogar unsere sehr kritischen internen Softwareentwickler waren von Anfang an angetan von AbaCliK», blickt Koeninger auf die dreimonatige Projektphase zurück. Die einzige kleinere Hürde in dieser Zeit war der unterschätzte Aufwand für die Pflege der Stammdaten wie Zugriffsberechtigungen, Zeitmodelle oder Vorgesetzte von rund 180 aktiven Mitarbeitenden.

Lösungskonzept

Da der Umgang mit MyAbacus und AbaCliK für alle Mitarbeitenden neu war, wurden mehrere Schulungsblöcke durchgeführt. Dabei lag der Fokus einerseits auf der Erfassung der Zeiten und Spesen, andererseits mussten die Vorgesetzten in der Kontroll- und Visumsfunktion geschult werden.

Aufgrund der intuitiven Benutzeroberfläche und der Einfachheit des Systems, benötigten die Schulungen nicht allzu viel Zeit. Zudem wurden nur die ersten Termine von OBT Beratern durchgeführt, die anderen Blöcke konnte JobCloud übernehmen. «Wir führten vier Sessions durch, in denen wir die App zusammen mit den jeweiligen Mitarbeitenden installierten», so Koeninger. Einzig für die Vorgesetzten mussten die Schulungen etwas länger und individueller konzipiert werden, da das Kontrollieren und Visieren von Zeit- und Spesenrechnungen bis dato noch nicht via App, sondern am PC via MyAbacus gemacht werden muss. Mit dem nächsten Release wird sich dies aber ändern.

Anfang 2017 galt es dann Ernst – technische Probleme traten nach dem Go-live zum Glück kaum auf. Die anfängliche Skepsis gegenüber der Zeiterfassung schlug dank der gewählten Lösung schnell in Begeisterung um.

Es wurden bei JobCloud in den Büros QR-Codes angebracht, durch deren Abscannen die Zeitstempelung automatisch ausgelöst wird, das mühsame manuelle Zeiterfassen im Excel entfällt. Weil die effektive Arbeitszeit jeweils am Abend noch selbständig in der App erfasst wird, gibt es im Prozess noch immer ein Vertrauenselement.

Auch das einfache Erfassen der Spesen überzeugte von Anfang an. «Während wir früher alle Spesenzettel sammeln und auf ein Blatt Papier aufkleben mussten, können diese heute mit AbaClik einfach fotografiert und direkt in den Kreditorenlauf eingespeist werden.» Das mache den Spesenprozess nicht nur einfacher, sondern auch transparenter, erklärt Cornelia Koeninger.

Fazit

Nicht nur für Mitarbeitende und Vorgesetzte, auch für die Personalabteilung bietet das Tool grossen Mehrwert. HR-Prozesse wurden vereinfacht und für JobCloud relevante Mitarbeiterdaten stehen überall und zeitnah zur Verfügung. Mit der Funktion von AbaNotify können die Auswertungen automatisch per Mail an verantwortliche Personen geschickt werden. «Dadurch erhalten wir viel mehr Transparenz und können diese auch für andere Prozesse wie zum Beispiel das betriebliche Gesundheitsmanagement nutzen.»

Das Fazit nach einem Jahr mit MyAbacus und AbaClik ist bei allen JobCloud-Mitarbeitenden äusserst positiv. «Als dynamisches und technologie-orientiertes Unternehmen passt die innovative Lösung perfekt zu uns. Wir würden sofort wieder dasselbe Tool wählen und dieses auch wieder zusammen mit OBT einführen.»