Wo Produkte etikettiert, beschriftet, markiert und codiert werden, oder wo Barcode-Informationen erfasst und weiterverarbeitet werden, ist Wilux Print der richtige Ansprechpartner. Das Schweizer Unternehmen realisiert Einzel- und Systemlösungen zur Überwachung des innerbetrieblichen Warenflusses mittels Barcodes und verfügt über komplette Module und Systemplattformen zur eindeutigen Aus-zeichnung und Etikettierung von Verbrauchs-, Handels- und Transporteinheiten. Dazu gehören auch verschiedene Scanningsysteme, welche die Produktinformationen automatisch erfassen und weiterverarbeiten. Als Systemintegrator bindet Wilux Print Applikationen in bestehende Geschäftsprozesse und vorhandene technische Umgebungen ein. Auf dem Gebiet des Supply Chain Managements gewährleistet Wilux Print mit umfassenden Logistik-Lösungen einen einzigartigen Full Service.

Ausgangslage

Im Laufe der Jahre hat sich Wilux Print vom Handels- und Industrieunternehmen zu einem Komplett-Dienstleister entwickelt, der Gesamtlösungen anbietet und teilweise sehr anspruchsvolle Projekte realisiert. Deswegen wurden auch Etikettiermaschinedie innerbetrieblichen Prozesse immer komplexer. Die vorhandene Software war diesen Anforderungen nicht mehr gewachsen, was dazu führte, dass sich die Mitarbeitenden zu oft und zu intensiv mit Steuerungs- und Kontrollaufgaben befassen mussten. Auch die Kostentransparenz bei den laufenden Projekten war nicht mehr gegeben. Softwareunterstützte Prozesse für Produktion und Warenwirtschaft fehlten gänzlich. Die Mitarbeitenden meisterten ihre Aufgaben häufig mit Word, Excel oder Access. So entstand eine heterogene Informatikwelt, mitunter gab es sogar verschiedene Kunden- und Interessenten-Datenbanken.

Zielsetzung

Oberstes Ziel war es, eine ERP-Software zu beschaffen, die möglichst alle Prozesse mit einer Standardlösung abdecken konnte. Vorerst sollten die Kernprozesse der Finanzbuchhaltung und der Warenwirtschaft mit Auftragsabwicklung und Bestellwesen umgesetzt werden. Ausserdem war ein CRM gewünscht, das im ERP-System integriert sein sollte. Selbstverständlich wollte Wilux Print – als technologieorientiertes Unternehmen – eine ERP-Lösung einsetzen, die heutige und zukünftige technologische Anforderungen erfüllt.

Um sicherzustellen, dass sich die Benutzer mit der neuen Lösung auch wohlfühlen, wurden sie in die Evaluation miteinbezogen. Damit war klar, dass den Bildschirmmasken, der Darstellung von Informationen und der Bedienerfreundlichkeit eine grosse Bedeutung zugemessen wurde und dass nur eine Software mit einem logischen Aufbau der Transaktionen und Prozesse in Frage kam.

Da das Alleinstellungsmerkmal und die grösste Wertschöpfung von Wilux Print als Systemanbieter, der zum Teil komplexe Anlagen baut und langjährige Kundenbeziehungen pflegt, in den Bereichen Produktion, Projektverwaltung und Service liegt, war ebenfalls klar, dass das neue ERP-System auch diese Bereiche integrieren und effizient umsetzen muss.

Vorgehen

„Moderne ERP-Lösungen, die unsere Anforderungen zu – für ein KMU – tragbaren Konditionen erfüllen, gibt es nicht viele“, erklärt Martin Hess, ERP-Verantwortlicher bei Wilux Print. Nach der ersten Evaluationsrunde kamen nur zwei mögliche Lösungen in die engere Wahl und wurden in Workshops auch anhand von Beispieldaten genauer unter die Lupe genommen.

Die User bei Wilux Print waren sehr schnell von eNVenta ERP überzeugt, weil die Software ihre Anforderungen erfüllte und auch als sehr praxisnah empfunden wurde. Die Mitarbeitenden fühlten sich vom eNVenta-Partner LOBOS Informatik AG verstanden, dessen Projektteam mit betriebswirtschaftlichen und technischen Kenntnissen überzeugte. Auch die geografische Nähe von LOBOS und Wilux Print hat die Entscheidung positiv beeinflusst.

Lösungskonzept

Nach der Wahl von eNVenta ERP wurden in gegenseitigem Einvernehmen die Projektorganisation und der Projektplan mit klaren Zielsetzungen und Meilensteinen verabschiedet. Martin Hess beschreibt den Projektverlauf so: „Das Vorgehen der LOBOS Informatik AG war strukturiert und professionell. Wir wurden konsequent durch das Projekt geführt, gefordert und gefördert. Aber auch die Wilux-interne Koordination durch meinen Vorgänger Markus Meier war hervorragend. Die Einführung hat gut geklappt.“  Über die Definition und Umsetzung von individuellen Anpassungen wurde teils rege diskutiert. Dabei nutzten die Teams die Gelegenheit, auch bestehende Prozesse und Strukturen zu überdenken und neu festzulegen. „Die Belastung der Mitarbeitenden war während der Einführungsphase sehr gross. Schliesslich fordert ja schon das Tagesgeschäft 100%igen Einsatz. Die Prozesse müssen immer wieder in Workshops vertieft werden, damit die Software von allen Mitarbeitenden optimal genutzt wird“, ergänzt Martin Hess.

Von Anfang an war klar, dass beachtliche Einsparpotenziale in der Reduktion der Lagerbestände und in der Optimierung der Lagerprozesse liegen. Mit eNVenta ERP konnten die gesteckten Ziele sehr bald erreicht werden. Die Lagerbestände wurden teils deutlich reduziert und auf einem optimalen Niveau konstant gehalten, was die Lagerkosten senkte. Auch das Sortiment konnte Wilux Print anhand der Umschlagszahlen wirksam optimieren. Martin Hess erläutert: „Lager-Penner gibt es bei uns nicht mehr, was das Abschreibungspotenzial am Ende einer Periode stark minimiert und zur Steigerung unseres Gewinns beiträgt.“  Auch am Beispiel des Inventars wird ersichtlich, was die Warenwirtschaft von eNVenta ERP zu leisten vermag. Was früher in mühsamer Arbeit in 10 Tagen geschafft wurde, kann jetzt in 3 Tagen erledigt werden. Bei 2 Inventuren pro Jahr und einem Personalaufwand von 5 Mitarbeitenden lassen sich allein dadurch 35 Personentage einsparen.

Fazit

Bei Wilux Print werden die Prozesse heute schneller und transparenter umgesetzt. Es entstehen keine Medienbrüche mehr, weil eNVenta ERP auch bereichsübergreifende Prozesse unterstützt. „Informationen werden automatisch und zentral abgelegt. Sie sind für alle Mitarbeitenden sofort verfügbar. Kunden können zum Beispiel sehr schnell wichtige Informationen über ihre Geräte anhand der Seriennummer erhalten. Generell hat die Qualität unseres Kundenservices mit dem Einsatz des CRM und des Service-Moduls von eNVenta ERP stark zugenommen. Unsere Mitarbeitenden fühlen sich gegenüber ihren Kunden kompetenter und effizienter“, erklärt Martin Hess. Dank des Service-Moduls wurden Ressourcen freigesetzt, die das Team jetzt für die Erledigung der Kernaufgaben verwenden kann und es bleibt auch einmal Zeit für Dinge, die jenseits des Tagesgeschäfts liegen.