Als regionaler IT-Partner für KMU betreut die Conexit Informatik AG Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitenden. Das Angebot des fünfköpfigen Informatikdienstleisters orientiert sich am konkreten Kundenbedarf. Dazu gehören IT-Beratung, Hardware-Verkauf und Reparaturen, Netzwerkinstallationen, Sicherheitslösungen, Online-Auftritte sowie VoIP-Anlagen. Für alles, was das digitale Herz begehrt, finden die Spezialisten der Conexit die richtige Lösung oder das passende Produkt. Dabei – und das schätzen die Kunden ganz besonders – steht auch nach dem Kauf ein rascher, professioneller Service zur Verfügung. Dass man bei der Conexit mit Herzblut bei der Sache ist, spricht sich immer mehr herum. Auch wenn sich die meisten der Firmen-  und Privatkunden im Umkreis von 25 Kilometer befinden, reicht der Aktionsradius inzwischen schon bis Thun, Liestal und Biel.

Ausgangslage

Ein Klischee hält sich in der IT-Branche hartnäckig, obwohl es tausendfach widerlegt ist: Grosse Firmen brauchen grosse Lösungen, kleinen Firmen genügen kleine Lösungen. Die Realität sieht anders aus, wie das Beispiel der Conexit beweist. Hinter dem Unternehmen stecken identische Geschäftsprozesse, die sich auch in deutlich grösseren Unternehmen finden lassen. Verkauf, Marketing, Beschaffung, Logistik, Projektverwaltung, Servicemanagement, Leistungserfassung und Finanzen sind hier wie dort von zentraler Bedeutung. Dass sich diese Prozesse nur mit einer integrierten Gesamtlösung effizient beherrschen  lassen, ist offensichtlich. Seit der Firmengründung  im Jahr 2002 reifte diese Erkenntnis auch bei Conexit immer mehr. Grösserer Kundenstamm, komplexere Projekte, mehr Mitarbeitende – die Herausforderungen wuchsen permanent. In fast jedem Geschäftsbereich stand ein separates System im Einsatz. Das Problem dabei: Die Ticketlösung war schlecht anpassbar und korrespondierte nicht mit dem Auftragswesen, welches wiederum nicht mit der Buchhaltung verbunden war, Kundeninformationen waren an unterschiedlichen Stellen abgelegt – in Office-Dateien (Word, Excel) auf Papier oder in Mails. Die Leistungs- und Präsenzzeiterfassung waren laut Roland Schildknecht, Geschäftsführer bei Conexit, ein echtes «Gebastel». Damit die Kundenzufriedenheit und das weitere Firmenwachstum nicht darunter litten, mussten die bisherigen Insellösungen durch ein zentrales System ersetzt werden.

Zielsetzung

Primäres Ziel war es deshalb, die verschiedenen Insellösungen durch eine Gesamtlösung zu ersetzen. Dabei suchte man nicht einfach irgendein ERP-System, sondern ein Werkzeug, welches explizit die Anforderungen einer IT- Firma abdecken konnte. Das heisst, jederzeit Übersicht über Kunden und deren Historie und Belege zu gewinnen, Angebote und Aufträge zu erstellen und zu überwachen, Artikel und Seriennummern zu verwalten, Projekte

im Griff zu behalten, Tätigkeiten zu erfassen und – ganz wichtig für ein Serviceunternehmen – ein flexibles Ticketsystem und eine transparente Vertragsverwaltung. Mit der Umstellung sollten gleichzeitig bestehende Abläufe optimiert werden. Die Lösung musste doppelte Daten und Zeitfresser abschaffen, um schneller und stressfreier arbeiten zu können.

Vorgehen

Dass die Geschäftsprozesse durch die damaligen Insellösungen nur ungenügend unterstützt wurden, war man sich bei Conexit schon seit einiger Zeit bewusst. Als Geschäftsführer hielt Roland Schildknecht immer wieder Ausschau nach einer passenden Alternative. Den möglichen Systemen fehlte jedoch entweder die für einen IT-Dienstleister gewünschte Funktionalität, oder sie waren schlichtweg zu aufwändig für ein kleines Unternehmen. Anfang 2013 wurde man erstmals auf die Branchenlösung

«Steps Business Solution für die IT-Branche» aufmerksam. Umgehend wurde ein Präsentationstermin mit dem Anbieter Step Ahead Schweiz AG vereinbart. Dabei zeigte es sich, dass das ERP-System genau das beinhaltete, was Conexit für die Unterstützung der Geschäftsprozesse und für eine zentrale Datenverwaltung brauchte. Das Ende der Insellösungen war besiegelt! Da man zeitgleich mit dem Geschäftsjahreswechsel auf das neue System umsteigen wollte, vereinbarte Conexit mit Step Ahead Schweiz einen sportlichen Zeitplan – der auch eingehalten wurde: Kick-off im September 2013 und Inbetriebnahme am 1.1.2014. Dem Projektverlauf kam dabei zu- gute, dass Conexit aufgrund ihres Fachwissens bei der Datenmigration, bei der Systeminstallation und -konfiguration mithelfen konnte. Das sparte nicht nur Kosten; Conexit erwarb so gleichzeitig ein vertieftes Anwenderwissen.

Lösungskonzept

Nach dem Einrichten der Systemumgebung wurde das ERP-System von Step Ahead installiert und standardmässig konfiguriert. Die individuelle Parametrierung übernahm dann Conexit selber – sicher eine Ausnahme in ERP-Projekten. CEO Roland Schildknecht war sich bewusst, dass damit eine anspruchsvolle Lernkurve verbunden war: «Wir haben die- sen Weg gewählt, um die Lösung von Grund auf zu beherrschen. Zwar kam uns dabei unser Know-how zur Hilfe, doch die Komplexität eines ERP-Systems verlangte auch uns einiges ab. Da wir aber von Natur aus digitale Tüftler sind, hat uns das Ganze trotzdem viel Spass gemacht. Inzwischen sind wir ziemlich sattelfest – und haben nach wie vor Freude an diesem tollen ERP.» Dass sich die Umstellung auf eine umfassende Unternehmenslösung gelohnt hat, spüren auch die Kunden. Dank des integrierten Ticketsystems und der durchgängigen Informationen über die installierte Basis und Service-Verträge können ihre Anfrage deutlich schneller und besser beantwortet werden. Umgekehrt hat das einen äusserst positiven Aspekt für die Conexit Informatik AG. «Unglaublich, wie viele Stunden wir früher mit der Suche nach Informationen verbracht haben oder vergassen zu verrechnen», wundert sich Roland Schildknecht. Heute werden alle Leistungen umgehend erfasst und einem Auftrag bzw. Projekt zugeordnet. Der gesamte Auftragsprozess von der Offerte bis zur Verrechnung und Buchhaltung inklusive Mehrwertsteuerabrechnung ist durchgängig im Gesamtsystem  abgebildet.

Dabei stehen alle benötigten Informationen über geplante und erbrachte Leistungen sowie verkaufte Artikel detailliert und aktuell zur Verfügung. Gleichzeitig denkt Conexit aber auch an ihre Kunden: Sobald ein Artikel ausgeliefert wird, erhält der Kunde automatisch entsprechende Produktetiketten mit allen not- wendigen Angaben. Im Servicefall kann der Kunde so die nötigen Informationen an Conexit mitteilen. Aufgrund der Seriennummer und dem zugeordneten Servicevertrag wird umgehend reagiert. Bei grösseren Aufträgen kommt das Projektmodul zum Einsatz. Damit stehen nicht nur komfortable Budgetierungs- und Planungsmöglichkeiten zur Verfügung, sondern auch eine flexible, projektbezogene Leistungserfassung.

Fazit

Das Potential von Steps Business Solutions ist noch nicht ausgeschöpft. «Der Appetit kommt beim Essen», schmunzelt Roland Schildknecht, «wir werden nächstens den Bereich CRM einführen und unser Kundenmanagement verbessern. Dazu gehören auch Marketingaktivitäten. Da wir in diesem Bereich heute noch gar nichts machen, wird das ein weiterer Meilenstein für uns.» Ein echter Fortschritt stellt bereits heute das Ticketsystem von Steps Business Solutions dar. Anfragen und Kontakte inklusive Mails sind perfekt integriert. Aber auch bei den anderen Geschäftsprozessen sind die positiven Auswirkungen des neuen Systems deutlich spürbar.

Was vor kurzem noch undenkbar war: Die Insellösungen sind verschwunden. Kommt das Thema Inseln doch noch mal auf, denkt man bei Conexit nicht mehr an Software, sondern an Ferien.

Die Fallstudie als PDF