Begonnen hat alles 1912 mit der Gründung einer Schreinerei und Zimmerei im thurgauischen Unterhörstetten. Ab 1955 spezialisierte man sich auf den Küchenbau und anfangs der 1970er-Jahre wurde ein grosses Werk für die Küchenmöbelfertigung mit einer Produktionsfläche von 1500 m2 in Betrieb genommen. Zehn Jahre später erweiterte man die Kapazitäten mit einem dritten Werk und weiteren 1000 m2. Werk IV folgte im Jahr 2010 und Werk V im 2017. Dazwischen wurde fleissig investiert in neue Ausstellungsflächen, Standorte und Mitarbeiter. Wachstum, Entwicklung und Erweiterung prägen die gesamte Firmengeschichte der HERZOG Küchen AG. Stolz ist man bei den Küchenbauern, dass noch heute alles selber hergestellt wird. Jede Küche ist ein Stück Schweizer Wertarbeit und zeichnet sich durch anspruchsvolles Design, hochwertige Materialien und ausgereifte Küchentechnik aus. Möglich machen dies die rund 220 Mitarbeitenden an den Standorten Unterhörstetten TG, Schlieren ZH, Rapperswil SG und Gossau SG. Sie sind es, welche mit viel Herz Küchen herstellen, welche zum Leben einladen.

Ausgangslage

«Von der Planung bis zur Fertigung» – unter diesem Leitsatz startete die HERZOG Küchen AG im Jahr 1999 zu ihrem neuen, vollintegrierten EDV-Konzept. Als Abacus-Kunde der ersten Stunde werden seither alle finanziellen Geschäftsprozesse konsequent in der Business Software von Abacus abgebildet. «Gib nichts aus der Hand, was du besser machen kannst. Dieses Credo hat uns über vier Generationen gefordert und geprägt. Er ist auch zugleich die beste Erklärung, warum wir unseren Kunden alles aus einer Hand anbieten: Von der Beratung, Bemusterung, Planung über die Produktion, Montage bis zu speziellen Serviceleistungen», erläutert Raphael Herzog die Hintergründe. Als Leiter Finanz/IT des Familienunternehmens ist er bestrebt, diesen Gedanken auch dort zur Anwendung zu bringen, wo es um Informatik geht: «Abacus gibt uns Tools zur Hand, mit denen wir uns laufend verbessern können.» Verbesserungspotenzial ortete man im Bereich HR. Neue technische Möglichkeiten, aber auch veränderte Rahmenbedingungen verlangten nach einer Modernisierung. Die Zeit für die alte Stempeluhr war definitiv abgelaufen. 

Ziele

Künftig sollten die Mitarbeiter und Vorgesetzten ihre Informationen über geleistete Arbeit selber erfassen und abrufen können. Anstatt einer reinen Zeiterfassung wollte man bei der HERZOG Küchen AG die Leistungen direkt auf die entsprechenden Projekte erfassen. Dabei wurde eine Lösung gesucht, welche mit möglichst wenig Aufwand die Daten in das Projektverwaltungs-, Lohn- und Finanzsystem von Abacus übertragen konnte. Auf der anderen Seite musste das neue Tool aber auch in der Lage sein, teilweise komplexe Zusammenhänge, wie vom Gesamtarbeitsvertrag (GAV) vorgeschrieben, flexibel zu verwalten. Ebenso mussten weitreichende Auswertungsmöglichkeiten gegeben sein, um Einsatzzeiten, Abwesenheiten usw. nach individuellen Kriterien darzustellen. «Zusammenfassend lässt sich sagen, dass wir mit einer gezielten Erweiterung unserer Applikationen alle mitarbeiterbezogenen Unternehmensprozesse – sowohl aus Sicht HR als auch Mitarbeitersicht – verbessern wollten», blickt Raphael Herzog zurück.

Vorgehen

Dadurch, dass das ERP von Abacus bereits seit vielen Jahren im Einsatz stand, wurde der direkte Kontakt zum Systemlieferanten gesucht. Gemeinsam wurden die benötigten Anforderungen analysiert und mit den Möglichkeiten der Abacus Business Software abgeglichen. Dabei zeigte es sich rasch, dass das bestehende System von Abacus ideale Voraussetzungen bot, die Zeiterfassungslösung AbaClocK schnittstellenfrei zu integrieren. Hinzu kam, dass man bei HERZOG Küchen auch die Lohnbuchhaltung von Abacus nutzt, was ein weiteres Argument für eine integrierte Lösung war. So kann z.B. Überzeit direkt via Lohnmodul ausbezahlt werden. Dadurch, dass man über langjährige Erfahrung mit Abacus Business Software und über entsprechend fundiertes Systemwissen verfügt, konnte man bei der Einführung der neuen Applikationen sehr viel selber machen, erklärt Raphael Herzog und ergänzt: «Dabei konnten wir jedoch jederzeit auf die Unterstützung von Customize als Systempartner zählen. Vor allem bei der Parametrierung der Zeiterfassung hat uns das enorm geholfen.» Das Mitarbeiterportal sowie AbaClock wurden durch Raphael Herzog selber eingeführt. Zu Beginn wurde das System nur für einige wenige Testuser freigegeben. Erst danach, basierend auf deren Erfahrungen, erfolgte der flächendeckende Rollout.

Lösungskonzept

Das Lösungskonzept lässt sich in vier Anwenderbereiche einteilen. Diese umfassen die Produktions- bzw. die Büromitarbeiter, Abteilungsleiter und den Bereich Human Resources. In der Produktion wird AbaClocK für die Arbeitszeiterfassung, also das klassische Ein- und Ausstempeln genutzt. Gleichzeitig können die Mitarbeiter über AbaClocK auch ihre Ferien- und Gleitzeitsaldi jederzeit abfragen. Dadurch wird die HR-Abteilung deutlich entlastet. Transparenz erreicht man auch dadurch, dass aufgrund der vorhandenen Daten der Zeitnachweis bei der Lohnabrechnung automatisch mitgeschickt wird.

Die Mitarbeitenden im Büro haben Zugriff auf das Portal MyAbacus (In&Out) und können darin ihre Leistungen direkt auf die entsprechenden Projekte erfassen. Selbstverständlich können auch die Büromitarbeiter jederzeit ihren aktuellen Zeitnachweis, den Feriensaldo, Absenzen usw. einsehen. Lohnabrechnungen sowie die hinterlegten Stammdaten können via Employee-Self-Service (ESS) von den Mitarbeitenden selbst abgerufen werden. Persönliche Angaben wie Adresse, Telefonnummer usw. können sie ebenfalls selber anpassen.

Auch die Abteilungsleiter profitieren von den neuen Möglichkeiten mit der Abacus Business Software. Sie haben z.B. Zugriff auf die ihnen unterstellten Mitarbeiter in MyAbacus. Die Benutzerrechte sehen dabei vor, dass sie auch Zeiteingaben vornehmen können, falls z.B. ein Produktionsmitarbeiter vergessen hat, die Pause zu erfassen. Besonders schätzen die Abteilungsleiter den Bewilligungsprozess von Ferien ihrer Mitarbeiter sowie die Absenzenübersicht. Dazu stehen ihnen zahlreiche Auswertungen zur Verfügung. Neu können die Abteilungsleiter auch Kreditorenzahlungen freigeben, welche in ihren Zuständigkeitsbereich fallen.

Für die Mitarbeiter in der Abteilung Human Resources ist es besonders wichtig, jederzeit GAV-Regelungen überprüfen sowie gegebenenfalls Korrekturen aus Sicht Lohn/HR vornehmen zu können. Dank der Integration aller Module werden die Anpassungen direkt in der Lohnbuchhaltung übernommen und bei der Lohnzahlung wirksam. 

Fazit

Die Zukunft kann niemand voraussagen, aber man kann alles dafür tun für möglichst ideale Voraussetzungen. In diesem Sinn hat man bei HERZOG Küchen eine digitale Ausgangslage geschaffen, welche das Familienunternehmen noch viele Jahre begleiten kann. Für Raphael Herzog ist die Einführung von AbaClocK und der damit verbundenen Zeit- und Leistungserfassung ein weiterer Meilenstein in der digitalen Erfolgsgeschichte: «Sämtliche Daten und Informationen sind in einem einzigen System zentralisiert, so dass alle Abteilungsleiter und Mitarbeitenden identische, aktuelle und transparente Informationen zur Verfügung haben.»