Die Vielfalt und Komplexität digitaler Möglichkeiten machen es für viele Unternehmen nicht einfach, die richtige Wahl in Sachen IT zu treffen. Wer sich nicht täglich mit der Materie auseinandersetzt, hat es zudem schwer, mit dem dynamischen Technologiewandel Schritt zu halten. Zum Glück gibt es Spezialisten wie die BUSINESS IT AG, welche seit über 15 Jahren als Berater, Solution-Provider und -Integrator bei ihren Kunden für eine leistungsfähige, hochverfügbare und skalierbare IT-Umgebung sorgen. Das Schweizer Unternehmen beschäftigt 50 Mitarbeitende an den drei Standorten Basel, Bern und Zürich. Für jeden Kunden die richtige Lösung zu finden, ist ihr Anspruch. Grundlage dazu ist ein fundiertes Fachwissen und professionelle Leistungen in den Geschäftsfeldern IT-Infrastruktur, Business- und Cloud-Lösungen. Das Resultat ist ein ganzheitliches Gesamtsystem, welches optimal auf die individuellen Anwenderbedürfnisse abgestimmt ist. Eine Leistung, welche sowohl von Organisationen und Instituten beim Bund, in Kantonen, Gemeinden und Schulen als auch von Banken, Versicherungen, Spitälern sowie Industrie- und Handelsunternehmen gerne genutzt wird.

Ausgangslage

Innert kürzester Zeit ist die Mitarbeiterzahl bei der BUSINESS IT AG von 20 auf über 50 Beschäftigte gestiegen. Das rasante, aber durchaus geplante Wachstum brachte es mit sich, dass die Anforderungen in Sachen Führung und Prozesse anspruchsvoller und die Koordination zwischen den verschiedenen Standorten komplexer wurden. Die vorhandene IT-Systemumgebung war für diese Entwicklung nicht gerade förderlich, bestand sie doch aus zahlreichen Insellösungen. Dazu gehörten Eigenentwicklungen, ein Webshop, unterschiedliche ERP- und CRM-Systeme sowie eine Cloud-Anwendung für die Leistungserfassung. Die Schnittstellenproblematik zwischen den verschiedenen Lösungen und Benutzern wurde mit zunehmender Firmengrösse immer belastender. Der Aufwand für Auswertungen und Kennzahlen des Management-Informationssystems war überdurchschnittlich hoch.

Zielsetzung

Angesichts des Unternehmenswachstums, den damit verbundenen Anforderungen sowie der heterogenen Infrastruktur entschloss sich die BUSINESS IT AG, ein leistungsfähiges, modernes Gesamtsystem zu evaluieren. Dieses sollte – mit Ausnahme der Finanz- und Lohnbuchhaltung – den gesamten benötigten Funktionsumfang abdecken. Gleichzeitig sollte die Flexibilität des neuen Systems die Etablierung neuer bzw. die Anpassung bestehender Geschäftsprozesse ermöglichen. Bei der Suche nach einer geeigneten Gesamtlösung wurden von den Verantwortlichen der BUSINESS IT AG bewusst auch langfristige Aspekte in den Mittelpunkt gestellt. Als Grundlage für die kommenden Jahre sollte mit dem neuen System der Weg freigemacht werden für die Entwicklung und Implementierung neuer Geschäftsfelder. Für die Reise in die Zukunft wollte man dabei auf ein professionelles Unternehmens-Navigationssystem bauen: Messbarkeit, Kontrolle, Auswertbarkeit und Steuerung der Unternehmung sind dabei von zentraler Bedeutung.

Vorgehen

Wer in Sachen IT langfristig plant, kommt um eine gründliche Ist-/Soll-Analyse nicht herum. Die Business IT nutzte ihre eigenen Kernkompetenzen und führte gemeinsam mit ihren Key-Usern eine ausführliche Vorstudie durch. Dabei entstand ein funktionaler Anforderungskatalog mit mehr als 250 Anforderungen. Einig war man sich, dass nur eine etablierte Lösung in Frage kommen würde, welche die Anforderungen hundertprozentig abdeckt. Zudem sollte der potentielle Anbieter über Referenzen und Branchenwissen im Bereich IT-Dienstleister verfügen. Nicht in Frage kamen von vorneherein die ganz grossen internationalen Namen, wollte man doch als KMU lieber mit einem Anbieter auf Augenhöhe zusammenarbeiten. Nachdem der Anbieterkreis immer stärker eingeschränkt wurde, wurde mit Step Ahead ein Lösungspartner gefunden, welcher die Kriterien vollumfänglich erfüllte. Mit «Steps Business Solution für die IT-Branche» stand eine moderne ERP-Komplettlösung zur Verfügung, welche bereits bei anderen Softwarehersteller, IT-Systemhäuser und IT-Dienstleistern im Einsatz stand.

Für die Einführung war ein sportlicher Terminplan angedacht. Dieser musste allerdings aufgrund neuer oder erweiterter Anforderungen einige Male angepasst werden. Das Projekt wurde schlussendlich in vier kontrollierbare Phasen von je zwei bis drei Monaten, von August 2015 bis Juni 2016, aufgeteilt. An den Standorten wurden jeweils die Key-User sorgfältig geschult. Diese gaben ihr Fachwissen «on the job» direkt an die anderen Benutzer weiter. Dabei war das Change-Management – vor allem für die Mitarbeitenden – die grösste Herausforderung, erinnert sich Ralph Meyer, CEO der BUSINESS IT AG: «Das starke Wachstum unseres Unternehmens und die gleichzeitige Einführung eines neuen ERP Systems brachte Veränderung und Verunsicherung mit sich. Prozesse wurden angepasst, neue Funktionen kamen hinzu, alte Funktionen wurden aufgelöst. Heute herrscht jedoch auf allen Ebenen grosse Akzeptanz».

Lösungskonzept

Während dieses intensiven Umbruchs war die BUSINESS IT AG froh, stand das Projektteam von Step Ahead mit Rat und Tat, aber auch Verständnis zur Seite. Von der Beratung und Konzeption über Programmierung und Parametrierung bis hin zur Schulung konnte das gesamte Leistungsangebot genutzt werden. Dabei zeigte es sich, wie richtig und wichtig es war, dass man bei der Evaluation auf eine Branchenlösung für IT-Dienstleister gesetzt hatte. Standardmässig deckt Steps Business Solution alle diesbezüglichen Prozesse in Marketing, Vertrieb, Auftrags- und Beschaffungsmanagement, Ressourcenplanung, Service und Helpdesk ab. Business IT nutzt dabei folgenden Funktionsumfang: CRM, Newsletter, Kampagnen, Leadmanagement, Kunden-/Kontaktverwaltung, Verträge, Service (Aufträge/Disposition), Leistungserfassung und -faktura, Ressourcenplanung, Verkauf, Einkauf inklusive automatisierter Schnittstelle zu Distributoren und Herstellern, E-Faktura, Retouren-Management, Lager inkl. Kommissionierung, Inventur, Helpdesk, Support Portal (Web), Mobile Lösungen (Service/CRM/Shop), MIS-Dashboard mit Auswertungen und Kennzahlen, Erfassung von Arbeitszeiten und Absenzen. Zum Lösungsumfang gehört ebenfalls das in Steps Business Solutions hochintergrierte Dokumentenmanagementsystem «DocuWare». Auf die individuellen Bedürfnisse der BUSINESS IT AG angepasst wurden die Routenplanung, das Staging-Modul, sowie der Webshop für spezielle B2B-Prozesse, Rollen- und Berechtigungskonzepte. Mit der bereits vorhandenen Finanzlösung war die BUSINESS IT AG zufrieden; dank der im neuen ERP-System vorhandenen Schnittstelle zu Sage 200 konnten die Anwender weiterhin damit arbeiten.

Fazit

«Für uns war es der absolut richtige Entscheid, im Zeitpunkt der Wachstumsphase unseres Unternehmens ein übergreifendes, integrales ERP-System einzuführen. Damit können wir unseren Mitarbeitenden eine auf unsere Prozesse abgestimmte Unternehmenslösung zur Verfügung stellen, welche sie bei ihren Aktivitäten optimal unterstützt. Die Führungskräfte können aufgrund der durchgängigen, aktuellen Daten frühzeitig Trends erkennen und rasch reagieren», unterstreicht Ralph Meyer die Vorteile von Steps Business Solutions. Heute profitiert sein Unternehmen von einer Gesamtsicht über alle Geschäftseinheiten und Standorte. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern verbessert auch die Qualität. Der Automatisierungsgrad konnte in verschiedenen Prozessen deutlich erhöht werden. Heute kann die BUSINESS IT AG für ihre Entscheide auf eine aktuelle, umfangreiche und fundierte Datenbasis zurückgreifen, statt aufwändig und zeitraubend die Daten aus den Insellösungen zusammenzutragen oder nur aus dem Bauch heraus zu entscheiden – ein Vorteil, der für das weitere, erfolgreiche Unternehmenswachstum entscheidend sein kann.

Das PDF zur Fallstudie: IT Konkret_Eine Lösung für alles, was ein IT-Dienstleister braucht