Die kontrollierte Kühlung von Nahrungsmitteln ist für Detaillisten, Metzgereien, Bäckereien, Hotels, Restaurants oder Heime von höchster Wichtigkeit. Eine defekte Kühlanlage kann schnell Kosten von mehreren tausend Franken verursachen und zu Betriebsausfällen führen. Kunden wie Volg, Agrola, Pistor, Natürli, die Jucker Farm und viele mehr vertrauen daher in Sachen Kälte und Klima nur einem professionellen Partner: der Leutwyler Kühlanlagen AG. Seit über 25 Jahren sind die «Kältemacher» von den Standorten Bäretswil und Einsiedeln regional und überregional bei der Planung, der Montage und den Services rund um Klima- und Kältetechnik tätig. Dabei sehen die Kunden in der Leutwyler Kühlanlagen AG längst mehr als nur einen Lieferanten. Das Unternehmen lebt den permanenten Kundendialog und pflegt die Kontakte vor Ort. Als Geschäftsführer ist sich Hanspeter Leutwyler der Verantwortung gegenüber seinen Kunden bewusst: «Wir investieren laufend in moderne Geräte, die höchsten Ansprüchen und Sicherheitsaspekten entsprechen. Energiebewusstes Planen und ökologisches Arbeiten steht an oberster Stelle.» Aktuell beschäftigt das Unternehmen 15 Mitarbeitende und Lernende, die regelmässig nach neusten technischen Vorschriften geschult werden.

Ausgangslage

Zu den Leistungen der Leutwyler Kühlanlagen AG gehört auch die Analyse der momentanen Kundensituation. Diese ist die Grundlage für alle nachfolgenden Tätigkeiten wie Beratung, Konzepterstellung, Planung und Projektierung bis hin zur Montage und Inbetriebnahme. Es versteht sich, dass die unterschiedlichen Anforderungen und Ausgangslagen bei den Kunden ein Höchstmass an individuellen Abklärungen erfordert. Vom Schreibtisch aus ist das ein Ding der Unmöglichkeit; hier ist Präsenz vor Ort gefordert. Mobile Verfügbarkeit von Informationen und die Unterstützung komplexer Prozesse sind Anforderungen, welche nichts mit der Grösse eines Unternehmens zu tun haben.

Genau hier drückte den Kältemachern der Schuh. Die bisherige Software war veraltet und behinderte die Geschäftsprozesse mehr, als diese zu erleichtern. Ein grosses Manko bei der Unternehmensführung war, dass Auswertungen nur beschränkt möglich waren. Auf technischer Ebene kam hinzu, dass die alte Lösung nicht mit Windows 7 kompatibel war.

Zielsetzung

Gewohnt, praktisch und innovativ zu denken und zu handeln, mussten die Kältemachern nicht lange überlegen, um sich für den Ersatz der veralteten Software zu entscheiden. Ziel war es, eine neue Lösung zu finden, welche das KMU weiterbringen konnte. Konkret hiess das, dass alle Prozesse mit einer einzigen Lösung abgedeckt werden mussten. Gleichzeitig sollten die Abläufe natürlich auch effzienter gemacht werden. Die mühsame Mehrfacherfassung und das Suchen nach aktuellen Informationen sollten endgültig der Vergangenheit angehören. Gerade diese Umstände sorgten bisher immer wieder für Fehler, Reklamationen und Zeitverzögerungen. Das Zeitalter von Insellösungen – so war man sich einig – sollte durch die Einführung eines integrierten ERP-Systems abgehakt werden. Besonderes Augenmerk legte man auf den Bereich Servicemanagement, schliesslich sind die Leutwyler-Monteure täglich unterwegs und benötigen alle wichtigen Daten vor Ort bei den Kunden. Dazu gehört auch, dass die Servicerapporte schnell und direkt erfasst werden können. Für das Management war zudem klar, dass die neue Lösung auf einfache Weise Kennzahlen für die Unternehmensführung liefern musste. Auch das leidige Hardware-Problem musste zwingend auf möglichst nachhaltige Weise erledigt werden. Kurz, die Kältemacher wünschten sich wie die meisten Schweizer KMU eine Lösung, welche viel
kann und immer aktuell bleibt.

Vorgehen

Wie packt man als eher kleines KMU die Evaluation einer ERP-Lösung an, wenn man nicht unbedingt das Budget für einen spezialisierten Berater aufwenden möchte? Auch diese Frage lösten die Verantwortlichen bei der Leutwyler Kühlanlagen AG auf pragmatische Weise, indem sie ganz einfach die vorhandenen Möglichkeiten nutzten. Diese bestanden insbesondere aus Internet-Recherchen, Kontakten zu bekannten Anbietern, der Lektüren von Fachmagazinen und dem  Besuch der Fachmesse topsoft. Hier fanden die Kältemacher potentielle Lösungen und konnten ihre Fragen und Anliegen platzieren. Aufgrund der persönlichen Gespräche mit den verschiedenen Systemanbietern und durch die Präsentation möglicher Lösungen gewann das Projektteam der Leutwyler Kühlanlagen AG neue Erkenntnisse und konnte sich zunehmend ein Bild vom neuen ERP-System machen. Noch auf der Messe wurden Besprechungstermine mit drei Anbietern, darunter auch myfactory Schweiz, vereinbart und entsprechende Angebote eingefordert. Zurück in Bäretswil wurden die Anbieter eingeladen, ihre Lösungskonzepte vorzustellen. Dabei zeigte es sich, dass myfactory den Wunschvorstellungen am meisten entsprach – und zwar sowohl in funktionaler als auch in finanzieller Hinsicht. Als Cloud-Lösung mit klar fixierten monatlichen Abo-Kosten entsprach myfactory perfekt den Budgetvorstellungen der Leutwyler Kühlanlagen AG. Noch wichtiger war dem KMU aber, dass der breite Lösungsumfang einen echten Fortschritt versprach. Zudem musste man sich – dank Cloud-Technologie – keine Sorge mehr um die Hardware machen; ein Browser genügt. Während der Realisierungsphase kümmerte sich ein Mitarbeiter um das Konzept und stand für die Umsetzung zur Verfügung. Gleichzeitig war er die Hauptansprechperson für den myfactory Projektleiter. Die Kommunikation zwischen den beiden Parteien klappte hervorragend, so dass insgesamt nur vier Projektmeetings nötig waren.

Lösungskonzept

Die Planung und Einführung der neuen ERP-Lösung erfolgte in sehr kurzer Zeit von lediglich vier Monaten. Die Gründe dafür liegen einerseits in der ausgezeichneten Zusammenarbeit zwischen  em Kunden und myfactory Schweiz, andererseits aber auch in den klaren Vorstellungen des Kunden. Der Fokus bei der Umsetzung lag auf dem Serviceprozess. Dabei erhält der Monteur den Rapportauftrag bzw. Lieferschein elektronisch über das System. Die Monteure können die Rapporte nach getaner Arbeit vor Ort direkt in myfactory erfassen und – ebenfalls elektronisch – unterzeichnen lassen. Der so erstellte Arbeitsrapport ist sofort beim Disponenten ersichtlich. Dieser kontrolliert den Rapport und gibt ihn anschliessend für Druck und Verbuchung frei. Die elektronische Rapporterfassung vereinfacht den Einsatz der Monteure von der Planung bis zur Leistungserfassung deutlich und ermöglicht ein vom Standort unabhängiges Arbeiten. Ein grosser Vorteil ist dabei, dass die elektronische Erfassung mit Tablet gänzlich papierlos und ohne Doppelerfassung erfolgt. Gekoppelt mit den neuen Prozessen hat die Leutwyler Kühlanlagen AG diverse Auswertungsmöglichkeiten umgesetzt. Auf diese Weise ist das Management in der Lage, zuverlässige Aussagen über wichtige Grössen wie Auftragslage, verrechnete und noch nicht verrechnete Leistungen oder Auslastung zu machen. myfactory läuft heute bei den Kältemachern auf 6 PCs und 13 Tablets.

Fazit

Die «Kältemacher» gingen von Anfang an topmotiviert an die Einführung des neuen ERP-Systems. Insbesondere die Umstellung auf die Tablets hat es den Monteuren angetan. Es zeigte sich, dass die Verwendung moderner IT-Tools durchaus eine positive Ausstrahlung auf die Arbeit hat und das fortschrittliche Image der Leutwyler Kühlanlagen AG unterstreicht. Das Wichtigste für Hanspeter Leutwyler als CEO ist jedoch der mit der Einführung von myfactory erzielte Nutzen: «Wir erreichen heute eine sehr kurze Durchlaufzeit von der Rapporterstellung bis zur Fakturierung. Dabei ist der administrative Aufwand, sprich die internen Kosten, deutlich gesunken. Personell gesehen müssen wir so das Pensum einer Mitarbeitenden, welche nächstens in Pension geht, nicht mehr ersetzen. Die Auswertungen und die Automatisierung in den Prozessen ist hervorragend und kein Vergleich zu früher.» Natürlich hat man im Projekt auch gewisse Lehren gemacht, schliesslich führt man als KMU ja nicht jeden Tag ein komplettes ERP-System ein. So würde man sich mehr Zeit für die Testphase einräumen. Zum Glück stand uns der Projektleiter von myfactory Schweiz mit Rat und Tat zur Seite und ging genau auf die unsere Bedürfnisse ein. «Unsere Anforderungen wurden wunschgemäss umgesetzt, doch die viermonatige Einführungsdauer war schon sportlich», lacht Hanspeter Leutwyler und fügt an, dass man eben auch als Kältemacher manchmal Feuer und Flamme für ein cooles Projekt ist.

Die Fallstudie als PDF: Cooles ERP-System für die Kältemacher