Ob Jugendliche, die «Bubenstreiche» begehen, Kleinkriminelle oder Schwerverbrecher – wer erwischt wird, dem drohen kriminalrechtliche Sanktionen. Im Kanton Bern kümmert sich das Amt für Freiheitsentzug und Betreuung (FB) als Teil der Polizei- und Militärdirektion (POM) um die Delinquenten. Bei einer Haftstrafe werden die Straftäter in eine der vier Anstalten für Erwachsene, eines der beiden Jugendheime oder eines von fünf Regionalgefängnissen eingewiesen. Den Transport erledigt der amtseigene Transportdienst. Für kranke Insassen betreibt das FB zudem eine Krankenstation im Inselspital. Die Betreuungsaufgaben sind anspruchsvoll. Die Mitarbeitenden sind professionell geschult, die Insassen unabhängig von Herkunft, Stellung und Delikt mit Respekt zu behandeln und die rechtlichen Rahmenbedingungen einzuhalten. Administrativ begleitet werden die Anstalten von der Abteilung Bewährungshilfe und alternativer Strafvollzug sowie von der Abteilung Straf- und Massnahmenvollzug. Das zentrale Finanz- und Rechnungswesen des Amtes ist in den Zentralen Diensten angesiedelt.

Ausgangslage

Wie in vielen Unternehmen kämpften auch die Zentralen Dienste mit komplexen Planungsabläufen beim jährlichen Budgetprozess. Das aufwändige Sammeln von Daten, das Hin- und Herschicken von Vorschlägen zur Vernehmlassung sowie das fehleranfällige Zusammentragen von Daten in Excel und Access gefährdeten nicht nur die Qualität der Planung. Änderungsvorgaben konnten nicht oder nur unbefriedigend abgebildet werden, wodurch die Ergebnisse in der Regel ihre Nachvollziehbarkeit verloren. Ein korrekter Abschluss war für alle Beteiligten mit viel Mühe verbunden. Insgesamt sind in den Anstalten, Jugendheimen, Gefängnissen sowie in den Zentralen Diensten ca. 15 Finanzverantwortliche für den Planungsprozess verantwortlich. Jede Organisationseinheit erarbeitet ihre Planung eigenständig. Bis zur Einführung von inova:plan hatten die Finanzverantwortlichen vor Ort Zugriff auf eine eigens programmierte Accessdatenbank, in welche mittels Excel erarbeitete Budgetwerte eingetragen wurden. Die Gesamtkontrolle der Accessdatenbank erfolgte durch das Rechnungswesen in den zentralen Diensten. Im Laufe der Zeit entsprach diese Lösung nicht mehr den Anforderungen. Änderungsvorgaben im Budget konnten in der Accessdatenbank beispielsweise nicht nachvollzogen werden.

Zielsetzung

Ein grosses Hindernis bei der Budget- und Finanzplanung des FB war der Medienbruch. Die Finanzverantwortlichen der Organisationseinheiten erfassten ihre Daten dezentral in Exceldateien, die anschliessend zentral in der Accessdatenbank konsolidiert werden mussten. Dieses Vorgehen öffnete Tür und Tor für mögliche Fehlerquellen. Ein wichtiges Ziel war somit, die Medienbrüche zwischen Excelvorplanung und Accessdatenbank sowie zwischen Accessdatenbank und Finanzinformationssystem inklusive der damit verbundenen Fehlerquellen zu vermeiden, womit die Datenqualität verbessert werden sollte. Ein weiteres wichtiges Ziel war, den Budgetprozess nachvollziehbar zu machen und damit die Transparenz zu erhöhen, beispielsweise indem Kürzungen begründet werden können. Weiter wollte das Amt FB das Zahlenmaterial für die nächste Planperiode automatisch auf Basis der aktuellen Plandaten aufbereiten können, um damit den Arbeitsaufwand aller Beteiligten zu eduzieren. Die Daten sollten zudem jederzeit tagesaktuell abrufbar sein und automatisch konsolidiert werden können. Schlussendlich wollte das Amt FB mit diesen Massnahmen auch die Durchlaufzeit des Budgetprozesses spürbar verringern.

Vorgehen

Bevor sich die Verantwortlichen des Amtes FB für die Einführung von inova:plan entschieden, hatten sie sich mit den Verantwortlichen eines anderen Amtes innerhalb der POM ausgetauscht, welches bereits inova:plan als neue Lösung gewählt hatte. Es folgten eine Online-Demo des Tools sowie das Studium und die Analyse der Unterlagen zum System. Basierend darauf entschieden sich die Verantwortlichen vom Amt FB, inova:plan ebenfalls einzuführen und im Projektteam des Schwesteramtes sowie der inova:solutions AG aktiv mitzuwirken. Das Amt analysierte und dokumentierte sodann den Budgetprozess, klärte die Anwenderbedürfnisse ab und entwickelte das Lösungskonzept zusammen mit dem Projektteam weiter. Daraus ergab sich für alle Beteiligten eine Win-Win-Situation: Die inova erhielt einen vertieften Einblick in die Bedürfnisse des Kunden und in dessen Fachprozesse. Das Amt FB gestaltete das Produkt direkt mit und konnte zusätzliche Anforderungen einbringen. Dadurch wurden zum Beispiel die Benutzerführung weiter vereinfacht und zusätzliche Eingabefelder eingebaut.

Lösungskonzept

Nach kurzer Schulung durch die inova übertrug das Projektteam den erarbeiteten FB-Planungsprozess in die Systemkonfiguration. Die Konzeption war damit abgeschlossen, der produktive Betrieb konnte beginnen. Als erstes wurde im zentralen Finanz- und Rechnungswesen des FB festgelegt, wer welche Berechtigungen erhält und in welchen Buchungszeiträumen Daten ins System eingegeben werden können. Danach konnten die Finanzverantwortlichen vom Amt FB erstmals ihre Budgetdaten in einer ersten Planvariante ins System eingeben. Via Windows- oder Web-Client ist das nun auch von dezentralen Organisationseinheiten aus möglich. Bei der Bottom-up-Budgetierung geben Mitarbeitende mit wenig Computerpraxis ihre Daten ebenso problemlos ins System ein wie routinierte Controller. Auf diese Weise erstellen sie gemeinsam praktisch in einem Arbeitsgang das Budget des Amtes für das Folgejahr sowie die Finanzpläne für die darauffolgenden drei Jahre mit je rund 1800 Geschäftsfällen (80 Konti). Die Budgeteingaben werden anschliessend durch das Finanz- und Rechnungswesen der Zentralen Dienste kontrolliert. Die Budgetänderungen der Direktion POM sowie des Regierungsrates werden in weiteren Runden, als neue Varianten, von den Verantwortlichen in den Organisationseinheiten direkt im System umgesetzt. Der Entstehungsprozess des Budgets und des Finanzplans ist somit hundertprozentig nachvollziehbar. Gleichzeitig nutzt die Amtsleitung das System für das laufende Controlling.

Die Reports von inova:plan tragen viel zur Übersicht bei und erleichtern das Controlling des Amtes enorm. Sie basieren auf den zentral gespeicherten, konsolidierten Daten. Das zentrale Finanz- und Rechnungswesen des FB kann jederzeit Varianten vergleichen, filtern und weiterbearbeiten. Per Datenexport erstellen die Verantwortlichen Berichte und Präsentationen, stets basierend auf tagesaktuellen Daten. Gleichzeitig haben die Organisationseinheiten permanent Zugriff auf diejenigen Daten, für welche sie berechtigt sind – ein weiterer Vorteil der integrierten Planung.

Fazit

Das Finanz- und Rechnungswesen der Zentralen Dienste des FB konnte mit inova:plan seine Ziele umsetzen. Heute plant das Amt ohne Medienbruch. Die Datenqualität und Transparenz konnte merklich verbessert und die dezentralen Organisationseinheiten direkter eingebunden werden. Der Budgetprozess ist jetzt vollständig nachvollziehbar. Daten können problemlos von einer Variante zur andern, beziehungsweise von einem Jahr zum andern kopiert werden und sie sind jederzeit tagesaktuell für alle Betroffenen verfügbar. Der Arbeitsaufwand hat sich für das Amt merklich reduziert und die Durchlaufzeit des Budgetprozesses konnte spürbar verringert werden.

Das PDF zur Fallstudie: Budgetplanung ohne Copy & Paste beim Amt für Freiheitsentzug und Betreuung des Kantons Bern