Wie gelingt eine effiziente Automatisierung von Reconciliation-Vorgängen?

Die Automatisierung von Abstimmungen (= Reconciliation) bietet in der Buchhaltung zahlreiche Vorteile. Buchungsfehler gehören der Vergangenheit an, ebenso die Suche nach Differenzen. Wir schauen uns ein Reconciliation-Tool an, welches die Buchhaltung vereinfacht.  

Die digitale Transformation von Finanzprozessen beschreibt die Automatisierung durch Softwaretechnologie. Dabei liegen die Schwerpunkte generell auf der Reduzierung von manuellen Aufgaben. 

Ausserdem stehen die Konvertierung und Synchronisation von Daten und eine Verbesserung der Zusammenarbeit im Fokus. Vor allem zeitraubende, eintönige und «gefährliche» Arbeiten sollen durch die zunehmende Automatisierung wegfallen. 

Jetzt gibt es in der Finanztechnologie keine wirklich «gefährlichen» Aufgaben. Allerdings sehen das nicht alle in der Buchhaltung tätigen Personen so. Die Suche nach Differenzen sowie das Abgleichen von Zahlungen entspricht einer zeitraubendenden, aber vor allem eintönigen Arbeit, die dann «gefährlich» wird, wenn sich Leichtsinns-Fehler einschleichen. 

Die Entwicklung der Automatisierung des Datenabgleichs hat sich in mehreren Stufen vollzogen. Der Grund dafür ist das Ziel, die zeitaufwendigen und fehleranfälligen manuellen Abgleiche abzuschaffen. Dafür werden die Kontensalden im ersten Schritt in Excel verglichen. Differenzen lassen sich bei den Salden bei dieser Methode nur erklären, wenn Einzelposten genauer betrachtet werden. Lassen sich die Ursachen nicht aufdecken, drohen Abschreibungen oder es müssen höhere Toleranzen bei Abweichungen hingenommen werden. Das ist nicht das Ziel der Reconciliation.  

Experten für den Abgleich sind im Normalfall erfahrene Excel-Anwender. Diese haben eigene Tools entwickelt, die auf Tabellenkalkulationen basieren. Als zweite Stufe der Automatisierung sind komplexe Tabellen und Makros zu verstehen. Die Pflege ist genau wie die Erstellung der genannten Tools sehr aufwendig. Fehler oder Änderungen lassen sich kaum überprüfen. Tabellenkalkulationen sind also nicht für komplexe Abstimmungen gedacht. Sie sind eine erste Lösung, bei der jedoch Verzögerungen und Abstürze hinzunehmen sind. Datenkorrekturen müssen zudem manuell durchgeführt werden.  

Bei der dritten Automatisierungsstufe werden die Grenzen von Tabellenkalkulationen erkannt und eine ausgefeiltere Technologie zum Datenabgleich eingeführt. Dies passiert, sobald Komplexität und Volumen der Daten nicht mehr mit zusätzlichem Personal bewältigt werden können und die Kompromisse bei Schnelligkeit und Genauigkeit der Abgleiche sich negativ auf die Finanzergebnisse auswirken. 

Eine spezialisierte Lösung für die Kontenabstimmung ermöglicht eine Automatisierung. Die Einführung einer solchen Lösung erfolgt in drei Stufen. Diese richten sich nach der zunehmenden Komplexität der Abstimmungslösung. Die einzelnen Stufen stellen wir im Folgenden am Beispiel der Reconciliation Lösung ReconHub genauer vor.  

In dieser Stufe sind die Abstimmungsszenarien recht einfach gehalten. Die Formate der Eingabedateien ändern sich nicht stark und lassen sich beim Import problemlos verknüpfen.

Die Daten werden nicht nur über eine Standard API eingepflegt, sondern durch Logiken auf ihre Vollständigkeit geprüft. Durch diese Datenanalyse wird die Qualität sichergestellt und Daten werden z. B. nicht doppelt eingelesen.

In dieser Stufe liegt der Schwerpunkt auf einer Automatisierung des Abgleichs (Matching). Nutzer definieren den Algorithmus für den Vergleich der Datensätze, eine unbegrenzte Anzahl von Vergleichskriterien nach Priorität und Umfang werden bestimmt. 

Die automatisierten Vorgänge wollen weiter ausgebaut werden. Die Eingabedatenströme haben sich intensiviert, sodass ein automatischer Import planbar ist. Durch die Überwachung von Eingabedaten und Mustern bei Fehlabgleichungen lässt sich das System testen, weniger manuelle Eingriffe sind nötig.

Die Sammlung von zahlreichen Abgleichsdaten aus verschiedenen Quellen (z. B. Bank, Acquirer, Kasse) ist üblich und aufwendig. Die einmalige Einrichtung von Importvorlagen ermöglicht eine Erleichterung. Die Plattform kann sich alle Dateien nach fest bestimmten Zeitintervallen oder jederzeit nach Push/Pull holen. 

Durch die Möglichkeit einer automatischen Zeitplanung ist eine rechtzeitige Ausführung aller Aufgaben möglich, egal ob Import, Export oder Abgleich. 

Die von Benutzern erstellten Regeln sind bei ReconHub besonders wichtig. Manuelle Vorgänge lassen sich so in Systemaufgaben umwandeln, die nicht mehr manuell auszuführen sind. 

Bei den zu erstellenden Regeln müssen Nutzer keinen Code verstehen und brauchen nicht zu programmieren. Fachkenntnisse sind somit nicht erforderlich, dies im Gegensatz zu vielen ERP-Systemen oder individuellen Softwareentwicklungen. 

In dieser Stufe ist eine vollständige Automatisierung aller Abstimmungsprozesse vorhanden. Alle Vorgänge zwischen verschiedenen Systemen lassen sich integrieren. Dazu zählen zum Beispiel Abgleiche und Exporte genau wie Datei-Übertragungen. Sämtliche Prozesse werden zentral gesteuert. Sobald ein Vorgang abgeschlossen ist, wird der nächste ausgelöst.

Die Abstimmung und Zertifizierung der Konten sind durch eine vollständige Automatisierung mit genauem Zeitplan möglich. Für die Umsetzung müssen Zeitrahmen und Dateneinspeisungen durch das intelligente Regelwerk festgehalten werden. 

Viele Menschen träumen davon, dass nach einem Sprachbefehl eine KI alle Befehle ausführt. Ganz so weit ist die Automatisierung noch nicht. Heute ist es erst einmal entscheidend, Kontenabstimmungen sicher, zuverlässig und so zeit- und kosteneffizient wie nur möglich durchzuführen.  

ReconHub ist eine Plattform, die individuell konfiguriert wird. Im digitalen Raum lassen sich Prozesse nachbilden, wodurch die Digitalisierung leichter fällt. Durch die Software lässt sich der Grad der Automatisierung laufend optimieren.  

Nutzer können von der Automatisierung profitieren und bewahren die Kontrolle über die Gestaltung aller Prozesse. Für eine automatische Umsatzabstimmung, die für jede Finanzbuchhaltung sowie für jede Unternehmensgrösse individuell anpassbar ist.