Ebenfalls werden die bisherigen Einzahlungsscheine abgelöst durch einen neuen Einzahlungsschein mit QR-Code. Die Konsequenz daraus: Die Software, welche gebraucht wird, um Zahlungen auszulösen und um die Kontobewegungen zurückzumelden, muss eine neue Sprache lernen. Beherrscht sie diese Sprache bis spätestens Mitte 2018 nicht, so muss sie rechtzeitig ausgewechselt werden.
Die bevorstehende Veränderung heisst – je nach Quelle – Harmonisierung im Zahlungsverkehr oder Migration Zahlungsverkehr Schweiz. Die Schweiz wird sich damit dem internationalen Zahlungsverkehrsstandard anpassen. Dieser neue Standard ist in der internationalen Norm ISO 20022 definiert. Die Schweiz setzt zwar nur einen Teil dieser ISO-Norm um, bleibt aber vollständig in der Norm drin.
Mit der neuen Norm werden die heute existierenden verschiedenen Kommunikationsprotokolle zur Zahlungsabwicklung zwischen Buchhaltungssoftware und Bank abgelöst. Neu werden standardisierte Protokolle auf Basis von XML verwendet. Wird nicht direkt elektronisch kommuniziert, so enthält der neue Einzahlungsschein im QR-Code alle notwendigen Informationen. Der QR-Code ist damit quasi das XML-Protokoll „zu Fuss“.
Die neuen Einzahlungsscheine sind mit einem QR-Code ausgerüstet, welcher alle für die Zahlung notwendigen Informationen enthält.
Neu werden konsequent nur noch IBAN als Kontonummern verwendet. Erhalten bleibt die heute verwendete Referenznummer, welche die automatische Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen ermöglicht und heute auf dem ESR und BESR aufgedruckt wird. Alle aktuell verwendeten Einzahlungsscheine werden verschwinden und durch den neuen Einzahlungsschein abgelöst.
Die Träger der neuen Norm
Im Moment gibt es erst wenige Finanzinstitute, welche die neue Norm ISO 20022 bereits unterstützen. Diese sind (Stand 31.01.2015) Postfinance, Credit Suisse, UBS und Zürcher Kantonalbank. Es werden aber alle Banken umstellen müssen und zwar sowohl für die Kommunikation zu den Anwendern wie auch für den Zahlungsverkehr zwischen den Banken selbst. Zwischen den Banken wird die Kommunikation ebenfalls mit auf XML basierenden Protokollen über die SIX Interbank Clearing AG als „Hub“ abgewickelt. Alternativ wird auch die Postfinance diese Hub-Funktion wahrnehmen. Natürlich spielt in der Definition des neuen Standards die Schweizerische Normen-Vereinigung (SNV) eine wichtige Rolle, denn sie vertritt die weltweiten ISO-Normen in der Schweiz. Am 16. Juni 2015 führt die SNV ein Seminar zum Thema Zahlungsverkehr durch (siehe Veranstaltungshinweis).
Neue Protokolle für strukturierte Transaktionen
Um die kommenden Veränderungen abschätzen zu können, wird in den folgenden Abschnitten der technische Hintergrund etwas genauer beleuchtet. Gerade für Softwareanbieter könnte dies als Einstieg ins Thema interessant sein. Verwendet werden in Zukunft Protokolle im XML-Format für jede Kommunikation zwischen Business-Software und Finanzinstitut. Abgelöst werden damit die heute verschiedenen Kommunikationsformen, welche heute verwendet werden um beispielsweise Rechnungen zu bezahlen oder Zahlungseingänge zu melden. Die neuen XML-Protokolle sind genauestens beschrieben und werden für jede Bank gelten. Die Definitionen der Protokolle werden von der SIX Interbank Clearing AG nachgeführt und stehen öffentlich zur Verfügung. Ebenfalls liegen Beispielfiles vor, damit ERP-Anbieter die neuen Transaktionsformate testen können. Die entsprechenden Links sind der Einfachheit halber auf unserem topsoft Blog zusammengestellt (Link siehe unten). Mehrere Protokolle sind definiert, je nach Einsatzzweck. Einige beschreiben die Abwicklung des Zahlungsverkehrs zwischen den Banken selbst. An dieser Stelle interessiert aber vor allem derjenige zwischen dem eigenen Unternehmen und der Bank. Je nach Verwendungszweck werden die XML-Protokolle definiert. Jede Definition ist unter einem speziellen Namen zu finden. Die Basis um Zahlungen auszuführen, bilden die zwei Definitionen pain.001 und pain.002. Die hübsche Bezeichnung „pain“ dürfte dabei von dem Ausdruck „Payment Initiation“ stammen:
- 001: Ein Kontoinhaber bei einer Bank gibt der Bank einen Zahlungsauftrag für Kontoinhaber bei einer Bank. Dieses normierte XML-codierte Schema gilt auch für mehrere Kontoinhaber, Aufträge, Empfänger.
- 002 ist die Antwort der Bank an den Auftraggeber, ob die Zahlungsanweisung o.k. ist (aber nicht, ob das Geld beim Empfänger angekommen ist).
Wichtig für den betrieblichen Alltag ist die Kontrolle der Zahlungseingänge. Hierzu stehen drei verschiedene Protokolle zur Verfügung, welche die Information von einem einzelnen Konto der Bank an den Kontoinhaber liefern. Sie figurieren unter der Bezeichnung „camt“ (Cash Management):
- 053: Bericht von Salden und Umsätzen eines Kontos.
- 052: Bericht von Bewegungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums (Intraday-Kontobewegungen). In der Regel bezieht der Kunde solche Reports zeitgesteuert (z.B. stündlich).
- 054: Benachrichtigung von Gut- und Lastschriften. In der Regel bezieht der Kunde solche Reports ereignisgesteuert. (z.B. nach der Auftragserteilung).
Um die Kontoeingänge und -ausgänge abzugleichen ist camt.054 nützlich; camt.052 könnte eingesetzt werden, falls der Informationsfluss eher Batchweise erfolgen soll.
Neben der beschriebenen Zahlungsabwicklung werden auch die Lastschriftverfahren LSV und BDD abgelöst. Dazu wird die E-Rechnung ausgebaut und mit der neuen Lastschriftlösung kombiniert.
Effizienz durch bessere Zuordnung von Zahlung und Rechnung
In der Schweiz ermöglicht bereits heute die auf dem Einzahlungsschein aufgedruckte ESR-Referenznummer den automatischen Abgleich zwischen den gestellten Rechnungen und den eingehenden Zahlungen. Um die Zuordnung einer Zahlung zu einer gestellten Rechnung eindeutig sicherzustellen, druckt das ERP-System auf jeden Einzahlungsschein jeweils eine neue, eindeutige Nummer.
Ein hoher Effizienzgewinn in den internen Abläufen wird möglich, wenn die Rechnungsstellung aus dem Verkauf über die Buchhaltung mit der Zahlungsrückmeldung in einer integrierten Business-Software abläuft. Was zwar durchaus auch von Hand möglich ist, kann durch die Referenznummer automatisch und schnell erledigt werden. Beispielsweise erhält der Verkäufer durch eine Integration von Buchhaltungssoftware und CRM die aktuellen Informationen über das Zahlungsverhalten seiner Kunden zeitnah.
Die für den firmeninternen Gebrauch wichtige Referenznummer bleibt bestehen, sie wird auch auf dem neuen Einzahlungsschein sogar in einem separaten Feld direkt lesbar gedruckt. Nach der neuen Norm gibt es nicht nur die Referenznummer, sondern vier Möglichkeiten, um Rechnungen zu referenzieren. Diese Referenzen bleiben auf dem Weg durch die Banken und den Banken-Hub erhalten. Drei dieser Möglichkeiten sind strukturiert vorgegeben, als vierte Möglichkeit können maximal 140 Zeichen in unstrukturierter Form mitgegeben werden. Mit diesen Referenzier-Möglichkeiten ist eine Zuordnung zu bestimmten Projekten, Aufträgen, etc. möglich.
QR-Code ermöglicht nahtlose Integration
Die Zahlen und Texte, welche per XML transferiert werden, sind auch im QR-Code auf dem Einzahlungsschein eingebaut. Idealerweise wird das ERP-System nicht nur Rechnungen mit QR-Code drucken, sondern den QR-Code auch einlesen und sämtliche darin enthaltenen Informationen richtig zuordnen können. Damit wird der Informationsfluss für den Rechnungssteller im Sinne einer Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen nahtlos und ohne inhaltliche Verluste geschlossen. Alle Informationen werden entweder per XML elektronisch übermittelt, über den QR-Code auf Papier transportiert oder beispielsweise in ein pdf-Dokument eingefügt und ebenfalls elektronisch übermittelt. Auf der anderen Seite erhält der Rechnungszahler im QR-Code alle Informationen, welche für die Bezahlung notwendig sind und auch gegebenenfalls gegen eine Bestellung abgeglichen werden können. Ein Teil der Informationen können heute mit einem Lesestift aus der Referenznummer gelesen werden oder recht aufwendig per OCR aus dem gesamten Text auf dem Einzahlungsschein. Hier bietet der QR-Code einen Vorteil, weil auch der Betrag und weitere Angaben mit einem gängigen Smartphone fehlerlos und schnell erfasst werden können. Der verwendete QR-Code ist übrigens gegenüber kleineren Beschädigungen immun. Durch den tiefsten gewählten Korrekturgrad L (low) kann zwar nur bis zu 7% des Codeinhalts wiederhergestellt werden, dafür fasst der Code aber einen Dateninhalt von 2,192 Bit. Das ist zwar genug für die notwendigen Zahlungsinformationen, der Rechnungstext selbst muss aber (leider?) immer noch ausserhalb des QR-Codes übermittelt werden.
Mehrwert dank Internationalität und verlustfreiem Datentransfer
Aus Anwendersicht bringt die bevorstehende Änderung auf den ersten Blick einen bescheidenen Mehrwert, dafür aber einigen Aufwand für die Umstellung – vor allem, wenn das ERP-System nicht mitmachen sollte. Die bestehenden Tools und Abläufe im Schweizerischen Zahlungsverkehr sind gut etabliert und deren Ablösung wird von vielen Firmen wohl nicht als vordringlich gesehen. Doch wie in vielen anderen Aspekten ist die Schweiz auch im Zahlungsverkehr keine Insel. Ein grosser Teil der getätigten Geschäfte sind grenzüberschreitend.
Der Mehrwert liegt zum einen in der vollständigen und verlustfreien Datenübermittlung, auf der anderen Seite aber auch in der Internationalität. Den XML-Protokollen kann nun die Währung angegeben werden und damit reduziert sich die Anzahl der verschiedenen Zahlungswege für den Anwender nochmals, insbesondere in den Euro-Zahlungsraum (SEPA). Der neue Einzahlungsschein funktioniert grenzüberschreitend. Mit der bevorstehenden Änderungen springt man in der Schweiz auf den internationalen Standard auf und ebnet den Weg zu weiteren Automatisierungen und Standardisierungen, beispielsweise bei der E-Rechnung.
Die Zeit läuft – ist Ihre Lösung bereit?
Zahlungen müssen grundsätzlich zwischen allen Finanzinstituten möglich sein. Damit nicht jede Bank einen direkten Kontakt zu jeder anderen Bank im Sinne einer n:n-Verbindung unterhalten muss, wird für den Zahlungsverkehr eine Drehscheibe eingesetzt. In der Schweiz wird diese Rolle doppelt besetzt von der SIX Interbank Clearing und von der Postfinance. Die entsprechenden Infrastrukturen sollen noch im 2015 in Betrieb gehen. Danach werden die Banken Ihre Software migrieren. Nach einer Phase von 18 Monaten, in der alte und neue Einzahlungsschien parallel funktionieren, sollen ab Anfang 2020 Zahlungen nur noch mit dem neuen Einheitsbeleg möglich sein. Dies mag zwar nach ferner Zukunft tönen, bis dahin müssen aber auch die ERP-Anbieter ihre Schnittstellen umgestellt haben. Und falls Anwender eine Software nutzen, welche nicht mehr aktualisiert wird, so ist jetzt noch gerade genug Zeit, um sich nach passenden neuen Angeboten umzusehen.
Für den Fall, dass Sie sich gerne weiter in dieses Thema einarbeiten möchten, haben wir Ihnen diverse wichtige Links zum Thema zusammen gestellt.