Die digitale Verarbeitung eingehender Rechnungen automatisiert und erleichtert die damit verbundenen Prozesse. Dadurch lassen sich Kosten senken, wertvolle Skontoerträge sichern und die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeitenden erhöhen. In vielen Unternehmen wird dennoch immer noch mit Papier gearbeitet. Was ist die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung, was wird vorausgesetzt, und wo liegen mögliche Schwierigkeiten? Eine Auslegeordnung.
Anders als bei der herkömmlichen Verarbeitung von Kreditorenrechnungen werden papiergebundene Rechnungen bei der digitalen Variante in einem ersten Schritt gescannt und liegen somit während des gesamten Prozesses in elektronischer Form vor. Die Digitalisierung der Dokumente und ihre zentrale Aufbewahrung in einem Enterprise Content Management System (ECM) gewährleisten einen schnellen und permanenten Zugriff auf die Rechnungen für alle Prozessbeteiligten. Transport- und Liegezeiten, die typischerweise mit einem Papierarchiv oder der internen Post einhergehen, werden beseitigt. Verloren gegangene oder falsch abgelegte Rechnungen gehören der Vergangenheit an; ein langes Suchen nach Belegen erübrigt sich.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass sich die Eingangsrechnungsverarbeitung gut für eine Standardisierung eignet. Eine damit einhergehende Senkung der Prozesskosten und die Reduzierung der Durchlaufzeiten unterstützen die betriebswirtschaftlichen Ziele des Unternehmens. Zudem kann bei einer Standardisierung gut auf Best-Practices zurückgegriffen werden.
Jederzeit vollständiger Überblick
Zu den besonderen Vorteilen der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung gegenüber den klassischen Verfahren gehört die erhöhte Transparenz. Sie beginnt bereits damit, dass in einem zentralen Cockpit alle eingegangenen Rechnungen aufgelistet werden. Diese Übersicht stellt neben den wichtigsten Metadaten der Rechnungen vor allem auch die relevanten Prozessinformationen dar. So behält die Finanzbuchhaltung in ihrer Funktion als Process Owner stets den Überblick, welcher Mitarbeitende gerade die einzelnen Rechnungen bearbeitet. In Verbindung mit den detaillierten Daten zur Prozesshistorie erhöht dies die Transparenz der Abläufe. Durch die Aggregation dienen die über das Cockpit zur Verfügung stehenden Rechnungsdaten zudem als Informationsquelle für das Cash-Management, für Budget-Verantwortliche und andere interessierte Personengruppen.
Effiziente und sichere Arbeitsabläufe
Darüber hinaus charakterisiert sich die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung durch Aufwandsersparnisse und einem höheren Komfort für die Mitarbeitenden in der Finanzbuchhaltung. Ihnen wird beispielsweise aufgrund einer automatischen Erkennung der Rechnungsinhalte weitestgehend die undankbare Aufgabe abgenommen, manuell die relevanten Daten in die Erfassungsmaske des ERP-Systems einzugeben. Denn eine gut gelöste Eingangsrechnungsverarbeitung ermöglicht die digitale Erkennung, Prüfung und Freigabe von Rechnungen in Verbindung mit modernen führenden ERP-Systemen und ist dabei vollständig an das Bestellwesen und die Finanzbuchhaltung des ERP-Systems angebunden.
Ebenso trägt die automatische Ermittlung der zuständigen Bearbeiter bestimmter Aufgaben zur Verringerung der Durchlaufzeit bei. Nicht zuletzt ist die digitale Zustellung der Workflowaufgaben zu den einzelnen Bearbeitern gerade bei der Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg bedeutend schneller als der Versand der Papierdokumente mit der internen Post. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass sich durch den gezielt steuerbaren Prozess die Skonti-Möglichkeiten besser ausschöpfen lassen.
Es wird aber auch über Systemeinstellungen auf Sicherheitsaspekte geachtet. Dies betrifft etwa die Definition von Betragsgrenzen zur Freigabe einer Rechnung und ein verpflichtendes Vier- oder Mehr-Augenprinzip. Auch die automatische Zuordnung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten zu den einzelnen Prozessschritten gehört dazu. Neben weiterem zählen die digitale Aufbewahrung der Dokumente in einem revisionssicheren Archiv und das Management der Zugriffsrechte bei der Eingangsrechnungsverarbeitung zu den wichtigen Sicherheitsaspekten.
Automatisierte Abläufe (hier am Beispiel von d.velop) ermöglichen jederzeit den perfekten Blick auf jedes Dokument in der Prozesskette.
Bisheriger Prozess muss kritisch analysiert werden
Allerdings bestehen in der Praxis durchaus Hemmnisse, die eine Einführung der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung erschweren. So existieren in vielen Unternehmen fest definierte und niedergeschriebene Regelungen zu den Verantwortlichkeiten und Freigabebefugnissen. Zwar bietet es sich auf den ersten Blick an, diese Vorgaben als Grundlage für die Konzeption und die anschliessende Umsetzung des Workflows zu verwenden. Doch nicht selten wird nach der Einführung festgestellt, dass in der Vergangenheit teilweise grosse Differenzen zwischen den vorgegebenen Regelungen und dem praktizierten Prozess bestanden.
Aufgrund des sehr transparenten Prozesses werden diese Diskrepanzen während der Tests oder spätestens während der produktiven Nutzung durch die systemseitige Prüfung der Regeln aufgedeckt. In solchen Fällen ist dann zu entscheiden, ob eine Anpassung der vorgegebenen Regelungen oder der praktizierten Arbeitsweise vorgenommen werden muss.
Des Weiteren gilt es zu beachten, dass die Kenntnisse zum bestehenden Ablauf im Unternehmen sehr unterschiedlich ausgeprägt sein können. Das fehlende Wissen zu den Soll- und Ist-Prozessen kann zu einer deutlichen Verlängerung der Projektlaufzeit führen. Schlimmstenfalls bewirkt dies auch eine verringerte Akzeptanz des Prozesses bei den Anwendern. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass das Projektteam den bestehenden Prozess im Vorfeld detailliert analysiert.
Auch ein kontinuierliches Monitoring der eigenen Abläufe vor, während und nach der Einführung ist empfehlenswert. Auf diese Weise kann verhindert werden, dass organisatorische Hürden wie die Freigabe einzelner Rechnungen durch viele verschiedene Stellen den Prozess verzögern und den Vorteil der Zeitersparnis schmälern. Häufig bietet gerade auch der organisatorische Ablauf viel Potenzial zur Beschleunigung oder eben auch zur Verzögerung der Durchlaufzeit. Solche nachträglichen Anpassungen am System sind in der Regel recht aufwändig, weshalb sie zu Verzerrungen im Projektergebnis führen können.
Teil des Workflows ist die mehrstufige Freigabe von Dokumenten und Verknüpfung des entsprechenden Belegs inklusive Vorschau (Beispiel d.velop).
Mitarbeitende als Mitgestalter der Digitalisierung
Für die erfolgreiche Einführung einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung ist es besonders wichtig, dass alle Projektmitglieder auf Kunden- und auf Lieferantenseite eng miteinander verzahnt an der Erreichung der Projektziele arbeiten. Das gilt zwar grundsätzlich für jedes Innovations- und Organisationsprojekt, unabhängig von ECM. Doch in diesem Fall kann die Einschätzung bestehen, dass die Implementierung eines elektronischen Workflows kein besonderes Engagement im Projektteam verlangt.
Hinzu kommt ein weiterer Aspekt: Die Digitalisierung und Veränderung von Geschäftsprozessen kann nie alleine durch die Möglichkeiten einer Software erfolgreich sein. Vielmehr ist es wichtig, dass Verantwortliche und Mitarbeiter des Anwenderunternehmens aktive Mitgestalter in dem Vorhaben werden. Dies gilt für den gesamten Lifecycle des Projekts von der Phase der Konzeptionserstellung über die Tests bis zum Betriebsstart der Lösung und darüber hinaus. Ergänzend dazu braucht es vor der produktiven Nutzung der Lösung ein gezieltes Projektmarketing, um den Benutzern die Veränderungen frühzeitig verständlich zu machen und bei ihnen eine möglichst hohe Akzeptanz aufzubauen.
Es gilt aber auch, über den Moment der Einführung hinaus einen weiterreichenden Blick zu entwickeln. Denn nicht nur während der Einführung, sondern auch danach wird regelmässig eine Abwägung zwischen dem Status-Quo und einer Veränderung des Vorgehens notwendig. In solchen Situationen ist es für den weiteren Fortschritt wichtig, dass die Projektverantwortlichen im Unternehmen mit den erforderlichen Entscheidungskompetenzen ausgestattet werden. <<
Michael Seifried,
Dipl. Wirtschaftsingenieur (FH),
Sales Manager bei Business&Decision, einem weltweit tätigen Beratungs-unternehmen und Systemintegrator. Zum Portfolio gehört u.a. die Enterprise Content Management Lösung d.3ecm aus dem Hause d.velop.