Agiles vs. klassisches Projektmanagement – die individuellen Vor- und Nachteile

Das Hauptziel einer jeden Agentur ist Effizienz. Das gewünschte Ziel soll mit so wenig Aufwand wie möglich erreicht werden. Der gesamte Arbeitsalltag ist darauf ausgerichtet, zielführend zu arbeiten, denn Zeitmangel wird mehr und mehr zum Problem. Der Leistungsanspruch hingegen wächst und nur mit optimiertem Projektmanagement ist es heute noch möglich, diesen Anforderungen gerecht zu werden. 
 
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Vor allem Agenturen sehen sich mit grossen Herausforderungen konfrontiert, denn der Markt erwartet grundsätzlich schnelle und effiziente Ergebnisse. Um die angestrebten Ziele zu erreichen, müssen interne Massnahmen optimiert werden, ohne dabei das günstige Kosten-Nutzen-Verhältnis zu gefährden. Effiziente Zusammenarbeit und agiles Projektmanagement lässt sich heute dank Softwarelösungen realisieren. Verglichen dazu kann das klassische Projektmanagement nur noch wenig mithalten. 
 

Agiles Projektmanagement – für viele Freiheiten 

Das agile Projektmanagement bietet der Agentur eine effiziente und freiheitsliebende Arbeitsweise. Es gibt keine klassische Projektplanung, es wird kein Zeitraum festgelegt und kein Mitarbeiter muss einer bestimmten Rolle gerecht werden. Jeder Mitarbeitende hat zu jeder Zeit Einblick und Zugriff auf sämtliche Aufgabenbereiche. 
 
Dieses grosse Mitspracherecht innerhalb des ganzen Teams macht es möglich, dass Ideen von jeder Perspektive zur Sprache kommen. Insbesondere die Kunden sollen beim agilen Projektmanagement mit einbezogen werden und sind nicht nur Randfiguren bei der Arbeit ihrer Agentur. Sie haben stets die Möglichkeit, Wünsche zu äussern und der Agentur neue Anreize zu geben, für ein noch zufriedenstellenderes Ergebnis.  
 

Die wichtigsten Kernfaktoren für agiles Projektmanagement 

Es gibt ein paar klare Leitlinien, die das agile Projektmanagement vom klassischen Management unterscheiden: 
  • Personen sind wichtiger als Prozesse: Der zwischenmenschliche Diskurs steht beim agilen Projektmanagement im Fokus und ist wichtiger als das Festhalten an definierten Prozessabläufen. Spontane Veränderungen sind jederzeit möglich und gern gesehen, das gesamte Team ist flexibler und kann sich besser an neue Umstände anpassen. 
  • Software vs. Dokumentation: Ein alter Leitspruch lautet, dass eine funktionierende Software der peniblen Dokumentation vorzuziehen ist. Das Synonym „Software“ steht dabei für das Projekt als solches. Am wichtigsten ist das Endprodukt, nicht die langwierige Dokumentation des gesamten Arbeitsprozesses. 
  • Kunden mit ins Boot holen: Der Kunde ist nicht nur während der Vertragsverhandlungen „König“, sondern auch während des gesamten Workflows die zentrale Figur. Es ist beim agilen Projektmanagement wichtiger, das der Kunde mit dem Resultat zufrieden ist, als dass ein genauer Plan befolgt wird. 
  • Flexibilität schafft Innovation: Ein zentrales Thema beim agilen Projektmanagement geht dahin, dass Flexibilität wichtiger ist als das Festhalten eines einmal erstellten Planes. Auch hier steht die Kundenzufriedenheit am Ende im Fokus. Reines Arbeiten nach Vertrag kann unzufriedene Kunden zur Folge haben und die sollen vermieden werden. 
 

Das klassische Projektmanagement und seine Eigenschaften 

Die Bereitschaft zu Veränderungen ist da, das zeigt bereits der Umstieg auf digitale Kommunikation in vielen Betrieben. Dennoch findet auch in Agenturen nach wie vor klassisches Projektmanagement statt, was sich von der gesamten Struktur erheblich unterscheidet. 
 
Der Hauptfokus liegt auf dem Endziel, die Erreichbarkeit wird mit einem genauen Ablauf dokumentiert. Auch ein fixer Zeitraum wird schon bei Beginn des Projekts festgelegt und jedes Teammitglied arbeitet in einem ganz bestimmten Bereich. Die verschiedenen Phasen des Projekts werden sukzessive vom jeweilig zuständigen Teammitglied abgearbeitet, der Ausfall einer Person kann das gesamte Projekt stoppen. 
 
Für den Kunden bedeutet diese Art des Projektmanagements, dass sein Mitspracherecht nach dem Vertragsabschluss endet. Er wird einmal um seine Vorstellungen gebeten, veränderte Wünsche werden während des Projektverlaufs nicht mehr berücksichtigt. Zwischenstände gibt es nicht, nur das Endresultat wird dem Kunden entgegengebracht. 
 
Wichtig ist allerdings beim digitalen Projektmanagement die lineare Dokumentation sämtlicher Zwischenschritte, worauf beim agilen Management keinen grossen Wert gelegt wird. 
 
 
Rücksprache mit Beteiligten eines Projekts erhöht die Arbeitseffizienz für alle. Bild Tumisu via Pixabay
 

Agiles vs. klassisches Projektmanagement, die Vor- und Nachteile 

Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile, wobei sich das agile Projektmanagement immer mehr gegenüber der klassischen Version behaupten kann. Das hat vor allem die Kundenzufriedenheit als Hauptgrund. Kommunikation ist ein entscheidendes Merkmal für zufriedene Kunden, wenn der Support und die Rückmeldung nicht stimmen, sind Verbraucher und Endkunden unzufrieden. Das gilt in allen Branchen, betrifft aber ganz besonders den Dienstleistungsbereich, zu dem Agenturen bekanntlich zählen. 
 
Die Vorteile des agilen Projektmanagements: 
 
  • Umfang und zeitlicher Aufwand für Projekte lassen sich flexibel anpassen 
  • Kunden haben während der Projektlaufzeit Mitspracherecht
  • Regelmässige Zwischenstände ermöglichen Kunden die Äußerung von Wünschen 
  • Motivation im Team steigt durch flache Hierarchien und Teamwork 
  • Am Ende stärkere Kundenzufriedenheit dank ausgeprägtem Mitspracherecht
 
 
Die Nachteile des agilen Projektmanagements: 
 
  • Mehr Zeitaufwand für Kommunikation 
  • Fehlende Autoritätspersonen (die es in einem funktionierenden Team nicht braucht)
  • Mangelnde Dokumentation kann den Gesamtüberblick erschweren 
  • Kein planbares Endergebnis zu Beginn  
 
 
Die Vorteile des klassischen Projektmanagements: 
 
  • Projektumfang wird anfangs festgelegt
  • Team arbeitet linear von Phase zu Phase 
  • Ausführliche Dokumentation des gesamten Projekts 
 
 
Die Nachteile des klassischen Projektmanagements: 
 
  • Kundenzufriedenheit am Ende nicht garantiert
  • Weniger Einfluss der Kunden auf das Projekt 
  • Ein unzufriedener Kunde wird nicht wieder kommen 
  • Ausfall eines einzelnen Teammitglieds bringt das Projekt zum Stocken 
  • Wertvolle Zeit wird mit Dokumentation vertan 

Welche Art des Projektmanagements passt zu Agenturen? 

Beide Varianten des Projektmanagements können effizient genutzt werden. Da eine moderne Agentur jedoch einerseits unter enormem Konkurrenzdruck steht und andererseits zufrieden Kunden braucht, wird vermehrt auf agiles Projektmanagement gesetzt. 
 
Wenn der Kunde während des gesamten Arbeitsprozesses Einfluss nehmen kann, wird am Ende ein Resultat erzielt, mit dem er zufrieden ist. Das fördert langfristig die Kundenbindung. 
 
Agiles Projektmanagement verändert auch die Verhältnisse innerhalb der Agentur. Mit flachen Hierarchien wird mehr Wert auf die Meinung des Einzelnen gelegt. Vor allem in Sachen Mitarbeitermotivation hat das grosse Vorteile, denn oft sind es fachfremde Personen, die während der Projektplanung die entscheidende Idee haben. 
 
Wer frei, selbstbestimmt, digital und effizient arbeiten möchte, kommt heute als Agentur ums agile Projektmanagement nicht mehr herum. Hinzu kommt, dass zahlreiche Agenturen bereits nach diesem Konzept arbeiten und Kunden sich an die Möglichkeiten gewöhnen. Wechselt der Kunde plötzlich zu einem Dienstleister, dessen Arbeitsweise klassisch ist, kann er damit häufig nur wenig anfangen. Er füllt sich vom eigenen Projekt ausgeschlossen, obwohl er am Ende derjenige ist, der für das Projekt zahlen muss. 
 
Schon im Hinblick auf die Kundenfreundlichkeit und die Ansprüche, die immer weiter wachsen, setzen daher moderne Agenturen heute auf flache Hierarchien, Teamwork, effizienten Arbeitsfluss und Integration der wichtigsten Personen im Projekt – den Kunden!