3 Punkte, wie eine intelligente Buchhaltungssoftware den Jahresabschluss vereinfacht

Wir haben für Sie zusammengestellt, welche 3 Punkte Ihre Buchhaltungssoftware erfüllen sollte, damit Sie dem Jahresabschluss entspannt entgegensehen und sich voll auf Ihr Kerngeschäft fokussieren können.
 
(Symboldbild: Wesley Tingey / unsplash.com)
 
Die letzten Töne des bekannten Weihnachtsklassikers «Alle Jahre wieder» sind endgültig verklungen und die ambitionierten Neujahrsvorsätze gefasst. Doch auf die Feierlichkeiten folgt für viele KMU sowie Treuhandunternehmen erst einmal der Neujahrskater.
 
Dabei geht es nicht um die zusätzlichen Kilos auf der Waage (herzlichen Dank Mailänderli & Co.) oder den obligatorischen Brummschädel nach einer langen Silvesternacht, sondern um den alljährlichen Abschlussstress. Wir verraten Ihnen heute, wie der Jahresabschluss dank einer intelligenten Buchhaltungssoftware für beide Parteien ohne Nachtschichten gelingt und einen echten Mehrwert bieten kann.
 
Falls Sie keine Zeit für langes Vorgeplänkel haben, gelangen Sie hier sofort zu den drei Punkten, die Ihnen den Jahresabschluss zukünftig erleichtern.
 
 

Vorgelagerte Abschlussarbeiten dominieren den Jahreswechsel

Ehe die Treuhänderin bzw. der Treuhänder mit dem Jahresabschluss starten kann, bedarf es zahlreichen Vorbereitungsarbeiten. Viele Treuhandunternehmen greifen dabei auf «Checklisten» zurück, um die Zusammenarbeit mit dem KMU zu vereinfachen und den Abschlussprozess effizienter zu gestalten.
 
Bei den meisten Checklisten sticht rasch ins Auge, welch wichtige Rolle die saubere Aufbereitung und Übergabe der Geschäftsunterlagen einnimmt. Von der klassischen Eingangsrechnung bis hin zur Versicherungspolice soll alles möglichst strukturiert auf dem Tisch des Treuhandunternehmens landen.
 
Diese Anforderungen lassen sich einfach begründen: Verliert ein Treuhandunternehmen zu viel Zeit durch ein Belegchaos, schnellen die Dienstleistungskosten rapide in die Höhe. Folglich legen Treuhandunternehmen grossen Wert auf eine strukturierte Beleganlieferung. Denn nur so können sie eine preislich attraktive Treuhanddienstleistung anbieten.
 
 

Eine Buchhaltungssoftware «vereinfacht» vorgelagerte Abschlussarbeiten

Um die Treuhandkosten für diese administrativen Arbeiten tief zu halten, arbeiten viele Kleinunternehmerinnen und -unternehmer über den Jahreswechsel die erhaltenen Checklisten pflichtbewusst ab. Doch Hand aufs Herz: Wer hat Lust, sich über die Festtage mit Bankauszügen, Versicherungspolicen und Fragen bezüglich ausgeschütteten Dividenden zu beschäftigen?
 
Aus diesem Grund versuchen zahlreiche Treuhandunternehmen, den Abschlussprozess kundenfreundlicher und digitaler zu gestalten. Das Ziel ist es, KMU von den vorgelagerten Abschlussarbeiten (z. B. Beleganlieferung) zu befreien oder zumindest in grossem Umfang zu entlasten. Der Einsatz von Cloud-Software (erleichtert den Datenaustausch zwischen KMU und Treuhandunternehmen) dabei als State of the Art.
 
Cloud-Lösungen sorgen zweifellos für eine erste Entlastung beim Jahresabschluss. Anstatt etliche Ordner mit Dokumenten hin- und herzuschieben, sorgt die digitale Wolke für einen ständigen Datentransfer zwischen KMU und Treuhandunternehmen.
 
Die Cloud alleine genügt aber noch nicht, um Sie als Unternehmerin oder Unternehmer ganzheitlich von zeitraubenden Abschlussaufgaben zu befreien. Hierfür bedarf es noch 3 weiteren Punkten.
 
 

Punkt Nr. 1 – vorgelagerte Abschlussarbeiten müssen vollständig automatisiert sein

Die digitale Belegübermittlung zwischen KMU und Treuhandunternehmen führt beim Einsatz von herkömmlichen Buchhaltungsprogrammen kaum zu einer Reduktion der repetitiven und zeitraubenden Abschlussarbeiten. Sind die Geschäftsunterlagen digital erfasst, geht die Arbeit nämlich erst richtig los.
 
Je nach Anwendung muss entweder das KMU oder Treuhandunternehmen die Belege kategorisieren (Eingangsrechnung, Versicherungspolice, Vertrag usw.) und danach manuell verbuchen. Die äusserst aufwendigen Vorbereitungsarbeiten für den Abschluss, bleiben damit weiterhin beim KMU oder dem Treuhandunternehmen haften.
 
Intelligente vollautomatisierte Buchhaltungslösungen – wie jene von Accounto – befreien bereits heute das KMU als auch Treuhandunternehmen komplett von den vorgelagerten Abschlussarbeiten. Zum Beispiel erkennt die Software sämtliche Geschäftsunterlagen (u. a. Rechnungen, Versicherungspolicen und Verträge) automatisch.
 
Wenn der Beleg (z. B. Eingangsrechnung) eine FIBU-Buchung mit sich zieht, erfolgt diese maschinell mithilfe von künstlicher Intelligenz. Das heisst, weder das KMU noch Treuhandunternehmen müssen die Rechnung manuell erfassen und verbuchen. Auch die zeitraubenden Kontoabstimmungsarbeiten (Bank, Debitoren und Kreditoren) erfolgen mit Accounto vollautomatisiert, was zu einer zusätzlichen Entlastung beim Jahresabschluss führt. In Zahlen: Als KMU sparen Sie dank dieser Automatisierung rund 85% ihres Arbeitsaufwands ein.
 
 

Punkt Nr. 2 – belegorientierte Kommunikation via Plattform abwickeln

Nebst den vorgelagerten Arbeiten stellt im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss besonders die Kommunikation zwischen KMU und Treuhandunternehmen eine grosse Herausforderung dar. Denn E-Mail-Ping-Pong und zeitlich unpassende Telefonanrufe sind leider keine Seltenheit.
 
Zahlreiche Buchhaltungslösungen schenken dieser Kommunikation kaum Beachtung. Als intelligente Buchhaltungslösung für KMU und Treuhandunternehmen geht Accounto hier einen Schritt weiter.
 
Erstens gibt es durch die tagesaktuelle Verbuchung per Ende Jahr kaum Rückfragen zu einzelnen Belegen. Zweitens ermöglicht Accounto – wenn nötig – einen Austausch auf Belegebene. Erscheint beispielsweise eine eingereichte Spesenrechnung seltsam, kann das Treuhandunternehmen zu diesem spezifischen Beleg via Plattform eine Rückfrage an Sie stellen.
 
Die notwendige Alltagskommunikation lässt sich damit komplett über Accounto abwickeln: zeitunabhängig, belegorientiert und immer nachvollziehbar – auch Jahre später. Alle Belege inkl. der Kommunikation sind im digitalen Dokumentenarchiv abgelegt. Das Resultat: weniger Erklärungsbedarf und Missverständnisse, mehr Zeit für Gespräche, die Ihr Unternehmen weiterbringen.
 
 

Punkt Nr. 3 – Digitales Aufgabenmanagement sorgt für Transparenz

Beim herkömmlichen Abschlussprozess erhalten Sie physische Checklisten und zu einem späteren Zeitpunkt meist E-Mails mit den offenen Punkten rund um den Jahresabschluss. Pendenzen und Rückfragen sind dadurch oft nicht zentral und übersichtlich einsehbar. Accounto löst dieses Problem mit digitalen Aufgabenlisten.
 
Sämtliche Pendenzen lassen sich auf Accounto erfassen, der verantwortlichen Person zuweisen und mit einem Fälligkeitsdatum versehen. Natürlich besteht auch hier die Möglichkeit, sich zu den einzelnen Aufgaben via Plattform auszutauschen.
 
Sie behalten immer den Überblick und können alle Pendenzen rund um Ihre Finanzen zentral an einem Ort verwalten. Die Aufgabenlisten tragen ausserdem zu einem geringeren E-Mail-Verkehr, klaren Zuständigkeiten und schliesslich mehr Transparenz bei.
 
 

Jahresabschluss bedeutet ab sofort Beratungszeit

Sie fragen sich nun sicher, welche Tätigkeiten Sie als KMU-Inhaberin bzw. -Inhaber rund um den Jahresabschluss noch wahrnehmen müssen. Die Antwort ist einfach: keine! Denn Sie als Unternehmerinnen und Unternehmer sollen sich auf Ihr Kerngeschäft fokussieren. Sie profitieren aber zusätzlich auch indirekt von dieser Automatisierung.
 
Ihr Treuhandunternehmen benötigt weniger Zeit für die repetitiven Aufgaben. Die freigewordene Ressourcen investiert Ihr Treuhandunternehmen dann in genau die Punkte, welche Ihnen helfen das eigene Geschäft zu optimieren: vertiefte Analysen (z. B. Cash-Flow-Statement), Optimierungsvorschläge zum Debitoren- oder Lagermanagement und gezielte Steueroptimierungen (z. B. Lohn vs. Dividende).
 

Ein Praxisbeispiel

Wir vergleichen die drei gängigsten Szenarien. Der Abschluss führt in jedem Beispiel von ein Treuhandunternehmen aus.
 
Szenario 1: Das KMU nutzt keine Business-Software und arbeitet mit einem Treuhandunternehmen zusammen.
Szenario 2: Das KMU nutzt eine klassische Business-Software, bucht selber und setzt zudem auf die Zusammenarbeit mit einem Treuhandunternehmen.
Szenario 3: Das KMU erledigt die Buchhaltung mit Accounto und einem Treuhandunternehmen.
 
Als Vergleichsbasis dient eine GmbH (2 Mitarbeitende und ca. 10-20 Belege pro Monat), welche folgende Treuhandleistungen bezieht:
  • Buchführung,
  • Jahresabschluss,
  • MWST-Abrechnung,
  • Steuererklärung.
 
Laut dem Offertenportal Gryps verrechnet das Treuhandunternehmen für die aufgeführten Services rund CHF 2’500, was bei einem durchschnittlichen Stundensatz von CHF 120 einen jährlichen Arbeitsaufwand von ca. 20 Arbeitsstunden entspricht.
 
Vergleich von Accounto mit herkömmlichen Lösungen
 
Wie aus dem obenstehenden Vergleich ersichtlich, fällt mit Accounto im Vergleich zu herkömmlichen Lösungen vor allem die buchhalterische Knochenarbeit (vorgelagerte Abschlussarbeiten) weg. Dadurch können Treuhänderinnen und Treuhänder ihre Expertise vermehrt dort einsetzen, wo es Sinn macht: bei der individuellen Kundenberatung.
 
Gleichzeitig kommen Sie in den Genuss von einem externen CFO, wobei sich der eigene Aufwand auf ein absolutes Minimum reduziert. Wichtig dabei: Sie bezahlen für den Treuhandservice gleich viel wie bisher, bekommen aber wesentlich mehr fürs Geld!
 
 

Jetzt mit Accounto das neue Jahr geniessen

Sie möchten endlich wieder mehr Zeit fürs Wesentliche? Dann lernen Sie Accounto jetzt unverbindlich kennen und sichern Sie sich eine entspannte Jahresabschluss-Zeit für 2021. Gerne dürfen Sie Ihr bestehendes Treuhandunternehmen auch dazu einladen.
 
 
Accounto AG | CH-8004 Zürich | www.accounto.ch
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